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So erstellen und senden Sie E-Mail-Einladungen für ein Event

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Aktualisiert von Antwonne D.

E-Mail-Marketing ist nach wie vor eines der wirkungsvollsten Werbemittel für Events. Nachdem Sie Ihr Event veröffentlicht haben, können Sie bis zu 2.000 E-Mail-Einladungen pro Tag an potenzielle Teilnehmer versenden. Sie können Design und Text der Einladungen anpassen, Kontaktlisten hochladen und sich ansehen, welche Empfänger die E-Mail geöffnet haben oder Ihren Benachrichtigungsdienst abbestellt haben. Navigieren Sie dazu zur Seite "Verwalten" des Events und wählen Sie unter "Einladen und Bewerben" die Option "E-Mail-Einladungen" aus.

TIPP: eblink{Hier=>https://eventbrite.com/blog/2019-event-email-strategy-ds00/} finden Sie Tipps und Best Practices von Eventbrite zum Thema "Wie erstelle ich effektive E-Mail-Einladungen?"

HINWEIS: Wenn Sie Eventbrite Music nutzen, können Sie außerdem von der Funktion eblink{"E-Mail-Kampagnen"=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=41419} Gebrauch machen.

Erstellen der Einladung

1. Lesen Sie sich die folgenden Hinweise durch.

☑️ Überprüfen Sie, ob Ihr Event bereits veröffentlicht wurde, bevor Sie eine E-Mail-Einladung aufsetzen. ☑️ Die Absenderadresse der Einladungen lautet "invite@eventbrite.com". Daneben wird den Empfängern der "Name des Absenders" angezeigt. Antworten werden allerdings nicht an "invite@eventbrite.com" gesendet, sondern an die Adresse, die Sie unter "Antwort-E-Mail-Adresse" angeben. ☑️ Andere E-Mail-Adressen können die Empfänger nicht sehen. ☑️ Wenn Ihr eblink{E-Mail-Einladungskontingent=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=3731} weniger als 2.000 E-Mails pro Tag beträgt, schauen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach nach, ob Sie eine Nachricht von unserem Nutzerschutzteam (Trust & Safety) erhalten haben. ☑️ Beim Kopieren von Text aus Drittanwendungen (Microsoft Word, Website usw.) treten Formatierungsfehler auf. Dasselbe gilt, wenn Sie externe Textabsätze oder Bilder unter "Beschreibung des Events" per Copy & Paste einfügen, da der Text für Ihre Einladungen ursprünglich aus diesem Feld übernommen wird. Um Formatierungsfehler auf Ihrer Eventseite und in Ihren Einladungen zu vermeiden, müssen Sie die Felder "Beschreibung des Events" und "Nachricht bearbeiten" manuell ausfüllen. ☑️ Ihre Kontaktliste darf nicht mehr als 2.000 E-Mail-Adressen enthalten. Wird dieser Schwellwert überschritten, so werden die Einladungen an eine zufällig ermittelte Auswahl an Empfängern gesendet. Wenn Sie diesen Schwellwert erhöhen und Ihre Einladungen freier gestalten möchten, empfehlen wir, Ihr Eventbrite-Konto mit eblink{Mailchimp=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=3888} zu verknüpfen.

2. Navigieren Sie zu "Verwalten > Einladen und Bewerben > E-Mail-Einladungen".

Eventveranstalter können sich eblink{hier=>https://www.eventbrite.de/myevents} bei ihrem Konto anmelden. Wählen Sie das Event aus. Klicken Sie unter "Einladen und Bewerben" auf "E-Mail-Einladungen". Wenn Sie noch keine Einladungen erstellt haben, werden Sie auf die Seite "E-Mail-Einladungen erstellen" weitergeleitet.

EXPERTENTIPP: Wenn Sie einen eblink{Eventkalender mit mehreren Terminen=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=5421} eingerichtet haben, gilt Ihre Einladung entweder für "alle Termine" oder Sie wählen ein bestimmtes Datum aus dem Dropdown-Menü im oberen Bereich der Seite "Verwalten" aus. Wenn Sie einen Termin auswählen, bevor Sie mit dem Erstellen und Versenden von Einladungen beginnen, werden die Teilnehmer über die Einladung standardmäßig auf diesen Termin auf Ihrer Eventseite weitergeleitet. Das Datum wird außerdem in der Betreffzeile der E-Mail-Einladung angezeigt (sofern Sie diese nicht bearbeitet haben).

3. Aktualisieren Sie die Felder über der Einladungsvorschau.

Wählen Sie die Felder über der Einladungsvorschau, um folgende Elemente zu bearbeiten: • "Vorlage für Einladung": Sie können zwischen "förmlich" und "modern" wählen. • "Name des Absenders": Hier können Sie bei Bedarf den Namen des Veranstalters ändern. • "Antwort-E-Mail-Adresse": Hier können Sie die E-Mail-Adresse ändern, an die die Antworten der Teilnehmer gesendet werden. • "Betreffzeile": Hier können Sie den Betreff der E-Mail angeben.

4. Wählen Sie "Anpassen".

Im Fenster "Einladungen anpassen" können Sie folgende Elemente einblenden bzw. bearbeiten: • Die Farben der Einladung • Das eblink{Logo/Bild=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=3297} des Events • Button zum Teilen in sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter und/oder LinkedIn) • Die Anrede (Hallo, Guten Tag, Sehr geehrter Kunde oder keine Anrede) • eblink{Teilnahmebestätigung anfordern=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=3506} (ersetzt die Schaltfläche "Am Event teilnehmen" durch die Optionen "Ja", "Nein" und "Vielleicht")

5. Wählen Sie "Nachricht bearbeiten".

In diesem Fenster können Sie den Text ändern und eblink{Bilder einfügen=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=4448}. 1. Standardmäßig wird hier der Text eingefügt, den Sie in der Beschreibung des Events angegeben haben. Dieser ist auf 245 Zeichen beschränkt, doch Sie können die Zeichenzahl erhöhen, indem Sie auf "Nachricht bearbeiten" klicken. 2. Die Bildbreite darf nicht größer sein als 500 Pixel. Auf der Registerkarte "Aussehen" können Sie das Bild zuschneiden, bevor Sie es einfügen. 3. Wenn Sie unter "Nachricht bearbeiten" auf "Aktualisieren" klicken, wird die Einladung nicht gespeichert. Um die für einen späteren Zeitpunkt zu speichern, müssen Sie im unteren Bereich "Als Entwurf speichern" auswählen. Wenn Sie mit der Bearbeitung der gespeicherten Version fortfahren möchten, wählen Sie rechts neben dem Entwurf "E-Mail-Einladungen" und dann "Bearbeiten"

Festlegen der Empfänger

1. Klicken Sie unter "Wen möchten Sie einladen" auf "Gäste hinzufügen".

2. Geben Sie an, an wen Sie die Einladung senden möchten.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl: • Kontakte aus vorhandenen eblink{Kontaktlisten=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=9029} importieren • E-Mail-Adressen manuell hinzufügen (durch Kommas getrennt) • Eine E-Mail-Liste mit Teilnehmern erstellen, die an einem früheren Event teilgenommen haben • E-Mail-Adressen aus Outlook, Excel oder einer anderen Datei hochladen (XLSX-, CSV- oder TXT-Dateien) • eblink{E-Mail-Adressen aus einem Gmail- oder Microsoft Live-Adressbuch importieren=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=9029}

3. Bearbeiten oder löschen Sie Kontakte.

• Klicken Sie auf den Namen eines Gastes, um dessen Kontaktinformationen zu bearbeiten. • Löschen Sie (mehrere) Kontakte, indem Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten E-Mail-Adressen auswählen und auf "Auswahl entfernen" klicken.

Senden und Verwalten von Einladungen

1. Wählen Sie, wann Sie Ihre E-Mail-Einladung senden möchten.

1. Sofort senden 2. An einem bestimmten Datum/zu einer bestimmten Uhrzeit senden 3. An einem bestimmten Datum/zu einer bestimmten Uhrzeit in Relation zum Startdatum des Events senden 4. E-Mail-Einladung als Entwurf speichern und zu einem späteren Zeitpunkt mit der Bearbeitung fortfahren

TIPP: Bevor Sie die Einladung an die Empfänger senden, können Sie sie mit der Option "Testeinladung senden an" an Ihre eigene Adresse senden. Diese E-Mail fungiert nicht als tatsächliche Einladung zu Ihrem Event, sondern zeigt Ihnen die E-Mail so, wie die Empfänger sie sehen werden.

2. Verwalten Sie Einladungen nach dem Versenden.

Wenn Sie die E-Mail-Einladungen abgesendet haben, werden Sie automatisch auf die Seite "E-Mail-Einladungen bearbeiten" zurückgeleitet. Hier können Sie eblink{alle versendeten E-Mail-Einladungen abrufen und verwalten=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=4547}.

HINWEIS: Sie können höchstens 2.000 E-Mail-Einladungen gleichzeitig versenden. Was die verschiedenen Status bedeuten, die neben den einzelnen Nachrichten angezeigt werden, erfahren Sie eblink{in diesem Artikel=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=4471}. Bevor Sie eine bereits gesendete E-Mail-Einladung erneut versenden können, sind Sie gemäß den eblink{Nutzungsbedingungen von Eventbrite=>https://www.eventbrite.de/support/articleredirect?anum=8477} verpflichtet, alle Empfänger mit den Staus "Unzustellbar", "Abbestellt", "Reklamiert" und "Nicht zugestellt/Gesperrt" zu entfernen.

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