Unsere Tipps in Sachen Zeitmanagement für Eventmanager

Zeitmanagement für Eventmanager

Dir läuft die Zeit davon? Hier sind unsere ultimativen Tipps in Sachen Zeitmanagement für Eventmanager

Je besser du deine Arbeitsabläufe in den Tagen und Monaten vor dem Event in den Griff bekommst, desto mehr Zeit – und desto weniger Stress – hast du. Wir zeigen dir, wie du dich mit einem hieb- und stichfesten Zeitmanagement für Eventmanager auf Erfolg einstellst, dein Team koordinierst und bei alldem dein Wohlbefinden nicht aus dem Blick verlierst.

Sobald sich dein nächstes Event am Horizont abzeichnet, solltest du damit beginnen, dir die Arbeit einzuteilen, die auf dich zukommt. Je früher es dir gelingt, ein Arbeitssystem zu implementieren und deine Teammitglieder aufeinander abzustimmen, desto besser.

Systematisierung deiner Arbeitsabläufe

Produktivitätsguru und Bestsellerautor David Allen sieht es so: „Der Kopf ist dazu da, Ideen zu ersinnen, nicht sie zu speichern.“ Ein effizientes System zum Erfassen und Organisieren der Informationen, die bei dir zusammenlaufen, erleichtert es dir, dich auf den Augenblick zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden.

Warum ist es so wichtig stets zielgerichtet zu sein? Studien haben gezeigt, dass es so etwas wie „Multitasking“ eigentlich gar nicht gibt. Statt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, springt das Hirn in schneller Folge von einer zur nächsten Aufgabe. Diese Verhaltensweise führt sogar im Gegenteil zu verminderter Produktivität – und einer höheren Anfälligkeit für Depressionen und Angststörungen.

Mit dem Ziel, Personen mit stressigem Alltag dabei zu helfen, einen klaren Kopf zu bewahren und zielgerichtet zu denken, hat David Allen im Rahmen seiner „Getting Things Done“-Reihe (GTD) eine beliebte Arbeitsmethode entwickelt. Sie versetzt dich in die Lage, „die Kunst des entspannten und kontrollierten Erledigens“ zu meistern und dein Leben in den Griff zu bekommen. Die Methode besteht im Wesentlichen aus fünf Schritten:

  1. Erfassen der Dinge, die deine Aufmerksamkeit erfordern
  2. Durcharbeiten dieser Dinge, um zu ermitteln, worum es sich jeweils handelt und welche Handlung erforderlich ist
  3. Organisieren der Ergebnisse
  4. Durchsicht/Kontrolle der organisierten Ergebnisse
  5. Erledigen der einzelnen Aufgaben

>> Kennst du schon unseren kostenlosen Eventmanagement-Zeitplan?

Das folgende Diagramm (auf englisch) zeigt, wie du diese Arbeitsmethode auf die Eventplanung anwenden kannst. Es dauert eine Weile, sich daran zu gewöhnen, aber wenn du sie im Alltag konsequent anwendest, wirst du feststellen, dass du weniger Stress empfindest und das Gefühl hast, deine Arbeit besser im Griff zu haben.

Zeitmanagement-für-Eventmanager

Die GTD-Arbeitsmethode eignet sich hervorragend, um Informationen in ein Verarbeitungssystem einzupflegen, statt zuzulassen, dass sie sich anhäufen. Doch wo sollte man all diese Informationen aufheben, ob nun im Rahmen eines ausgeklügelten Projektplans oder einer einfachen To-do-Liste? Es gibt eine Fülle von Tools, mit denen man Listen anlegen, Dateien speichern und den eigenen Fortschritt erfassen kann. Welche Tools das sind erfährst du hier!

Zeitmanagement für Eventmanger

Ob Kalender oder To-do-Liste – Zeitmanagement ist in jedem Fall ein wesentlicher Produktivitätsfaktor. Hier findest du unser Experten-Tipps in Sachen Zeitmanagement für Eventmanager

1. Erstelle einen Tagesplan. Du kannst deinen Tagesplan an einer To-do-Liste ausrichten oder, wenn du die Kalendervariante bevorzugst, bestimmte Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben reservieren. Es steckt ein Körnchen Wahrheit in der Redewendung: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Wer sich einen zeitlichen Rahmen setzt, zwingt sein Hirn, auf eine Frist hinzuarbeiten – und zur nächsten Aufgabe zu springen, wenn die Zeit abgelaufen ist.

2. Miss deine Zeit nicht in Stunden, sondern in Minuten. Laut Forbes teilen sich die produktivsten Menschen den Tag zur Erledigung ihrer Aufgaben in 1.440 Minuten ein. Es mag eine ganze Stunde dauern, bis du ein bestimmtes Projekt abgeschlossen hast, aber viele kleinere Aufgaben kannst du in wenigen Minuten abhaken.

3. Leg einen Ordner mit „5-Minuten-Aufgaben“ an, die du abarbeitest, wann immer die Zeit es dir erlaubt. Indem du diese kleineren Aufgaben an einem zentralen Ort ablegst, hältst du dir den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge.

4. Reserviere dir Zeit zum Arbeiten. Wahre deine Arbeitszeit, indem du Zeitblöcke reservierst, in denen du dich hinsetzt und ungestört arbeitest. Gelegentlich musst du diese Blöcke vielleicht verschieben oder anders anordnen, aber du solltest deine Arbeitszeit unbedingt klar definieren, um nicht bis Mitternacht am Schreibtisch zu sitzen.

5. Plane Zeit für unerwartete Anfragen ein. Als Eventveranstalter gehen jede Menge „dringende“ Anfragen auf den letzten Drücker bei dir ein. So gab fast die Hälfte der Veranstalter (44 %) in einer Umfrage von Eventbrite an, „Anfragen auf den letzten Drücker“ als größtes Produktivitätshemmnis zu empfinden. Bei der Tagesplanung solltest du darum mindestens 20 % deiner Zeit für unerwartete Anfragen freihalten.

Tipps von Justin Rosenstein, Mitgründer von Asana

Finde deinen Rhythmus. In Sachen Zeitmanagement für Eventmanager solltest du dir Gedanken machen wie viel Zeit du in Meetings verbringst. Wenn du deine Arbeit ständig für Meetings unterbrechen musst, fällt es dir schwer, deinen Rhythmus zu finden. Damit meine ich einen Zustand, in dem du absolut konzentriert bei der Sache bist und dich eingehend mit komplexen Aufgaben auseinandersetzt.

  • Reserviere dir drei Stunden in deinem Kalender für „Meetings“, an denen nur du selbst teilnimmst. In dieser Zeit nimmst du keine Anfragen von Kollegen entgegen und kannst ungestört deiner Arbeit nachgehen.
  • Einige dich, wenn möglich, mit deinem Team auf einen Tag in der Woche, an dem überhaupt keine Meetings stattfinden. Bei Asana haben wir den meetingfreien Mittwoch eingeführt.
  • Achte darauf, zu welchen Tageszeiten dir bestimmte Aufgaben am besten liegen. Heb dir die schwierigste Arbeit für deine „Superman-Zeit“ auf. Ich selbst bin zum Beispiel von 10:00 Uhr bis zur Mittagszeit am leistungsfähigsten. Wie ich das herausgefunden habe, kannst du hier nachlesen.

Natürlich ist zur Veranstaltung eines Events mehr nötig als das, was ein Einzelner in seiner Arbeitszeit ausrichten kann. Von Kollegen bis hin zu externen Gruppen wie Lieferanten, Rednern und Sponsoren musst du mit einer Vielzahl von Beteiligten zusammenarbeiten. Um einen reibungslosen Eventablauf zu gewährleisten, musst du dafür sorgen, dass alle auf einer Wellenlänge sind. Hier einige Ratschläge, wie du die Arbeitsabläufe deiner Teammitglieder am besten koordinierst.

So koordinierst du deine Teammitglieder

Der erste Schritt hin zu einer klaren Organisationsstruktur innerhalb des Teams ist eine eindeutige Rollen- und Aufgabenverteilung. Wenn jeder seine Aufgaben kennt, ist es unwahrscheinlicher, dass Dinge unter den Tisch fallen – und wenn doch, kann der Verantwortliche zur Rechenschaft gezogen werden.

Wenn dein Team verlangt, dass ein Prozess auf eine bestimmte Art und Weise ablaufen soll, dokumentiere diesen Ablauf und mache ihn allen Beteiligten zugänglich. Ohne klare Arbeitsanweisungen kannst du nicht erwarten oder davon ausgehen, dass alles läuft, wie beabsichtigt.“

Leg einen Arbeitsplan an, der die wichtigsten Termine enthält. Erinnere deine Mitarbeiter an anstehende Fristen, indem du regelmäßig auf diesen Plan verweist. Außerdem solltest du ein- oder zweimal pro Woche ein Teammeeting veranschlagen, um den Arbeitsfortschritt in der Gruppe zu besprechen.

Kommunikation ist alles

Bei der Eventplanung gibt es nichts Wichtigeres als eine gute Kommunikation. Im Folgenden findest du einige Kommunikationstipps für eine reibungslose Zusammenarbeit:

1. Lass niemanden außen vor. Statt einzelnen Personen Nachrichten zukommen zu lassen, solltest du alle Teammitglieder in die Kommunikation einbinden.

2. Mach klare Ansagen. Setze knappe und klare Fristen und kennzeichne wichtige Informationen als solche. Wenn du beispielsweise den Einlassplan des Festivals im Team besprichst, sorge dafür, dass jeder genau weiß, wann er an einem bestimmten Ort sein muss.

3. Behalte die Zeit im Auge. Sende in regelmäßigen Abständen Updates an dein Team, um allen genug Zeit einzuräumen, Fristen einzuhalten, wenn eine bestimmte Aufgabe ansteht.

4. Kennzeichne Arbeitsanweisungen als solche. Wenn du im Rahmen einer Mitteilung eine Arbeitsanweisung gibst, solltest du diese an ein ganz bestimmtes Teammitglied richten. Leg dir die Nachricht in einer Anwendung deiner Wahl auf Wiedervorlage, um dich vor Verstreichen der Frist über den Arbeitsstand zu informieren. Wenn dir beispielsweise bis zu einem bestimmten Termin der Kostenvoranschlag eines Lieferanten vorliegen soll, leg dir diesen Termin auf Wiedervorlage, um nachzuhorchen, wenn du bis dahin noch nichts gehört hast.

5. Mach Informationen allen zugänglich. Google Docs wurde speziell für die Zusammenarbeit entwickelt und enthält tolle Optionen zum Austausch von Dokumenten innerhalb des Teams. Dokumente, die in Echtzeit und unabhängig vom Endgerät aktualisierbar sind, können sich am Tag des Events als Segen erweisen, wenn auf den letzten Drücker Änderungen an gemeinsamen Listen, Zeitplänen und Unterlagen gemacht werden müssen.

>> Hier sind 12 Tools mit denen du besser mit deinem Team kommunizierst!

Im Zweifel lieber zu viel sagen als zu wenig!

Im Vorfeld eines Events kann ich die Dinge gar nicht oft genug wiederholen. Bei der Bewerbung eines Events spielen so viele Akteure eine Rolle. In meiner Zeit als Festivalleiter legte ich großen Wert auf regelmäßige Rücksprachen mit allen Beteiligten – dem grafischen Leiter, dem Produktionsmanager, dem Eintrittsmanager, dem Lieferantenmanager, dem Sicherheitschef, dem Koordinator der freiwilligen Helfer, dem Geländemanager usw.  Als das Event dann kurz vor der Tür stand, habe ich in allen Abteilungen eine Politik der offenen Türen durchgesetzt, um für möglichst klare Kommunikationsstrukturen zu sorgen. Auf diese Weise wussten alle Teamleiter, an welche Regeln sie sich halten mussten und wie wir gerade in der Zeit liegen, und konnten eigenständig ans Werk gehen, sobald sie das Gelände betreten hatten.

Du weißt jetzt, wie du dich und dein Team auf Erfolg einstellst mit den richtigen Kniffen in Sachen Zeitmanagement für Eventmanager. Du wirst sehen, mit Befolgen einiger dieser Tipps wird dir am Endes des Tages mehr Zeit bleiben als du denkst. Diese Zeit kannst du nutzen um andere Feuer zu löschen oder um dir einfach mal ein bisschen Zeit für dich zu nehmen. Handle bevor es zu spät ist: Hier ist unser Anti-Burnout-Guide für Veranstalter!

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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Josephine Wick

Josephine Wick

Ich bin bei Eventbrite für den Blog zuständig und versuche das Leben unsere Leser mit praktischen Tipps, Tricks, Britepapern und Checklisten ein wenig leichter zu machen! Privat bin ich immer auf der Jagd nach dem besten Konzert. Berlin ist voller außergewöhnlicher Konzertlocations; alte Umspannwerke, Kirchen oder stillgelegte Schwimmbäder. Gepaart mit dem richtigen Live-Act hat jedes Konzert das Potential mein Lieblingskonzert zu werden.

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