Die Schulzeit ist geschafft und das Abitur in der Tasche – Zeit es ordentlich krachen zu lassen, oder? Damit dein Abiball zu einem unvergesslichen Erlebnis für dich, deinen Abi-Jahrgang sowie Freunde und Familie wird, ist allerdings eine durchdachte Planung und Organisation nötig. Doch keine Sorge: Wir haben für dich alle wichtigen Informationen zusammengestellt. Damit bist du bestens vorbereitet bist, um den Abiball planen und organisieren zu können.

Inhaltsverzeichnis:

Bilde ein Abiball-Komitee

Am besten startest du so früh wie möglich. Der ideale Zeitpunkt ist kurz nach deinen letzten Sommerferien. Bereits zu Beginn deines letzten Schuljahres kannst du gemeinsam mit deinen Mitschülern anfangen, den Abiball zu planen. Stelle ein Abiball-Komitee zusammen, das die Organisation der Abiparty übernimmt und sich um alles kümmert, was mit dem Abiball zusammenhängt.

Achte bei der Zusammenstellung der Arbeitsgruppe darauf, dass das Komitee nicht zu groß oder zu klein ist. 3, 5 oder maximal 7 Schüler sind eine gute Größe, denn mit einer ungeraden Personenzahl im Abiball-Komitee gehst bei Entscheidungen sicher, dass es zu keinen Patt-Situationen kommen kann. Bei 7 Komitee-Mitgliedern kannst du auch einen Posten als Vorsitzender zur Wahl stellen. So behält einer jederzeit den Überblick über die gesamte Organisation des Abiballs. Gerade bei aufwendigen Vorbereitungen kann das sehr hilfreich sein.

Abiball organisieren: Rahmenbedingungen festlegen

Bevor die Planung richtig startet, solltest du die wichtigsten Eckdaten festlegen. Das vereinfacht die weitere Planung ungemein. Neben der zu erwartenden Gästeanzahl sollten die Rahmenbedingungen auch grobe Programminhalte und natürlich das Veranstaltungsdatum beinhalten. Bei diesen Punkten solltest du auch das Budget im Blick behalten. Die Finanzierung solltest du deshalb ebenfalls gründlich planen.

Abiball planen: So stemmst du die Finanzierung

Ohne Geld lässt sich kaum ein gelungener Abiball planen. Deshalb ist wichtig, dass die Finanzierung rechtzeitig geklärt wird, damit der Abend daraufhin organisiert werden kann. Wie kannst du die notwendigen Mittel also organisieren? Hier sind ein paar Möglichkeiten:

Eintrittskarten verkaufen

Kein Einlass ohne Ticket. Das ist auf Abibällen nichts anderes als auf einem Konzert. Und genauso kannst du auch für deinen Abiball einfach ein Event erstellen und Tickets für die Veranstaltung verkaufen. Tickets sind tatsächlich eine echt gute Basis für die Finanzierung. Denn je größer die Anzahl der Gäste ist, desto mehr Geld wirst du einnehmen und desto größer kannst du auch planen.

Sponsoren finden

Dein Jahrgang bietet eine Abizeitung an? Dann lass Unternehmen aus der Region Anzeigen darin schalten. Beliebte Sponsoren für die Abizeitung sind Hochschulen, Sparkassen, Fahrschulen und natürlich sämtliche Unternehmen mit speziellen Angeboten für Schüler und Studenten. Am besten suchst du das direkte Gespräch mit potenziellen Sponsoren. Vielleicht lässt sich ein Unternehmen auch dazu begeistern, euch auch über eine Anzeige in der Abizeitung hinaus zu unterstützen.

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Kuchen und Waffeln in der Schule verkaufen

Auch eine beliebte Art um den Abiball zu finanzieren und planen zu können: Selbstgebackenen Kuchen und frische Waffeln verkaufen. Allein der Duft von frischen Waffeln wirkt wie ein Magnet in der großen Pause. Wenn es am späten Vormittag nach Waffeln und Kuchen riecht, tust du also nicht nur der gesamten Schülerschaft und den Lehrern einen Gefallen, sondern besserst auch gleichzeitig die Abiball-Kasse auf. Denn mit vergleichsweise kleinem Arbeitsaufwand kannst du recht ansehnliche Einnahmen erzielen. Für den Kuchenbasar kann jeder aus dem Abschlussjahrgang etwas beisteuern und damit einen Beitrag leisten. Pro Stück Kuchen oder Waffel kannst du zwischen 50 Cent und einem Euro verlangen.

Die Location für den Abiball wählen

Die Gästeanzahl und das Budget für sind geplant. Jetzt wird es Zeit, dass du dich um die Location kümmerst. Denn eine besonders schöne Location wird auch entsprechende Kosten verursachen. Plane deshalb etwas Zeit ein, bis die richtige Location gefunden ist.

Was ist wichtig bei der Wahl der Location? In erster Linie muss natürlich genug Platz für alle Gäste vorhanden sein. Und dann kommt es darauf an, was das Komitee sich einfallen lässt. Wie groß sollte die Tanzfläche sein? Ist ein Buffet geplant? Wenn der Platzbedarf drinnen geklärt ist, achte auch auf die Erreichbarkeit der Location und vorhandene Parkmöglichkeiten. Das Abiball-Komitee kann dann über alle in Frage kommenden Locations abstimmen und sie anschließend buchen.

Dienstleister für den Abiball planen: Musik und Fotograf

Es ist durchaus möglich, dass die gebuchte Location auch einen DJ anbietet. Dieser DJ wird bestimmt für eine gute Musik sorgen, aber womöglich auch ein hohes Honorar verlangen. Hier kommt es auf das Budget an. Um Kosten zu sparen, kannst du selbstverständlich auch eigene Musik mitbringen und die Anlage der Location nutzen. Besprich diesen Punkt auf jeden Fall im Komitee.

Der zweite Punkt bei den Dienstleistern dreht sich um die Dokumentation. Schließlich ist der Abiball  ein großes und einmaliges Ereignis. Die Erinnerungen sollten auch fotografisch festgehalten werden. Zwar werden du und deine Mitschüler bestimmt haufenweise Schnappschüsse während der Feier machen, aber professionelle Fotos können die Momente nochmal deutlich schöner einfangen. Deshalb solltest du einen Fotografen organisieren. Um die Anfahrtskosten gering zu halten, bietet sich für ein Fotograf aus der Region an.

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Ein großer Punkt mit viel Platz für Diskussionen bieten das Abimotto und das Abi-Logo. Beziehe für diesen Punkt der Planung am besten deinen gesamte Jahrgang ein. So können viele Ideen gesammelt werden und am Ende stimmen alle Schüler über Abimotto und Abi-Logo ab.  

Mögliche Ideen für ein Abimotto wären:

  • LABIrinth – Planlos zum Ziel
  • KohlrABI – wir machen uns vom Acker
  • Achtung Bin Intelligent
  • Das große ABI 1mal1
  • ABI 20XX – besser als wie man denkt!

Aber Vorsicht: Vermeide Wortspiele mit geschützten Markennamen. Solche Vorschläge sollten am besten gar nicht erst zur Abstimmung kommen, denn bei deren Verwendung können im schlimmsten Fall sogar Strafen drohen.

Für das Design des Abi Logos lohnt sich ein Blick auf Tools wie Canva. Damit hast du Zugriff auf kostenfreie oder kostengünstige Vorlagen und Grafiken. So ist das Logo für den Jahrgang und auch das Design für den Abiball schnell organisiert.

Das Abiball-Programm planen

Das Programm beinhaltet einige obligatorische Programmpunkte, wie zum Beispiel die Rede des Schulleiters und je nach Schule auch die Übergabe der Zeugnisse. Zusätzlich kann das Programm auch eine Schülerreden, einen Auftritt der Schulband oder eine Dia-Show des Abschlussjahrgangs beinhalten. Bei Schülern sehr und bei Lehrern weniger beliebt: Sketche über typische Gewohnheiten deiner Lehrer im Unterricht. Auch hier ist wieder das Komitee gefragt. Sammle zunächst Vorschläge und Freiwillige, die das Programm mitgestalten möchten. Zusagen sollten als verbindlich gelten, damit du damit auch wirklich planen kannst. Dann werden die endgültigen Programmpunkte abgestimmt und in einem Ablaufplan festgehalten. Anschließend kannst du mit deinen Komitee-Kollegen zusammen zeitnah die Umsetzung planen.

Sitz- und Kleiderordnung für den Abiball planen

Auch wenn es vermutlich vielen klar ist, wie die Dresscode aussieht, sollte dies im Jahrgang sicherheitshalber auch noch offiziell kommuniziert werden. Die Kleiderordnung auf dem Abiball ist in der Regel schick und elegant. Solltest du zum Beispiel wegen eines ganz speziellen Mottos einen anderes Dresscode planen, sollte dies unbedingt auch vorher mit dem Jahrgang abgesprochen werden.

Neben der Kleidung ist auch die Sitzordnung vorab festzulegen. Dafür benötigst du von der Location die möglichen Anordnungen der Tische. Wenn du ein Event erstellt hast, kannst du gleich auch den Sitzplan erstellen, sodass jeder der Gäste sich Plätze reservieren kann.  Erstelle nach der Reservierungsphase Tischkarten, damit alle Gäste sich am Abend des Abiballs schnell zurechtfinden. Alternativ kannst du die Sitzordnung auch auslosen, sodass sich niemand benachteiligt fühlt.

Die Abiball-Deko auswählen

Um die Dekoration zu planen, solltest du dich an dem Abimotto orientieren. Mit der passenden Dekoration wird der Abend auch optisch etwas ganz Besonderes. Um Kosten zu sparen, kann der gesamte Jahrgang mit anpacken und kreativ werden.

Falls der Abiball noch ein weiteres Highlight benötigt, kannst du über eine Fotobox nachdenken. Darin können die Gäste lustige Fotos machen und auch für die Schüler ist dies eine wundervolle Möglichkeit, nochmal schöne Bilder mit den Klassenkameraden zu machen. Egal ob eine professionelle Fotobox gemietet wird oder du eine selbstgebastelte Foto-Station aufstellst: Es ist für den Abiball ein garantiertes Highlight.

Den Einlass für den Abiball organisieren

Besuchen alle Schüler des Jahrgangs den Abiball? Und wer bringt eigentlich wie viele Personen mit? Je größer der Abiball, desto unübersichtlicher kann es mit den Zusagen werden. Damit es am Abend des Abiballs keine Probleme gibt, kannst du ein kostenloses Event über Eventbrite anlegen. In diesem Event können die Gäste dann bequem online zu- und auch absagen, wodurch das Planen des Abiballs enorm erleichtert wird.

Das kostenlose Event ist innerhalb von wenigen Minuten erstellt und hilft dir dabei, den Überblick zu bewahren. Und wenn du ein privates Event erstellst, können auch nur Leute mit dem erstellten Einladungslink auf dieses Event zugreifen.

Für den Einlass am Abend des Abiballs kannst du dann auf die Eventbrite-App für Veranstalter oder ganz klassische Eintrittskarten zurückgreifen. Wenn du dich für die Smartphone-Variante entscheidest, brauchen deine Gäste am Eingang bloß ihren QR-Code vorzuzeigen. Und du kannst genau sehen, wie viele Gäste schon da sind.

Auf klassische Eintrittskarten solltest du nochmal alle wichtigen Informationen drucken: Datum, Uhrzeit und Dresscode dürfen nicht fehlen. Auch ein Hinweis, ob im Kartenpreis das Buffet bereits enthalten ist, sollte auf der Eintrittskarte stehen.

 

Einen Abiball zu organisieren ist nicht einfach, mit diesen Tipps und Infos behältst du jedoch stets den Überblick und wirst den Abiball zu einem unvergesslichen Abend machen.