Am 15. Juli 2017 findet das zweite WelcomeCamp statt. Was das ist und wieso wir alle teilnehmen sollten, erfährst du im Interview

Bastian Koch, ist ehemaliger Werbekaufmann und Eventmanager mit eigener Agentur in Berlin. Neben seiner Agentur keksbox, bildet er nicht nur Menschen zu Social Media Managern aus, sondern setzt gute Ideen in noch bessere Events um. Ich habe mich mit Bastian über unsere aktuelle politische Lage unterhalten und darüber, wie wichtig es ist, nicht nur Geflüchteten zu helfen, sondern das Helfen überhaupt erst zu ermöglichen.

Hallo Bastian, stell dich doch mal kurz vor: Was ist das WelcomeCamp und was hast du damit zu tun?

Das WelcomeCamp ist ein Barcamp, also eine Unkonferenz. Es richtet sich an alle, die sich für Willkommenskultur einsetzen möchten. Aber auch an jene die direkt oder indirekt auf ein gewisses Maß an Willkommenskultur angewiesen sind; also Geflüchtete und Neuankömmlinge. 

Einen Tag lang tauschen sich alle Beteiligten in Berlin über Erfahrungen, Probleme sowie Lösungen in ihren Disziplinen aus. Im besten Fall entstehen Freundschaften und Netzwerke, die lange Bestand haben. Bilder des vergangenen WelcomeCamps gibt es hier!

Ich selbst leite eine Marketingagentur und gehöre zu den Menschen, die das Konzept im letzten Jahr erstmalig erarbeitet und umgesetzt haben. Das ist natürlich nur in einem funktionierenden, engagierten Team hinter dem WelcomeCamp möglich. Mir persönlich hilft mein Mitgründer, sowie viele unserer Kunden und das bestehende Netzwerk dabei, diese Aufgabe auch ehrenamtlich professionell umzusetzen.

Hier kannst du dir noch Tickets für das WelcomeCamp 2017 in Berlin sichern!

Die aktuelle politische Lage in Deutschland hat euch dazu bewegt etwas zu ändern. Wie kam euch der initiale Gedanke zum WelcomeCamp?

2015 und auch 2016 ist international, national, regional und lokal passiert viel; Kriege, sinkende Schiffe auf dem Mittelmeer, geschlossene Grenzen, brennende Asylantenheime, wütende Demonstranten und hilf- und tatenlose Politiker (die Liste ließe sich leider noch lange ergänzen). Das hat uns dazu gebracht, Geld, Kleidung und andere Bedarfsgüter zu sammeln und den Unterkünften zur Verfügung zu stellen. Irgendwann reichte uns das nicht mehr und wir wollten mehr bewegen als das. Doch wo fängt man da an?

Da das ganze Team im weitesten Sinne im Kommunikationsbereich arbeitet, hatten wir die naheliegende Idee eine Kampagne zu starten, die zeigen sollte, dass das pöbelnde und zündelnde ‘Volk’ nur ein kleiner Teil unserer eigentlich offenen, solidarischen und hilfsbereiten Gesellschaft ist. Doch erstens, gab es bereits tolle Projekte dieser Art, wie zum Beispiel Hass hilft! und zweitens wollten wir, dass unser Engagement da ankommt, wo es wirklich gebraucht wird. Das sind nicht die Medien, Gut- oder Schlechtmenschen, sondern die Geflüchteten selbst und jene Helfer, die sich bis zur Erschöpfung aufopfern.

Das WelcomeCamp Team

Also wollten wir unsere Know-how in Webtechnologie, Design und Usability dazu nutzen, via Crowdfunding eine Datenbank aufzubauen, die Bedarfe und Angebote bezüglich Geld, Zeit und Materialien in den unterschiedlichsten Städten und Regionen zusammenführt. Doch auch davon gab es bereits viele, allerdings waren diese weitestgehend unbekannt.

Daraus entstand unsere Mission: Initiativen ins Gespräch bringen, zusammenführen und ihnen eine öffentlichkeitswirksame Plattform bieten. In diesem Zusammenhang war und ist uns wichtig, auch Vertretern der Gesellschaft – also Geflüchteten, Helfern, Unternehmen, Kultureinrichtungen etc. – eine Stimme innerhalb der Flüchtlingsarbeit zu geben.

Was wir mir dem WelcomeCamp auf die Beine gestellt haben, hat es so wirklich noch nicht gegeben. So war der Andrang auf das Event riesig, ebenso wie die Dankbarkeit nach dem WelcomeCamp.

Sieh dir hier den Trailer zum Event an:

So eine Idee braucht ja nicht nur Zeit, Geld sondern auch besonders viel Mut! Wie habt ihr das Event ins Rollen gebracht?

Die Idee begann im März zu reifen und stand erst im April fest. Wir hatten also keine drei Monate für die Umsetzung und noch keinen Partner, keine Location und keinen Sponsor an Bord. Insofern bestand die Aufgabe darin, unseren Mut in die Zuversicht und das Vertrauen anderer zu verwandeln.

Aus fünf Leuten, die sich anfangs ehrenamtlich engagieren wollten, wurde schnell ein Dutzend. Mit dem FMP1 war ein Partner gefunden, der uns kostenfrei eine Location für die 150 anwesenden Teilnehmer zur Verfügung stellte. Wir hatten tolle Sponsoren, die die Verpflegung übernahmen und engagierte Unternehmen, die in Form von Sachspenden halfen. Dazu kamen viele Freiwillige, die von uns gehört hatten und uns spontan ihre Unterstützung zusagten.

Das wichtigste war natürlich, dass der Spirit unserer Veranstaltung am Tag des WelcomeCamps neue, fruchtbare Ideen aller teilnehmenden Initiativen ins Netzwerk tragen konnte. Insgesamt ein ziemlicher Ritt. Wir sind froh, dass wir in diesem Jahr neben den Erfahrungen auch etwas mehr Zeit haben.

Welche besonderen Herausforderungen begegnen einem beim Veranstalten eines gemeinnützigen Events wie diesem?

Das eine ist die so genannte No-Show Rate: Wie rechnet man mit Leuten die kommen wollen, sich auch anmelden aber dann doch nicht dabei sein können. Doch die Anzahl der Besucher – und in unserem Fall auch die Heterogenität der Teilnehmer – ist entscheidend für den Erfolg unseres Events! Insbesondere, da bei einem Barcamp, die einzelnen Sessions erst vor Ort definiert werden. Ebenso wichtig, ist der Punkt Verpflegung für die erwarteten Gäste. 

Ansonsten stellte es sich für uns als Herausforderung dar, dass wir keine juristische Person sind. Wir sind bislang „nur“eine Gruppe Menschen, die Zeit und Kraft auch am Feierabend und an den Wochenenden investieren. Das erschwert zum einen die Partner- und Sponsorenkommunikation bzw. -akquise und zum anderen die Buchhaltung. Daraus konnten wir jedoch lernen.

Wie hat euch Eventbrite dabei geholfen eure Pläne umzusetzen?

Eventbrite hilft uns in vielerlei Hinsicht. Das System ermöglicht uns unterschiedliche Ticketkategorien anzulegen; Geflüchtete, Newcomer, Helfer sowie Kids, die zahlen bis 16 Jahre nämlich keinen Eintritt. Alle anderen Teilnehmer sind mit 10€ dabei aber auch Presse, Partner und Sponsoren müssen ebenfalls erfasst werden. Das klingt übersichtlich, macht jedoch eine Menge Arbeit, wenn man sowohl auf den Wunsch der Kinderbetreuung, als auch auf Lebensmittelunverträglichkeiten eingehen möchte. Dazu kommen Themen wie Namensschilder, Gruppen-Tickets und Rahmenveranstaltungen. Das von Anfang an, an einem Ort erfassen zu können, ist uns eine große Hilfe.

Auch die Punkte Bezahlung bzw. die Bezahlmethoden und die Rechnungsanlegung von Eventbrite haben uns überzeugt. Die Einnahmen aus dem zweiten WelcomeCamp gehen nach der Veranstaltung direkt an den syrischen Caterer (Aleppo Supper Club). Die Teilnehmer wiederum können zwischen verschiedenen Online-Bezahlmethoden wählen.

Wie geht es mit dem WelcomeCamp weiter?

Seit Anfang des Jahres planen wir das zweite Camp, diesmal mit dem übergeordneten Thema ‘Where are we now?’. Es wird um Wohnungen sowie Arbeits- und Ausbildungsplätze gehen, um Netzwerke und Anlaufstellen. Dieses Jahr laden wir verstärkt Vertreter aus Politik und Wirtschaft ein, um den Dialog mit den Geflüchteten sowie den Initiativen zu suchen und entsprechende Ideen zu entwickeln.

Alles was auf dem Camp inhaltlich passiert, werden wir dokumentieren und auf unserer Website veröffentlichen. Wie es dann weiter geht, lässt sich schwer vorhersagen. Nur so viel: im letzten Jahr sind viele neue Netzwerke, oder ganz konkret zwei neue Initiativen entstanden und die Szene ist näher zusammen gerückt. Genau das ist unser Anspruch!

Gibt es Tipps in Sachen gemeinnützige Events, die du anderen Veranstaltern mitgeben kannst?

Das Maximum versuchen, um das Optimum zu erreichen!

Es wird in verschiedenen Phasen der Vorbereitung Rückschläge und Ernüchterung geben, da hilft nur, mutig und selbstbewusst zu bleiben, ansonsten fehlt die Überzeugungskraft Dritten gegenüber. Soziale Netzwerke – egal ob analog oder digital – in Form von Partnern und Unterstützern sind deine wichtigste Ressource bezüglich Qualität, Glaubwürdigkeit und schließlich auch für die Reichweite der jeweiligen Veranstaltung.

Mein ganz persönlicher Tipp: Eine Veranstaltung endet nicht mit Abschließen deiner Eventlocation, eine professionelle Dokumentation deines Events und die Kommunikation deiner Dankbarkeit gegenüber den Teilnehmern und Partnern runden ein Event erst ab. Und um all das muss sich nach dem Event gekümmert werden, bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Kommunikation deines nächsten Events aufs Neue startet. „Nach dem Event ist vor dem Event“ – das gilt ganz besonders für gemeinnützige! 

Übrigens: Eventbrite macht nicht nur den Ticketverkauf für große Musik Festivals und Konferenzen besonders einfach und erfolgreich, sondern hilft auch gemeinnützigen Organisationen dabei ihr Event zu ermöglichen. Deshalb haben wir eine reduzierte Gebühr für gemeinnützige Organisationen. Mehr dazu und wie du diese erhältst, erfährst du hier!

 

Foto Credit: A. Weiland


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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