Es ist kein Geheimnis: Die Suche nach einer geeigneten Eventlocation stellt oft eine Herausforderung dar. Das hat auch unsere Umfrage von mehr als 270 deutschen Veranstaltern bestätigt. Laut den Ergebnissen haben 46 % der Befragten Schwierigkeiten, passende Räumlichkeiten für ihre Veranstaltung zu finden.

Gleichzeitig steigen auch die Anforderungen an die Locationbetreiber und ihre Rolle in der Eventplanung. Veranstalter suchen nicht nur nach einem Raum zur einmaligen Miete. Viel mehr suchen sie nach Partnern und Communitys, die ihre Ideen unterstützen und diese verwirklichen wollen.

Erfahre mehr über die Trends in der Eventbranche in unserem ausführlichen Bericht, in dem wir 7000 Veranstalter zu ihren Plänen im Jahr 2020 befragt haben.

Hier sind unsere Tipps, wie dir eine Location mit der Eventplanung unter die Arme greifen kann.

Unterstützung bei der Eventvermarktung

In erster Linie lebt ein Event von seinen Teilnehmern. Die höchste Priorität eines jeden Veranstalters ist es also, ausreichend Besucher für seine Veranstaltung zu gewinnen.

Mit immer steigender Belastung und wachsender Verantwortung ist es also kein Wunder, dass ca. jeder vierte Veranstalter (27 %) sich Unterstützung im Bereich Marketing durch die Eventlocation wünscht – erst recht, wenn die Veranstaltung in einer neuen Stadt oder gar einem neuen Land stattfinden soll.

So kann dich die Location bei der Promotion des Events unterstützen: 

Eine breitere Zielgruppe erreichen

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du deine eigenen Follower bereits vom Event überzeugt hast. Doch wie erreichst du neue potenzielle Teilnehmer? Hier kommt die Reichweite der Location ins Spiel: Über ihre Social-Media-Kanäle sprichst du für dich ganz neue Zielgruppen an, zu denen du sonst keinen Zugang hättest.

Neue Partnerschaften gewinnen

In der Eventbranche sind gute Connections ausschlaggebend. Und je mehr von ihnen, desto besser! Deshalb kannst du als Veranstalter vom Netzwerk der Eventlocation nur profitieren. Dazu gehören Kontakte zu lokalen Medien und sogar Sponsoren, die auch dein Event unterstützen könnten. Arbeite eng mit dem PR-Team deiner Location zusammen, um eine gemeinsame Strategie für die Eventvermarktung auszuarbeiten.

Frische Perspektive gewinnen

Das kennt wahrscheinlich jeder von uns: Bei der Vorbereitung des Events musst du so viele Aspekte gleichzeitig beachten, dass du leicht den Überblick verlierst. Doch zum Glück bist du nicht allein und kannst dich von den Betreibern der Location unterstützen lassen! Genau wie du, sind sie erfahrene Event-Experten und helfen dir, dein Event aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten. Überprüft gemeinsam, ob das Programm schlüssig ist, ob du potenzielle Probleme übersehen hast oder ob deine Veranstaltung ein besonderes Highlight braucht. Vor allem in logistischen Fragen vor Ort können die Locationbetreiber ihre Erfahrung einbringen und die Abläufe optimieren. Hier gilt: Vier Augen sehen mehr als zwei! 

Location als Highlight

Besondere Räumlichkeiten leisten dir indirekte Hilfe bei der Promotion deines Events. Warum? Ganz einfach: Teilnehmer suchen nach einmaligen Erlebnissen und schönen Kulissen, die sie gern mit ihren Freunden und in ihren sozialen Netzwerken teilen. Es ist die beste Werbung, die dein Event bekommen kann: Sie ist ehrlich, glaubwürdig und emotional.

Deshalb lohnt es sich, mehr Zeit in die Suche nach einer außergewöhnlichen Location zu investieren, die sich praktisch selbst vermarktet. Zum Beispiel, eine Konferenz im Lufthansa Flight Training Center oder Poetry Slams in der Elbphilharmonie werden deinen Gästen noch lange in Erinnerung bleiben! 

>> Worauf solltest du bei der Location-Begehung achten? Checkliste zum Mitnehmen! 

Partner in Sachen Nachhaltigkeit

Unsere Umfrage hat gezeigt, dass Nachhaltigkeit eine immer wichtigere Rolle in der Eventbranche spielt. 73 % der befragten Veranstalter treffen Vorkehrungen, um ihre Events umweltfreundlicher zu gestalten. Gehörst du auch dazu?

Zugegeben, für viele bedeutet es eine große Umstellung. Doch wir glauben fest an die Kraft der Community! Zusammenarbeit mit gleichgesinnten Partnern macht den Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Umweltschutz gleich so viel einfacher. Dazu gehören auch die Eventlocations.


Damit deinem nachhaltigen Event also nichts mehr im Weg steht, entscheide dich für die Location, die ebenfalls von deiner Idee überzeugt ist. Folgende Fragen erleichtern dir die Suche nach einem nachhaltigen Veranstaltungsort:

  • Wie nachhaltig wirtschaftet die Location? Dazu gehören Aspekte, wie:
    • Müllmanagement
    • Energieversorgung, Stromanbieter, Heiztechnik
    • Beleuchtung
    • Nachhaltige Beschaffung (Nutzung von FSC-Papier, umweltschonende Reinigungsmittel, recyceltes Toilettenpapier etc.)
  • Sind An- und Abreise mit umweltfreundlichen Verkehrsmitteln möglich?

Tipp:
Während du dich um das Catering, Programm und weitere Punkte auf deiner Agenda kümmerst, kann dich das Location-Team in Sachen Transport unterstützen. Sie wissen am besten, welche Anreisemöglichkeiten es gibt. Wahrscheinlich arbeiten sie bereits mit verlässlichen Transportunternehmen und können Shuttle-Services für deine Teilnehmer organisieren.

>> Jetzt die detaillierte Checkliste für die Planung nachhaltiger Events herunterladen!

Fazit

Denk daran: Auch Locations leben von erfolgreichen Events. Daher ist es völlig legitim, sie nach Unterstützung zu fragen und dies in eurer Vereinbarung schriftlich festzuhalten. Gemeinsam helft ihr euch, großartige Events auf die Beine zu stellen, eure eigenen Marken zu vermarkten und eine verlässliche Partnerschaft für die Zukunft aufzubauen.