Bald ist es wieder soweit! Am 04. März findet das wichtigste Event der Filmindustrie statt: die 90. Verleihung der Academy Awards, die Oscars! Was für uns einfach nach einem amüsanten und schönen Abend aussieht, erfordert von dem Veranstaltungsteam tonnenweise Hingabe und Kreativität. Außerdem werden jährlich Millionen US-Dollar ausgegeben, um die Veranstaltung auf die Beine zu stellen.

An dieser Stelle muss man aber wissen, dass es sich dabei nicht nur um einen Abend handelt. Rund ums Jahr finden zahlreiche Events, wie Paneldiskussionen und Partys für die Elite Hollywoods statt und einige Monate vor den Auszeichnungen werden die nominierten Filme vorgeführt. Also, sobald die große Verleihung zu Ende ist, fangen sofort die Vorbereitung für die kommenden Oscar-Events an.

Das Event der Superlative in Hollywood ist nicht nur wahnsinnig aufwändig zu organisieren, sondern kostet (wie erwartet) auch richtig richtig viel Geld. Alleine die Miete des Dolby Theaters belief sich 2015 auf genau 328.817 €. Ein oft unterschätztes, dennoch für die Oscars elementares Detail, sind die Umschläge in denen die Gewinner-Karten stecken: 2011 wog jeder Umschlag rund 115 Gramm und kostete 188 €, denn jeder von ihnen war aus Gold.

Und was kostet eigentlich die Herstellung der namensgebenden Trophäe, dem Oscar? Jeder Oscar wird von Hand gefertigt, aus Bronze gegossen und mit 24-karätigem Gold überzogen, wiegt knapp 4 Kilogramm und lässt sich online gut und gerne mal für einen sechs- bis siebenstelligen Betrag verkaufen.

Auch wenn wir bei der jährlichen Oscar-Extravaganza nicht dabei sein dürfen, so können wir als Eventmanager und Veranstalter daraus zumindest nützliche Ideen mitnehmen:

1. Überlasse nichts dem Zufall

Bei einer Live-Übertragung und bei so vielen Fernsehzuschauern (rund 32,9 Millionen Menschen in 2017) sind keine Fehler erlaubt. Deshalb wird in den Tagen vor der Verleihung fleißig geübt. Jeder, der Teil des Programms auf der Bühne ist, muss im Dolby Theatre zu Soundchecks und Proben erscheinen, damit am großen Abend alles glatt läuft.

Doch trotz der intensiven Vorbereitungen kann es immer zu unerwarteten und sogar ziemlich peinlichen Fehlern kommen: Namen werden falsch ausgesprochen (2015 spricht John Travolta den Namen Idina Menzels falsch aus) oder es werden falsche Umschläge mit Gewinnern verteilt (2017: LalaLand wird aufgrund eines falschen Umschlags als Gewinner verlesen, gewonnen hat aber eigentlich der Film Moonlight). Sollte bei deinem Event etwas schief gehen, muss du als Veranstalter schnell eingreifen können, bevor die Situation außer Kontrolle gerät.

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2. Timing ist alles

Auch in Sachen Zeitmanagement sind die Veranstalter des Academy Awards sehr streng. Der Ablauf der Zeremonie ist auf die Minute genau abgestimmt und Abweichungen werden nicht toleriert. So muss jeder Nominierte eine Dankesrede vorbereiten, die nicht länger als 45 Sekunden dauern darf. Falls die Zeit überschritten wird, fängt das Orchester gnadenlos an zu spielen.

Das mag natürlich brutal erscheinen, aber wenn man bedenkt, dass es 24 Kategorien gibt und genauso viele (emotionale!) Siegesreden, dann sind diese Zeitbeschränkungen doch ganz sinnvoll. Schließlich geht es hier auch um die Unterhaltung und nicht darum, wer aus dem Publikum schneller einschläft.

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>> In diesem Leitfaden findest du nützliche Tipps für dein Zeitmanagement auf den Events!

3. Shine bright like a diamond

Selbstverständlich sind die Erwartungen der Zuschauer und die der Medien jedes Jahr sehr hoch und es erfordert viel Arbeit und Geld, um diese immer wieder aufs Neue zu übertreffen. Daher wird bei den Oscars ein großer Fokus auf das Visuelle gelegt: Die Outfits der Stars und die Bühnengestaltung sind die Themen, über die man noch lange nach der Verleihung redet.

Angesehene Designer arbeiten mit den besten Partnern, um für Staunen und Überraschungen zu sorgen. So hat der Bühnenbildner Derek McLane 2016 aus der Oscar-Bühne ein schimmerndes Meisterwerk erschaffen, für das er mehr als 150,000 echte Swarovski-Kristalle verwendete.

Als Veranstalter muss du auf die Umgebung achten, in der dein Event geplant ist. Sei das eine ungewöhnlich große und minimalistische Location oder ein gemütlicher Raum voller Kerzen… Es gibt genug Möglichkeiten, wie du deine Teilnehmer überraschen kannst. Finde das besondere Etwas, das deine Veranstaltung von den anderen unterscheidet und sorge dafür, dass sich deine Gäste für immer an diesen Abend erinnern!

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>> Wie finde ich eine richtige Location für meine Veranstaltung? Hier unsere Tipps!

4. Es steht und fällt mit der Moderation

Gute Moderation ist ein Muss für jede Veranstaltung, denn es gibt nichts Schlimmeres als monotone Sprecher und profillose Charaktere die durch den Abend führen. Die Veranstalter der Academy Awards haben den Dreh in Sachen Moderation mittlerweile raus: berühmte Comedians und Talk-Show-Moderatoren wie Jimmy Kimmel und Ellen DeGeneres wurden als die sogenannten „Hosts“ geladen, um mit dem ein oder anderen unangebrachten Witz für eine gelockerte Atmosphäre zu sorgen.

Abhängig vom Thema deiner Veranstaltung gilt: der Moderator sollte einen Sinn für Humor haben und diesen unbedingt passend und stilvoll einsetzen können.

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5. Goodie-Bags, die garantiert keiner wegwirft

Ein Event ohne Goodie-Bag ist heutzutage unvorstellbar, besonders bei großen Fachveranstaltungen wie Konferenzen. Bei den Oscars ist das, selbstverständlich nicht einfach ein Jutebeutel mit drei Stickern, einer Powerbank und zwei Kugelschreibern. Hier bekommt jeder Nominierte nicht nur die Möglichkeit zu einer der größten Partys des Jahres zu gehen, sondern auch das legendäre Geschenkpaket im Wert von $100,000. Es enthält so ziemlich alles, was das Promi-Herz begehrt: Von Übernachtungen in den exklusivsten Villen, über Kopfhörer bis hin zu Schmuck.

Für die, die mit etwas kleinerem Budget auskommen müssen, gibt es kostengünstigere Varianten, wie klassische Power-Banks oder Notizbücher. Auf jeden Fall sollte man Goodie-Bags nicht vernachlässigen, denn im Prinzip sind sie Werbemittel deiner Marke, die garantiert bei der richtigen Zielgruppe landen. Sei kreativ und schenke deinen Gästen etwas, was sie später gebrauchen können!

Fazit zu den Oscars

Keiner wird von dir erwarten, dass du dein Bühnenbild mit hunderttausenden Swarovski-Steinen bestückst. Mit den Oscars kann kaum ein Event an Extravaganz und Glamour mithalten. Sie sind ja nicht umsonst als eines der teuersten Events auf der Welt bekannt. Doch wie man sieht, sind die Grundsätze ziemlich einfach und für uns, Normalsterbliche Eventmanager und Veranstalter, ebenfalls anwendbar. Habe immer vor Augen, was du mit deiner Veranstaltung erreichen willst und was deine Teilnehmer von deinem Event erwarten. Wenn du das im Auge behältst, kommt der Rest von alleine.

Oh und an alle Visionäre da draußen: Vergesst nicht, dass euch niemand verboten hat nach den Sternen zu greifen! Also vielleicht doch die Swarovski-Stein-besetzte Bühne?

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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