Verhandlungsgeschick bei der Locationsuche – 7 Tipps

Verhandlungsgeschick

Daniel Fürg über Verhandlungsgeschick für Veranstalter – Die Suche nach der passenden Location für dein Event kann schnell zu einem nervenaufreibenden Geduldsspiel werden. Der Raum muss schließlich so einigen Kriterien genügen:

Sie müssen die richtige Größe haben, die Anbindung/Lage sollte möglichst optimal sein, die technische Ausstattung sollte man ebenfalls nicht vergessen, gut aussehen sollte sie selbstverständlich auch und am Ende muss das Ganze natürlich auch noch bezahlbar sein, also in das geplante Budget der Veranstaltung passen. Gar nicht so einfach.

Nach der Location-Recherche sollte im Idealfall eine kurze Liste mit zwei bis drei möglichen Venues übrig bleiben. Im Idealfall hat man für diese Räumlichkeiten dann auch schon eine Reservierungsoption, so dass der gewünschte Event-Termin erst einmal geblockt ist – es gibt schließlich nichts Schlimmeres, als dass einem ein anderer Veranstalter, die Traum-Location vor der Nase wegschnappt. Und dann kommt der wohl härteste Teil der Locationsuche: Du musst dein Verhandlungsgeschick bei den Miet-Konditionen beweisen.

Verhandlungsgeschick Tipp #1: Vorbereitung

Bevor man hier in intensivere Gespräche einsteigt, sollte man allerdings erst einmal seine Hausaufgaben machen und recherchieren, was es zur jeweiligen Location zu wissen gibt:

  • Wie sieht die aktuelle Buchungslage der Räumlichkeiten aus? Eine Google-Suche nach der Location und den dort stattfindenden Terminen spricht oft Bände. Ist die Location gut gebucht oder eher nicht?
  • Gibt es auf der Website vielleicht sogar Preislisten rund um die Location? Falls ja, solltest Du die Standardpreise vor der Verhandlung auf jeden Fall im Kopf haben.
  • Gibt es für die Location einen festen Catering- und/oder Technik-Partner, der im Fall einer Anmietung beauftragt werden muss? Das kann oftmals eine versteckte Kostenfalle sein, da die festen Partner in vielen Fällen deutlich teurer sind.
  • Welche Informationen gibt es schon zu Deiner Veranstaltung und den damit verbundenen Anforderungen an die Location? Je besser das schon beim ersten Gespräch definiert ist, desto besser kann der Vermieter den damit verbundenen Aufwand einschätzen. Je weniger er weiß, desto höher wird der Sicherheitspuffer sein, der bei der Angebotserstellung einkalkuliert wird.
  • Gibt es Ansätze für eine Win-Win-Situation zwischen Veranstalter und Location? In einigen Fällen kann ein Location-Anbieter einen Vorteil durch eine Veranstaltung haben, der den Mietpreis reduzieren oder gar entfallen lassen kann.

Je besser man als Veranstalter vor der ersten Verhandlung vorbereitet ist, desto besser ist die Ausgangslage. Wer unvorbereitet in einen solchen Termin geht, lässt sich leicht über den Tisch ziehen und hat in der Regel keine Argumente für eine mögliche Preisreduktion.

>> Wenn du deine Location das erste mal begehst, solltest du diese Checkliste mitführen!

Verhandlungsgeschick Tipp #2: Verkaufen

Im Termin selbst sollte man zunächst versuchen, die eigene Veranstaltung so gut wie möglich zu präsentieren. Versucht dem Location-Anbieter das Ganze so schmackhaft wie möglich zu machen – jeder Location-Vermieter, der mit Leidenschaft arbeitet, liebt gute Events, bei denen die eigene Location bestmöglich zur Geltung kommt. Macht ihm also den Mund wässrig, sodass er die Veranstaltung unbedingt in den eigenen Räumlichkeiten haben möchte.

Verhandlungsgeschick Tipp #3: Zuhören

Anschließend solltet ihr euren Verhandlungspartner zur Wort kommen lassen und Feedback zu eurer Veranstaltung einholen. Wie stellt er sich die Umsetzung vor? Welche Räume würde er dafür vorschlagen? Hat er eine ähnliche Veranstaltung schon einmal gehabt? Oder zumindest etwas mit einer ähnlichen/vergleichbaren Zielgruppe? Lass ihn seinen Sales-Job machen und hört aufmerksam zu – vielleicht kannst Du dabei bereits den ein oder anderen Minuspunkt identifizieren, den Du im Anschluss für die weiteren Verhandlungen nutzen kannst.

Verhandlungsgeschick Tipp #4: Feedback

Danach solltest Du ihm ein erstes Feedback zu seinen Ausführungen geben. Siehst Du die Umsetzung ähnlich wie der Vermieter? Oder hat er Deine anfänglichen Anforderungen falsch interpretiert? Sobald alle Unklarheiten beseitigt sind, solltest Du nach dem Preis fragen – auch dann, wenn diese schon auf der Website stehen.

>> Brauchst Hilfe in Sachen Location-Branding? Hier ist unsere Checkliste!

Verhandlungsgeschick Tipp #5: Kalkulieren

Und dann geht es ans Eingemachte. Lass Dir die einzelnen Komponenten genau erklären, die den Preis am Ende beeinflussen – nur so kannst Du wirklich abwägen, ob das Angebot in Ordnung ist oder nicht. Oftmals gibt es viele kleine Stolperfallen – mal ist bereits einiges an vorhandener Haustechnik einkalkuliert, mal sind Stühle/Tische oder andere Möbel schon dabei und in vielen Fällen wird ein komplett nackter Raum angeboten. 

Verhandlungsgeschick Tipp #6: Genau hinschauen

Achte auf die kleinen Details. Nur weil die reine Locationmiete günstig erscheint, muss das noch kein großartiger Deal sein. Ich kenne unzählige Fälle, in denen dann bei Technik und Catering ordentlich draufgeschlagen wurde – teils sogar astronomische Preise verlangt wurden. Ein Fehler, den man in jedem Fall vermeiden sollte: Niemals erst nach der Unterschrift des Mietvertrages über die Preise für Catering und Technik sprechen – das sorgt oft für ein böses Erwachen, das sich eigentlich vermeiden lässt.

Verhandlungsgeschick Tipp #7: Verhandeln

Liegt das Angebot auf dem Tisch, kannst Du mit den Verhandlungen starten und Dir überlegen, wie Du den Preis drücken kannst. Versuche dafür erst einmal herauszufinden, welche der angebotenen Komponenten verpflichtend sind und welche optional sind – vielleicht macht es Sinn, die ein oder andere Leistung zu streichen.

Im nächsten Schritt solltest Du dem Location-Anbieter mögliche Vorteile aufzeigen, die er durch die Durchführung der Veranstaltung hat – zum Beispiel besonders großes Medieninteresse oder mögliche andere Mietinteressenten in Eurer Event-Zielgruppe. Letzteres kann vor allem bei Business-Veranstaltungen durchaus interessant sein.

Auch über Technik und Catering solltest Du diskutieren. Sind hier feste Dienstleister vorgeschrieben, kann es unter Umständen dennoch günstiger sein, diese gegen eine Gebühr „rauszukaufen“ und mit einem selbst gewählten Partner zusammenzuarbeiten – das sollte man aber in jedem Fall wirklich genau durchkalkulieren.

Beachtet man all diese Punkte, stehen die Chancen gut, dass man bei den Verhandlungen rund um die passende Location für eine Veranstaltung nicht über den Tisch gezogen wird. Ich habe in den letzten Jahren die Erfahrung gemacht, dass man mit fast jedem Venue-Anbieter sprechen und verhandeln kann, solange man sich darauf gut vorbereitet, vernünftig bleibt und ein paar Benefits für die jeweilige Location in der Hinterhand hat.

Gerade dann, wenn die Veranstaltung eine interessante Zielgruppe hat und mit einer gewissen Reputation aufwarten kann, stehen die Chancen gut, dass der Location-Vermieter mit sich reden lässt.

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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Josephine Wick

Josephine ist unsere Content Marketing Managerin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, das aufregende und vollgepackte Leben von Eventmanagern & Veranstaltern ein bisschen leichter zu machen. Immerhin spricht sie aus Erfahrung, denn sie organisiert neben dem Blog auch alle unsere eigenen Events!

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