Locationkosten verschlingen schnell einen Löwenanteil deines Budgets. Und Budgets sind immer knapp. Ich kann mich jedenfalls nicht daran erinnern, dass ich einmal nicht gewusst hätte, wohin mit dem vielen Geld. Mag das Event auch noch so lukrativ und die Branche noch so liquide sein: Eventmanager müssen immer mit spitzem Bleistift ihre Kosten planen und Verhandlungen mit der Location deiner Wahl sind unausweichlich.

Diese 10 Tipps helfen dir, deine Locationkosten im Griff zu behalten und zugleich das Beste aus deinem Event zu machen. Denk dran, es geht nicht nur um Preisnachlässe. Frage auch nach Zusatzleistungen. Deine favorisierte Location wird so für dich bezahlbar und zugleich erhältst du mehr für dein Geld.

Mit diesen Tipps kannst du Verhandlungen mit der Location wie ein Profi führen und viel Bares sparen! Glaub mir, sowohl dein Budget als auch dein Gäste und dein Chef werden strahlen.  

1. Nenne der Location dein Budget

Zugegeben, das klingt zunächst kontraproduktiv. Haben wir doch alle gelernt, dass man sich nicht in die Karten schauen lässt. Allerdings kann es sich für dich auszahlen, wenn du gleich zu Beginn der Verhandlungen mit der Location sagst, was du hast oder bereit bist auszugeben. Normalerweise würde eine Location deine Anfrage mit ihren Preisen beantworten. Von dort aus verhandelst du die Preise nach unten. Gibst du jedoch einen Budgetrahmen vor, verläuft die Verhandlung genau andersherum. Jetzt liegt es an dem Anbieter, ein passendes Angebot zu stricken oder die Preise nach oben zu verhandeln.

Für dich arbeitet hier auch der sogenannte “Ankereffekt”. Er besagt, dass wir Menschen beim Umgang mit Zahlen oder eben mit Geld von unserer Umgebungsinformationen beeinflusst werden, ohne dass uns dieser Einfluss bewusst wird. Anders ausgedrückt: Wollen wir den Wert einer Sache bemessen, sucht unser Gehirn nach Vergleichswerten. Findet es diese nicht, reicht ihm zur Not auch eine völlig aus der Luft gegriffene Zahl als Bezugspunkt. Hast du erstmal einen sehr niedrigen Anker für dein Budget gesetzt, ist es sehr wahrscheinlich, dass deine Verhandlungen mit der Location recht nah an dieser Ankerzahl enden werden.

Das setzt natürlich voraus, dass die Location zu diesem Preis überhaupt eine Leistung anbieten kann. Hier geht es nicht um “Geiz ist Geil”-Mentalität. Hier geht es um echtes Verhandeln nach Grundgedanken: “Was kann ich ausgeben und was kann ich dafür erhalten?” Bleib bei den Verhandlungen ehrlich und behandle den Locationmanager wie einen Partner auf Augenhöhe. Erkläre ihm deine Kostenvorgaben und -situation und frage ihn um echte Unterstützung im Angebotsprozess. Es ist sehr wahrscheinlich, dass er dich dabei unterstützen wird. Schließlich hat auch er ein Interesse daran, dass dein Event bei ihm stattfindet.

2. Zeig, was dein Event wert ist

Hat dein Event schon einmal stattgefunden, kannst du eine Erfolgsbilanz vorweisen. Diese wird dir beim Verhandeln mit Locations helfen. Du kannst so zeigen, dass dein letztes Event (hoffentlich!) ein voller Erfolg war. Präsentiere dem Locationmanager deine Zahlen, Daten und Fakten. Wie viel Essen und Getränke wurden beim letzten Mal konsumiert? Wie viele Zusatzbestellungen gab es? Denk dabei sowohl an die Zahlen deiner Teilnehmer als auch an die Umsätze, die deine Sponsoren in der Location gelassen haben. Je besser du deine Zahlen kennst, desto glaubwürdiger und vertrauensvoller erscheinst du. Desto eher wird der Sales-Manager den Deal mit dir schließen wollen. Denk auch daran, deinem Gegenüber die Angst vor Stornierungen und No Shows zu nehmen. Der mit dir ausgehandelte Umsatz wird so auch für ihn und seine Umsatzprognose wahrscheinlicher.

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3. Wähle eine passende Location

Damit meine ich weit mehr als die Anzahl der Räume, der Sitzplätze und die Größe der Foyerflächen. Viele Locations haben sich auf bestimmte Arten von Events spezialisiert. Da gibt es große Kongresszentren, von denen sich einige besonders auf IT-Kongresse fokussieren. Andere Locations wiederum setzen eher auf CoWorking-Spaces und die “hippe” Gründerszene. Manche haben viel Erfahrung mit medizinischen Veranstaltungen, andere wollen ein Ort für Festivals und Konzerte sein.

Egal ob du Hochzeiten, Incentives, C-Level-Workshops oder Barcamps organisierst, schau dir die Wunschlocation genauer an. Welche Sprache sprechen die Info- und Werbematerialien auf ihrer Webseite und ihren Flyern? Mit welchen Referenzen umgeben sie sich besonders? Welchen Eindruck hast du von den gezeigten Mitarbeiterfotos? Wollen sie wohl eher Banker oder doch lieber Studenten ansprechen? Legen sie Wert auf Nachhaltigkeit oder stehen Luxus und Prestige im Vordergrund?

Frage dich dann, ob dein Event zum Image der Location passt. Vielleicht ist es besser, wenn du noch weiter suchst. Denn wenn ihr zusammenarbeitet, gibt es immer Momente, in denen mal der eine und mal der andere “etwas mehr gibt”. Da ist es besser, ihr passt gleich und grundsätzlich zusammen. Falls du schon zu Beginn erkennst, dass ihr super gut zusammen passt, heb’ auch das in deinen Verhandlungen mit der Location vor. Du zeigst damit dein ehrliches Interesse an dieser Partnerschaft und wertschätzt dein Gegenüber gleich von Anfang an. Und wer sich wertgeschätzt fühlt, gibt vielleicht auch einmal eher nach 😉

4. Sei flexibel beim Datum

Alle Locations haben Zeiten, in denen sie stärker und in denen sie schwächer gebucht sind. Klassische Tagungszentren werden häufig von Dienstag bis Donnerstag stark nachgefragt. Das ist der Zeitraum, in denen Unternehmen bevorzugt tagen. Im August finden dank der Sommerferien kaum Corporate Events statt – erst recht nicht in Bayern. Hochzeitslocations dagegen haben für gewöhnlich ihren Peak am Samstag. Es lohnt sich also ein wenig über das Eventdatum und die Uhrzeit nachzudenken.

Natürlich wirst du dein After-Work-Event kaum auf den Sonntag vormittag legen, doch versuche erst einmal alle Konventionen in Frage zu stellen. Vielleicht kannst du auch gleich ein Brunch mit deinem Team statt einer After-Work-Party ansetzen? Beziehe bei deinen Überlegungen auch immer die Folgekosten ein. Beispielsweise wollen Unternehmen selten an Feiertagen Events durchführen. Daher sinken Locationmieten gewöhnlicherweise an diesen Tagen. Doch Achtung: Zuschläge für diese Einsatzzeiten könnten den zuvor verhandelten Preisnachlass gleich wieder zunichte machen.

Gut ist es auf jeden Fall, wenn du der Location mehrere Termine zur Auswahl gibst. Du kannst den Spieß auch umdrehen und fragen, welcher Termin ihnen am besten passen würde. Du kannst natürlich auch in eine Terminlücke “springen”, wenn jemand vor dir die Location storniert hat. Als professioneller Eventmanager denkst du bei diesem Sprung natürlich auch an deine eigene Vorbereitungszeit, die jetzt doch merklich geschrumpft ist. Schaffst du das trotzdem noch? Wenn ja, umso besser für dich und dein Budget.

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5. Catering- statt Raumkosten

Manche Locations bieten dir ihre Räume kostenfrei an, wenn du eine Umsatzgarantie beim Catering gewährleisten kannst. Das setzt voraus, dass du deine Teilnehmerzahlen und den Konsum gut einschätzen kannst. Außerdem brauchst du natürlich eine gewisse Summe in deinem Finanztopf. Oder jeder Teilnehmer zahlt seinen Verbrauch selbst. Wird bei deinem Event viel getrunken und gegessen, solltest du diesem Verhandlungstipp eine Chance geben.

Selbst wenn du auf einer After-Work-Party keine Getränkekosten übernimmst, könnte die Anzahl deiner Gäste und deren Portemonaie ausreichen, um einen Mindestumsatz zu erreichen. Hat beispielsweise das Hotel eine ansprechende Bar in der Nähe deines favorisierten Meetingraumes, kann sich der Deal für beide Seiten lohnen.

6. Wähle den Verhandlungszeitraum strategisch aus

Besser gesagt: Wähle den Zeitpunkt deiner Unterschrift strategisch aus. Sales-Manager in Locations müssen, wie jeder andere Sales-Manager auch, ihre Verkaufsziele erreichen. Dementsprechend größer oder kleiner ist ihr Wunsch, bestehende Deals abzuschließen. Daher werden sie dir am Anfang eines Monats weniger entgegenkommen als gegen Ende eines Monats. Jetzt weißt du also vor deiner nächsten Unterschrift, wann du nach einem Bonus für dich fragst.

7. Cateringkosten gemeinsam reduzieren

Cateringkosten machen einen enormen Anteil der meisten Budgets aus. Zugleich sind Qualität und Quantität von Speisen und Getränken der Knackpunkt jeder Veranstaltung. Dein Event kann noch so exzellent organisiert sein, reichen die Getränke oder das Essen nicht, ist deine monatelange Planung hinüber. Statt eines Flying Buffets oder eines gesetzten Essens kannst du ein Buffet anbieten. Das allein spart schon sehr viel Geld.

Bist du nicht der einzige Mieter in der Location, kannst du auch einmal versuchen, mit den anderen zusammen die Cateringkosten zu stemmen. Schau dir ihre Cateringauswahl an und überlege, ob du dich dieser anschließen kannst. Ich habe schon öfter Frühstücksbuffets organisiert und erlebt, auf die mehrere Veranstalter zugegriffen haben. Für den Caterer ist das organisatorisch leichter als zwei unterschiedliche Buffets und dank der Skaleneffekte im Einkauf sogar für ihn preisgünstiger.

Neben dem Catering kannst du auch weitere Bestandteile deines Events mit einem anderen Veranstalter teilen. Überlege einfach, was ihr beide benutzt und separat bestellen würdet. Ich habe kürzlich beispielsweise die Blumendekoration auf der Bühne für den Veranstalter nach mir in der Location gelassen. Wer sagt denn, dass man diese recht preisintensive und aufwändig hergestellte Dekoration nach einem Abend wegschmeißen muss?

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8. Bringe eigenes Personal mit

Es kann für dich lukrativ sein, wenn du eigenes Personal mitbringst statt es in der Location zu mieten. Bei der Frage “make or buy” musst du natürlich realistisch kalkulieren und alle Kosten einbeziehen. Ist es wirklich schlau, deine Buchhalterin für drei Tage von den Finanzen fernzuhalten, damit sie am Check-In Namensschilder austeilt? Es kann sich aber lohnen, wenn du studentische Mitarbeiter für den Check-In, die Betreuung von Referenten oder an der Garderobe einsetzt. Natürlich musst du mit der Location klären, welche Posten durch dein eigenes Personal überhaupt besetzt werden können.

Ein andere Variante ist der Einsatz von ehrenamtlichen Helfern. Sie unterstützen dich beim Event und dürfen im Gegenzug gratis daran teilnehmen. Hast du die Details gut durchdacht, ist das ein klassisches Win-Win.

9. Buche gleich mehrere Termine

Veranstaltest du mehrere Events in einem Jahr, kannst du die Location nach einem “Stammgäste-” oder “Wiederbucher-Rabatt” fragen. Je häufiger du in ein und derselben Location tagst, desto wahrscheinlicher erhälst du solch einen Preisnachlass. Schließlich sinkt auch der Organisationsaufwand für die Location, wenn du dort öfter bist. Findet dein Event “nur” einmal im Jahr statt, kannst du gleich für mehrere Jahre einen Vertrag aushandeln. Die Location spart sich damit auch noch den Akquisitionsaufwand für einen neuen Mieter im nächsten und übernächsten Jahr. Ein gutes Argument für dich – behalte es auf jeden Fall im Hinterkopf.

10. Geben ist seeliger als Nehmen

Frag dich auch, was du der Location anbieten kannst. Kannst du den Sales-Manager bei der Suche nach weiteren Mietern unterstützen? Kannst du Empfehlungen in deiner Branche aussprechen? Oder gib ihm die Möglichkeit, sich vor deinen Sponsoren und Ausstellern zu präsentieren. Schreib eine Referenz für ihn, beispielsweise für seine Website oder als Empfehlung auf dem Business-Netzwerk LinkedIn. Je dankbarer du dich zeigst, desto eher wird auch er beim nächsten Mal mit dir zusammen arbeiten wollen.

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Fazit zu Verhandlungen mit der Location

Verhandlungen mit der Location können zäh sein. Allerdings haben fast alle Locations Spielraum für eben diese. Fragst du nicht danach, wirst du auch keinen Preisnachlass oder Zusatzleistungen erhalten. Versuche einfach, beim nächsten Mal die Verhandlungen als eine Suche nach dem besten Deal für beide Seiten zu sehen. Du wirst sehen, es ist auf jeden Fall ein Versuch wert.