3 Tipps zum Umgang mit Teilnehmeranfragen

Teilnehmeranfragen

Bei der Veranstaltung von Events kommt es immer wieder zum Kontakt mit Teilnehmern, möglichen Kunden oder allgemeinen Interessenten. Auf diese Anfragen richtig und angemessen zu reagieren ist essentieller Bestandteil der eigenen Außendarstellung und -wahrnehmung. Doch wie gelingt der richtige Umgang mit den Kunden? Welche Tools stehen einem Veranstalter hierfür zur Verfügung? Hier sind einige Tipps und Tools für das Beantworten von Teilnehmeranfragen.

1. Der richtige Umgang

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber am allerwichtigsten ist der richtige Umgangston. Dabei ist es immer oberste Priorität dem Kunden zu helfen und dabei freundlich und aufgeschlossen zu bleiben. Wird man patzig oder wirkt genervt verliert man einen Teilnehmer schneller als man schauen kann.

Wichtig dabei ist, dass man sich nicht alles gefallen lassen muss. Der Kunde ist zwar König, aber die Monarchie wurde in weiten Teilen der Welt abgeschafft. Zeigt man sich entgegenkommend, geduldig und hilfsbereit und wird trotz alledem noch angepöbelt oder beleidigt, darf man den Kontakt guten Gewissens höflich aber bestimmt beenden.

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2. Das richtige Werkzeug

Neben der Art und Weise wie man mit Teilnehmern kommuniziert ist es ebenso wichtig, auf welchem Weg man das macht. Klar wird es hie und da noch vereinzelt Beschwerdemails geben, aber das ist wohl eher die Ausnahme.

Jede Veranstaltung heutzutage ist auf eine ausreichende Internetpräsenz angewiesen und das inkludiert unter anderem die Sozialen Netzwerke. Kein Wunder also, dass Fragen, Anregungen und Kritik der Besucher auch ebendort geäußert werden.

Es ist also zwingend notwendig, diese Kanäle zu pflegen und möglichst zeitnah auf Entwicklungen jedweder Art zu reagieren. Ein mögliches Tool, um damit richtig und effektiv umzugehen, ist zweifelsohne Zendesk.

3. Ein breitgefächertes Angebot

Das dänische Unternehmen hilft Kunden unter anderem mittels App dabei, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Mit allerhand Features wie Notifikationen, Live-Chat Software, Macros für häufig gestellte Fragen und vielen anderen Anwendungsmöglichkeiten ist Zendesk auch ein verlässlicher Partner für Veranstalter. Der große Vorteil: Hier lassen sich alle Kanäle in einem Tool verbinden – Anfragen via Social Media, die Website (hier kann ein Support-/Hilfe-Widget eingebunden werden) und E-Mail in einem Postfach vereint.

Jedoch hat Zendesk keineswegs ein Monopol inne und so gibt es mit ManageEngine, Freshdesk und ClickDesk, um nur einige wenige zu nennen, reichlich Alternativen am Markt. Auch diese kundenserviceorientierten Applikationen können bereits auf eine große Community, und dadurch jede Menge Erfahrung, zurückgreifen.

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Fazit zum Umgang mit Teilnehmeranfragen

Am Ende des Tages muss natürlich jeder für sich entscheiden, welches Tool am besten dafür geeignet ist, einem bei der Beantwortung von Teilnehmeranfragen rund um das eigene Event zu helfen.  Die Apps haben alle unterschiedlichen Stärken und Schwächen, die meisten bieten aber eine kostenlose Probeversion an, sodass man sie untereinander vergleichen kann.

Eine solche Hilfestellung ist heutzutage auch bitter nötig, um die Flut an Feedback, die teilweise über einen hereinbricht, zu bewältigen. Zusammen mit dem richtigen Umgang ist dann auch sichergestellt, dass man sich um alle Teilnehmeranfragen schnell und zuvorkommend kümmern kann. So werden die Leute also sicher nicht vergrault und kommen beim nächsten Mal bestimmt gerne wieder.

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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Josephine Wick

Josephine ist unsere Content Marketing Managerin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, das aufregende und vollgepackte Leben von Eventmanagern & Veranstaltern ein bisschen leichter zu machen. Immerhin spricht sie aus Erfahrung, denn sie organisiert neben dem Blog auch alle unsere eigenen Events!

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