Egal ob Geburtstag, Schulabschluss, Verabschiedung oder einfach nur so: Es gibt viele Anlässe, um eine spektakuläre Überraschungsparty zu planen. Dabei ist es nicht nur eine wundervolle Geste für den Überraschten, sondern eignet sich auch hervorragend als unvergessliches Geschenk. Wir verraten dir, was du beachten solltest, um eine absolut gelungene Überraschungsparty zu organisieren.

Inhaltsverzeichnis:

Heimlich, still und leise: So solltest du die Überraschungsparty planen  

Du hast die Idee, eine Überraschungsparty zu planen? Super, doch bevor es losgeht, solltest du eine Sache unbedingt klären: Freut sich die Person, wenn du sie mit einer Party überraschst? Sei dir absolut sicher, dass du der oder dem Überraschten auch wirklich eine Freude damit machst. Hat sie oder er vielleicht selbst schon eine Überraschungsparty organisiert oder wird gerne überrascht? Dann kannst du ruhigen Gewissens loslegen und alle Register der gepflegten Eventplanung ziehen.

Grundregel dabei: Die oder der Überraschte darf von deiner Planung nichts mitbekommen. Verhalte dich deinem Ehrengast gegenüber also absolut unauffällig. Schließlich soll der Überraschungseffekt ja seine volle Wirkung entfalten. Etwas komplizierter wird es bei Gästen und Helfern. Doch dazu später mehr. In der Anfangsphase ist es erst mal nur wichtig, die Überraschungsparty grob zu planen und Ideen für die perfekte Umsetzung zu sammeln.

Das Motto für die Überraschungsparty wählen

Wie wäre es zum Beispiel mit einem passenden Motto? Das ist natürlich kein Muss, könnte deiner Party aber Schwung geben und sie herausstechen lassen. Ist der oder die Überraschte ein großer Film-Fan? Dann kannst du zum Beispiel eine Feier planen, die sich um ihre oder seine Lieblingsfilme dreht. James Bond oder Star Wars vielleicht? Du kannst es selbstverständlich auch allgemeiner halten. Denn Mottos wie Superhelden oder Hollywood eignen sich bei Film-Fans ebenfalls hervorragend.

Häufig kann auch der Anlass schon das Motto mitbestimmen. Wenn du zum Beispiel eine Überraschungsparty planen möchtest, um einen lieben Menschen für ein Sabbatical ins Ausland zu verabschieden, dann wäre es passend, wenn das Reiseziel das Thema vorgäbe. Das Gleiche gilt dann bei der Willkommensparty nach der Reise. Hauptsache, das Motto ist treffend und passt zum Anlass oder dem Ehrengast. Solch eine Party zu planen, macht außerdem auch besonders viel Spaß!

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Datum, Location und die passende Deko für die Überraschungsparty planen

Wenn es sich bei der Überraschungsparty um einen Geburtstag oder ein Jubiläum handelt, steht das Datum vorher schon fest. Bei allen anderen Daten solltest du zuerst einmal sicherstellen, dass der Ehrengast an diesem Tag auch wirklich Zeit hat.

Aber Vorsicht: Trotzdem darfst du natürlich nicht verraten, dass du eine Überraschungsparty planen möchtest. Nicht einmal der leiseste Verdacht sollte aufkommen. Wähle deshalb einen plausiblen Vorwand, weshalb sie oder er das Datum bereits vorab blockieren sollte und somit nichts Anderes plant. Keine Sorge: Solch ein Vorwand ist schnell gefunden. Gehe genauso kreativ vor, wie an das Motto: Was hast du in den letzten Monaten mit ihr oder ihm gemeinsam unternommen? Vielleicht einen Spieleabend, einen Serienmarathon oder einen Ausflug? Perfekt, dann nutze eine dieser Aktivitäten als Vorwand. Achte bei der Wahl deines Schein-Anlasses aber auch auf die Uhrzeit. Ein Ausflug findet schließlich meist tagsüber statt und der Serienmarathon eher abends. Stelle also sicher, dass der Vorwand ideal zum Timing der Überraschungsparty passt.

Wo geht die (Überraschungs-) Party ab?

Die Wahl der Location kann etwas kniffelig sein. Die Wohnung oder das Haus des Ehrengasts kommt nur selten dafür in Frage. Ausnahme: Du möchtest eine Überraschungsparty für deine bessere Hälfte schmeißen und ihr wohnt zusammen. In fast allen anderen Fällen wird es schwieriger. Wenn du die Überraschungsparty jedoch so planen kannst, dass der Ehrengast tagsüber definitiv nicht zu Hause ist und du mit einem Vorwand den Schlüssel bekommen kannst, hast du freie Bahn, um am Tag der Party alles vorzubereiten.

Das ist nicht ohne Weiteres möglich? Dann kannst du auch einen Partyraum, Clubraum oder einen Schrebergarten für die Feier mieten. Um die Kosten niedrig zu halten, bietet sich auch ein Partykeller oder Garten eines Freundes für die Feier an. Solch eine Location solltest du rechtzeitig anmieten oder reservieren, damit es keine böse Überraschung gibt. Oder hast du selbst Platz für die Gäste und kannst dein eigenes Zuhause nutzen? Das funktioniert natürlich auch problemlos. Außerdem hast du dabei den Vorteil, dass du die Überraschungsparty ganz flexibel planen kannst.

Mit passender Deko gelingt die beste Überraschung

Was wäre eine Party ohne die richtige Dekoration? Wahrscheinlich wäre sie etwas langweilig. Leg dich deshalb ordentlich ins Zeug. Orientiere dich am Motto oder dem Anlass und werde kreativ. Je persönlicher die Deko einer Überraschungsparty, desto gelungener ist der Effekt. Gemeinsam mit Helfern kannst du zum Beispiel Girlanden und Luftballons anbringen und ein Banner mit persönlicher Botschaft prominent aufhängen.

Behalte die Zahl deiner Helfer aber stets im Auge und weihe nur wenige Personen ein. Denn je mehr Leute wissen, dass du eine Überraschungsparty planen möchtest, desto größer ist auch die Gefahr, dass jemand sich verplappert.

Die Verpflegung der Überraschungsparty planen

Auch bei der Verpflegung kannst du dich an dem Party-Motto orientieren. Wähle typische Speisen und Getränke aus, die Thema der Party entsprechen. Schmackhaft sollten sie natürlich auch sein. Falls du kein Motto für die Feier hast, kannst du für die Überraschungsparty gängiges Partyessen planen. Das kann Pizza sein, aber auch Salate und eine bunte Auswahl an Snacks gehen immer gut weg.

Getränke kannst du im Getränkemarkt häufig auch auf Kommission kaufen. Du nimmst also erst mal eine großzügige Menge mit und kannst übriggebliebene Getränke nach der Party wieder zurückbringen. Für eine Überraschungsparty brauchst du keine riesige Auswahl planen. Basics wie Bier und Softdrinks sollten aber in ausreichender Menge vorhanden sein.

Am einfachsten ist es für dich, wenn du ein paar der Gäste um Unterstützung bittest. Wenn jeder etwas zur Party mitbringt, ist die Organisation einfacher. Um den Überblick zu behalten und nicht 10 Salate auf der Feier zu haben, kannst du für die Verpflegung der Feier eine Checkliste anlegen. Trage dort ein, welcher Gast was mitbringt. Dadurch siehst du auch, was an Verpflegung vielleicht noch fehlt.

Die Gästeliste: Wer wird zu einer Überraschungsparty eingeladen?

Mit den Gästen steht und fällt die Feier, weshalb die Auswahl der Gästeliste für die Feier sehr wichtig ist. Dabei solltest du natürlich immer daran denken, dass die Feier für den Ehrengast ist. Wen würde sie oder er selbst einladen, um den Anlass zu feiern? Nicht nur Freunde und Kollegen, sondern auch Familie stehen oft auf der Gästeliste. Falls du dir bei diesem Punkt nicht ganz sicher bist, kannst du weitere Freunde der oder des Überraschten um Hilfe bitten.

Achte jedoch darauf, dass die Gästeanzahl mit der Größe der Location harmoniert, wenn du die Party planst. Bei einer großen Location kannst du viele Gäste für die Überraschungsparty einladen. Falls sich aber zum Beispiel dein eigenes Wohnzimmer in einen Surprise-Dancefloor verwandeln soll, dann überleg dir genau, wie viele Gäste darauf Platz haben können.

Zur Überraschungsparty einladen: Die Einladungskarten

Die Einladungen sind bei einer Überraschungsparty noch wichtiger als bei anderen Veranstaltungen. Denn die zu überraschende Person darf davon ja nichts mitbekommen. Unser Tipp: Erstelle ein kostenloses Event auf Eventbrite. Solch ein privates Event ist nur für eingeladene Gäste sichtbar, wodurch der Ehrengast bis zum Schluss definitiv ahnungslos bleibt.

Kostenfrei Event erstellen

Mit einem kostenlosen Event kannst du die Gäste ganz einfach per E-Mail einladen und der Veranstaltung hinzufügen. Bei einer Überraschungsparty-Einladung per Post oder WhatsApp besteht dagegen immer das Risiko, dass der Ehrengast diese Einladung womöglich vorab doch schon zu sehen bekommt. Außerdem kannst du im Event alle wichtigen Informationen für die Gäste hinterlegen und jederzeit aktualisieren. 

Für die Party den richtigen Einladungstext zu finden, ist gar nicht so einfach. Damit die Party gelingt, sollte der Einladungstext nämlich absolut klar formuliert werden. Die Einladung für die Party muss ganz deutlich machen, dass es sich um eine Überraschungsparty handelt. Schließlich soll keiner seine Zusage an den Ehrengast richten und die Überraschung damit verderben.

Lange Texte auf Einladungen werden häufig nicht gelesen und das birgt die Gefahr, dass die Überraschungsparty auffliegt. Für die Einladungen der Feier solltest du einen kurzen Text verfassen, der alle wesentlichen Informationen beinhaltet:

  •         Einladung zur Überraschungsparty
  •         Für wen wird die Überraschungsparty organisiert?
  •         Wer plant die Überraschungsparty?
  •         Wo und wann findet die Überraschungsparty statt?
  •         Unter welchem Motto steht die Überraschungsparty?

Diese Infos reichen im Prinzip schon aus, um die Gäste zu benachrichtigen und solche Einladungen sind auch schnell gestaltet. Falls du für die Party nach einer Vorlage für die Einladung suchst, findest du online zahlreiche Templates. Solche Dateien brauchst du dann meist nur noch mit den persönlichen Infos versehen und kannst sie anschließend versenden. Manche Einladungsvorlagen sind sogar kostenlos. Mit ein wenig Recherche findest du bestimmt das passendes Design.

Eventbrite ist das perfekte Tool für deine Online Einladung – Nutze z.B. unsere Eventbrite App Partner Mailchimp, Eventkingdom, CleverReach und Co. Mit Printabl kannst du Design-Tickets, Einlassbändchen und Namensschilder sogar drucken. 

Setze den Fokus unbedingt darauf, dass deine Gäste nichts verraten. Das kann gar nicht oft genug gesagt sein – es hängt schließlich alles davon ab. Denn der einmalige Gesichtsausdruck und der anschließende Freudenausbruch des Ehrengastes, ist doch der Grund für die Überraschungsparty, oder?

Auf die Einladungen dürften auch schnell die ersten Antworten eintrudeln. Für dich bedeutet das: Die Liste deiner potenziellen Helfer wächst. Das solltest du ausnutzen und (verschwiegene) Gäste bitten, dich beim Planen der Überraschungsparty zu unterstützen. Zum Beispiel mit weiteren Ideen, Hilfe bei der Deko oder einem köstlichen Beitrag zur Verpflegung.

Damit die Überraschungsparty gelingt: Ablenkung ist alles

Für die Ablenkung am Tag der Party setzt du am besten auf einen versierten Komplizen. Denn du hast selbst genug damit zu tun, die Überraschungsparty zu planen und vorzubereiten. Nimm dir deshalb kurz Zeit, um die Ablenkung zu durchdenken. Dabei hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder führst du den Ehrengast gedanklich auf eine falsche Fährte oder du lockst ihn proaktiv weg.

Das Wichtigste ist in jedem Fall, dass die Ablenkung plausibel ist. Wenn der lockere Kumpel plötzlich zum ersten Mal zu zweit Essen gehen möchte, kann der Ehrengast skeptisch werden. Überlege dir daher einen guten Grund für die Ablenkung. Dies gelingt am besten, wenn es eine vertraute Person oder sogar der Lebenspartner übernimmt. Es darf auf keinen Fall der Verdacht entstehen, dass du eine Überraschungsparty planst. Achte außerdem darauf, dass die Ablenkung leicht positiv auf den Ehrengast wirkt. Also bitte keine schlechten Nachrichten ausdenken, die negative Gedanken auslösen. Denn bei guter Laune kommt der Überraschungseffekt am besten an.

 

Jetzt weißt du, wie du eine gelungene Überraschungsparty planen kannst, ohne dass die Überraschung vorher verraten wird. Ich drücke dir die Daumen, dass alles reibungslos funktioniert und deine Gäste noch lange Zeit darüber sprechen werden.

 

Bild von Adi Goldstein