Die einen schwören auf To-Do-Listen, die anderen haben alles im Kopf. Der nächste arbeitet ausschließlich mit den Checklisten und Marketingplänen, die er schon erstellt hat. Wenn du mich fragst, ist eine smarte Kombination all dieser Listen der Königsweg. Du nimmst dir also die Zeit- und Marketingpläne deines Events und leitest daraus deine konkreten To Dos, also deine Aufgaben, ab. Warum das so wichtig ist und wie du dabei am besten vorgehst, erfährst du in diesem Beitrag.

Warum To-do-Listen so wichtig sind

Als Eventmanager hast du unzählige Aufgaben und Deadlines. Die wollen alle abgearbeitet und eingehalten werden. Deshalb ist es smart, wenn du dir die Dinge aufschreibst, die du erledigen willst. Der beste Moment ist übrigens der des Abhakens. Also wenn du eine Sache erledigt hast.

Warum ist das so? Dein Kopf ist voll mit To-Dos: Mit großen und kleinen, wichtigen und unwichtigen. Damit du überhaupt klar denken und deine Aufgaben sortieren kannst, brauchst du einen freien Kopf. Und genau dafür holst du dieses Wirrwarr aus deinem Kopf heraus. Notiere alles, was dir einfällt. So schaffst du Klarheit darüber, was alles zu tun ist.

Übrigens beruhigt dieses Aufschreiben auch. Das liegt unter anderem daran, dass wir Ordnung in ein Problem bringen. Wir zerkleinern es quasi. Und je kleiner unsere Herausforderungen, desto besser schlafen wir nachts ein. Natürlich ist deine Aufgabe noch nicht erledigt, wenn du sie aufschreibst. Doch du bist der Lösung schon einen Schritt näher. Das sorgt dafür, dass du dich weniger gestresst fühlst. Hast du einen klaren Kopf, kannst du also viel besser arbeiten, denken und schlafen.

Halten wir fest: Eine To-Do-Liste dient als dein Aufgabenplan und dessen Erfolgskontrolle.

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Wie du To-Do-Listen anlegst

Fangen wir damit an, wie du es nicht machst: Einfach alles aufschreiben, was dir einfällt. Besser ist es, wenn du Oberbegriffe findest und dazu einzelne Schritte notierst. Noch besser ist es, wenn du dir die Fristen dazu aufschreibst. Darüber hinaus gilt: In der Kürze liegt die Würze. Weniger auf der Liste ist also mehr.

Eisenhower-Prinzip

Nach diesem Prinzip kannst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und nach Dringlichkeit sortieren:

  • Dinge, die wichtig und dringend sind, erledigst du sofort.
  • Dinge, die wichtig, aber nicht dringend sind, erledigst du selbst und legst dafür einen Termin fest.
  • Dinge, die nicht wichtig, aber dringend sind, delegierst du an einen kompetenten Dritten.
  • Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, landen im Müll.

1-Minute-To-Do-Liste von Michael Linenberger

Das ist eine ebenfalls sehr effiziente Methode für dein Zeitmanagement. Dabei unterteilst du deine Aufgaben nach dem zeitlichen Horizont in:

  • Dinge, die sofort erledigt werden müssen
  • Dinge, die du in 7 bis 10 Tagen erledigen willst
  • Dinge, die danach anstehen

Von diesem Prinzip hast du vielleicht bisher weniger gehört. Deshalb möchte ich es dir etwas genauer vorstellen.

Aufgaben, die in 7 bis 10 Tagen anstehen, sind für uns klar erkennbar. Genau diese sind es,  die uns stressen. Nach diesem Zeithorizont wird es schwammiger. Aufgaben und deren Details sind dann weniger klar. Deshalb hoffen wir meist auch, dass es in naher Zukunft weniger stressig wird. Was sich dann als Trugschluss herausstellt.

Frage dich zuerst, welche Aufgaben eine echte Deadline haben. Danach sortierst du deine Liste.

  • Ganz oben auf deiner Liste stehen die “kritische Aufgaben heute”. Die müssen heute erledigt werden. Mit anderen Worten: Sie “könnten” heute erledigt werden ist keine Option. Nur wenn du diese To Dos erledigt hast, kannst du guten Gewissens in den Feierabend gehen. Gehst du nach diesem Prinzip vor, hältst du alle Deadlines ein.
  • Dann kommt der nächste Zeithorizont. Das sind die Aufgaben, die du von heute bis in 10 Tagen erledigen willst. Das sind die “mögliche Aufgaben heute”. Die erledigst du sobald die erste Rubrik abgearbeitet ist. Sowohl die kritischen als auch die möglichen Aufgaben schaust du dir einmal täglich an.
  • Nun kommst du zur dritten Rubrik. Das sind die Aufgaben, die über deinem zeitlichen Horizont liegen. Sie kommen beispielsweise aus deinen Checklisten und Marketingplänen. Diese schaust du dir nur einmal wöchentlich an. Dann sortierst du sie in eine der ersten beiden Rubriken.

Der Vorteil dieser Priorisierung liegt darin, dass du dich auf die wichtigen To Dos fokussieren kannst. Lange To-Do-Listen mit 25 und mehr Aufgaben gehören so der Vergangenheit an. Dennoch vergisst du nichts und dein Stresslevel sinkt, weil du nicht ständig alle Aufgaben vor den Augen hast.

Egal welches Prinzip du nutzt, plane auf jeden Fall Pufferzeiten ein. Wir unterschätzen oft, wie lange etwas wirklich dauert. Und dann sind da noch die unvorhergesehenen Sachen wie Extra-Wünsche von Kunden, Kollegen und Chefs oder Ausfälle durch Krankheiten.

Halten wir fest: Ewig lange To-Do-Listen sind wenig sinnvoll. Egal, welches Prinzip du anwendest. Priorisiere daher deine Aufgaben.

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Welche Tools dir helfen

Die einfachste Form einer To-Do-Liste ist ein Zettel. Du schreibst dir also per Hand auf, was du erledigen willst. Dinge, die wir handschriftlich notieren, merken wir uns besser. Ein echter Vorteil dieser Methode also. Es besteht allerdings die Gefahr, dass du zu viele Zettel hast. Möglicherweise klebst du sie sogar an deinen Bildschirm. Diese Informationsflut bewirkt genau das Gegenteil: Klar denken adé.

Du kannst To-Do-Listen natürlich auch in Word oder Excel anlegen. Letzteres ist der absolute Klassiker. Das dauert möglicherweise etwas länger – je nachdem wie schnell du tippst. Außerdem lauert hier die Gefahr “Aus den Augen aus dem Sinn”. Dafür kannst du diese Listen wunderbar ergänzen, sortieren, teilen und so weiter.

E-Mail-Programme wie Outlook & Co. haben mittlerweile ebenfalls Aufgabentools integriert. Weil du wahrscheinlich deinen Posteingang permanent geöffnet hast, siehst du die Aufgaben auch eher als in Excel. So prominent wie ein Stück Papier sind sie allerdings nicht. Dafür kannst du dir in diesen Tools Erinnerungen für einzelne Jobs anlegen.

To-Do-Apps sind seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Mein Lieblingstool für die Aufgabenverwaltung ist wunderlist. Du kannst es auf dem Desktop und auf dem Smartphone nutzen. Es ist leicht eingerichtet und intuitiv zu benutzen. Außerdem kannst du Listen mit anderen teilen und ihnen Aufgaben zu weisen. Andere Aufgabentools sind beispielsweise Trello, Slack, Evernote und Asana.

Neben der einfachen Bedienung finde ich wichtig, dass mich diese Tools optisch ansprechen. So macht es dir einfach mehr Spaß die To Dos auch wirklich abzuarbeiten.