Von der TEDx-Lizenz, über die Speaker und das Budget: Shaena Harrison von TEDxStockholm verrät uns, wie du ein TEDx Event organisierst.

TED steht für Technology, Entertainment, Design. Das Ganze begann mit der jährlich in Monterey, Kalifornien stattfindenden TED-Konferenz. Wenn du dich jetzt fragst, wie es diese eine Konferenz geschafft hat einen solchen Hype zu kreieren, dann lies weiter!

Die TED Konferenz hat von Beginn an ihre Inhalte nach dem Event für alle zugänglich gemacht. Nach dem Stattfinden der TED Konferenz haben die Veranstalter Videos der Keynote-Talks von namhaften Speakern wie Bill Clinton, Jeff Bezos, Marina Abramović oder Simon Sinek auf ihre Webseite gestellt. TED macht das, wovor sich so viele Konferenz-Veranstalter fürchten: Sie machen ihre Inhalte zugänglich für jedermann.

Die Angst von Veranstaltern ist dabei meistens, die Präsenz auf der eigenen Konferenz überflüssig zu machen. Sprich Leute müssen sich keine Ticket mehr kaufen, wenn sie die Inhalte der Konferenz hinterher kostenfrei abrufen können. Die Marke TED ist der beste Beweis dafür, dass das nicht stimmt: Die Demokratisierung von Wissen ist in diesem Fall das Erfolgsrezept.

Was sind TEDx Events?

Du kannst eine komplette TEDx-Konferenz, eine Universitäts- oder Jugendveranstaltung, eine innerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation oder einfach nur eine Viewing-Party um eine offizielle TED-Veranstaltung herum organisieren.

Da jeder seine Zeit kostenlos gibt, ist es eine gute Möglichkeit für Einzelpersonen, die daran interessiert sind, Veranstaltungsorganisator zu werden, ihre Erfahrungen zu erweitern. In der Zwischenzeit kannst du deine Community zusammenbringen und inspirieren.

Natürlich erfordert die Zusammenarbeit mit einer so renommierten Marke wie TED, dass du dich an einige strenge Regeln hältst – im Gegenzug profitierst du von einem tollen Netzwerk und viel Unterstützung!

Shaena Harrison ist Teil des Produktionsteams von TEDxStockholm. Sie verrät uns, wie du in 10 Schritten ein TEDx Event organisierst.

Schritt 1: Wähle ein Eventformat

TED bietet eine Vielzahl von Eventformaten zur Auswahl an. Welches du wählst, hängt von der Art der Organisation oder des Unternehmens ab, das du vertrittst. Ganz klar, solltest du auch schauen, wieviel du dir zutraust, was dein Budget ist und mit wie vielen Leuten du in deinem Orga-Team rechnen kannst.

Standard Events

…bis zu 100 Gäste, die eine Reihe von Themen abdecken, von zwei Stunden bis zu einem Tag Dauer, Tickets können bis zu einem Preis von jeweils $100 (ca. 76 £) berechnet werden. Standardevent-Regeln gelten auch für die meisten anderen Events.

University Events

…werden an einer Hochschule oder einer Universität veranstaltet und von aktuellen Mitarbeitern oder Studenten organisiert, um die Innovationen und Ideen zu teilen, die von ihrer Gemeinschaft geschaffen werden.

Youth Events

…veranstaltet von oder für Kinder. Bewerber unter 18 Jahren müssen einen erwachsenen Mitorganisator haben.

ED-Events

…für Pädagogen, Studenten, Administratoren und andere treffen sich, um über die Zukunft der Bildung zu diskutieren.

TEDxLive-Events

…sind Community-Viewing-Party, bei der die offizielle TED-Konferenz live per Webcast verfolgt wird. Keine Begrenzung der Teilnehmerzahlen.

TEDxWomen Events

…organisiert um die offizielle TEDWomen-Konferenz mit mindestens einer gestreamten Sitzung. Freier Eintritt oder eine geringe Gebühr, wenn Live-Speaker vorhanden sind.

Business Events

Mitarbeiter eines Unternehmens organisieren und nehmen gleichzeitig teil, um Ideen auszutauschen, die für die Mission und die Werte deines Unternehmens von zentraler Bedeutung sind. Es fallen Lizenzgebühren an.

Interne Events

…für gemeinnützige Organisationen, Regierungsstellen und Krankenhäuser zur Förderung des internen Ideenaustauschs und der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Keine Gebühren, da nur für Mitarbeiter.

Library Events

…veranstaltet von Bibliothekaren in einer lokalen Bibliothek. Wird häufig wöchentlich oder monatlich abgehalten.

Schritt 2: Erstelle das Eventprogramm

Bevor du dich an TED wendest, um eine Lizenz zu beantragen, musst du ein grobes Programm für deine Veranstaltung zusammenstellen und ihr einen Namen geben. Beschäftige dich mit neuen Forschungen, Innovationen, Erkenntnissen, Theorien, Problemen und ihren Lösungen, die deine Community lokal bewegen. Oder idealerweise Themen, die noch in keinem TEDx Talk oder Event behandelt wurden.

Du brauchst für diesen Schritt nicht bereits die Zusagen deiner Speaker, aber TED bittet um mindestens drei Beispiele für Ideen für Vorträge, die du gerne behandelt hättest. Vorträge sollten vielfältig sein und müssen nicht mit einander zusammenhängen. Wenn du dich für ein Thema für dein Event entscheidest, sollte es abstrakt sein.

WICHTIG:  TEDx-Veranstaltungen dürfen nicht zur Förderung von spirituellen oder religiösen Überzeugungen, politischen Zielen oder kommerziellen Produkten organisiert werden.

Du musst auch immer an das Screening von themenverwandten TED Talk-Videos denken. Für Veranstaltungen, die weniger als einen halben Tag dauern, müssen zwei TED-Talks-Videos gezeigt werden. Bei längeren Events müssen 25 % der gesamten Vortragsreihe offizielle TED-Talk-Videos sein.

Profi-Tipp von Shaena: „Für die Ausarbeitung der Inhalte für das Event dieses Jahr hatten wir einen von Hyper Island moderierten Workshop, bei dem wir externe Gäste und unser Event-Team eingeladen haben. Gemeinsam haben wir vier größere Konzepte besprochen und diskutiert und haben von dort aus weitere interessante Themen heruntergebrochen. Die diesjährige Veranstaltung steht unter dem Motto „Leuchtturm“. Wir werden sieben Referenten haben, die Vorträge zu den Themen Technologie, Unterhaltung, Design, Bildung, Wissenschaft und Gesellschaft halten.“

Schritt 3: Beantrage eine TEDx-Lizenz

Du kannst immer nur eine Lizenz beantragen. Sie muss immer an einen klar definierten Veranstaltungsort verbunden sein (TEDx Stockholm oder TEDx Berlin). TED schreibt auch vor, dass du in der Stadt wohnen musst, für die du eine Lizenz beantragst.

Du musst dich rechtzeitig anmelden, da die Prüfung deines Antrags bis zu acht Wochen dauern kann. Du hast dann 12 Monate Zeit, um die Veranstaltung zu organisieren, sobald du die Lizenz erhalten hast. TED weist darauf hin, dass du mindestens drei Monate einplanen solltest, um eine TED x-Veranstaltung zu organisieren – wir empfehlen dir allerdings, deutlich früher damit zu beginnen. Idealerweise hast du 9 bis12 Monate Vorlauf für ein Event dieser Art.

TEDx-Lizenz beantragen

Shaena sagt: „Die Organisation unseres, großen TEDx-Events beginnt etwa 10 Monate zuvor. Sobald ein Event vorbei ist, nehmen wir uns ein paar Monate frei, um uns dann neu zu formieren und mit der Findungsphase für das nächste Jahr zu beginnen.“

Schritt 4: Stelle dein Team zusammen

Teile deinen Freunden, Verwandten oder Kollegen mit, dass du eine TEDx-Veranstaltung organisierst und schaue, wer sich beteiligen möchte. Darüber hinaus kannst du im TED Community-Verzeichnis nach lokalen Mitgliedern suchen, die wahrscheinlich helfen wollen.

Jede Person in deinem Team sollte eine Rolle zugewiesen bekommen, die zu ihren spezifischen Fähigkeiten passt. Häufig übernehmen Teammitglieder – abhängig von der Größe deines Events – mehr als eine Rolle. Stelle nur sicher, dass sie die Kapazität haben, um diese Aufgaben zu erledigen!

Shaena berichtet aus ihren Erfahrungen: „Die Größe des Teams kann variieren. Ich habe Teams von 3-5 Personen gesehen und Teams, die viel größer waren. Unser Stockholmer Team besteht aus 38 Personen. Wir haben sie in Subteams wie Kommunikation, Produktion, Mitglieder oder Partner unterteilt.“

„Ich habe mit Freiwilligen auf allen Arten von Veranstaltungen zusammengearbeitet und nach meiner Erfahrung sind TEDx-Volunteers die besten! Sie sind an TED interessiert, teilen ihre Ideen und helfen gerne. Wir würden normalerweise einen offenen Aufruf auf unseren Social Media Seiten veröffentlichen und eine ordentliche Menge an Bewerbungen erhalten und viel Zeit mit der Suche nach Volunteers verbringen.“

Schritt 5: Wähle eine Event-Location und Branding

Laut TED sind die besten Locations für TEDx-Veranstaltungen mit 100 oder weniger Gästen simpel und gemütlich. Wie wäre es mit einem alten Kino oder Theater oder einer Kunstgalerie?

Event-Location

Folgende Häckchen solltest du bei deines Location setzten können:

  • Die Möglichkeit, Videos zu projizieren und anzusehen
  • Eine Bühne für den Moderator und die Live-Speaker
  • Einen an dem du dein Catering oder eine Bar platzieren kannst
  • Günstig gelegene Toiletten
  • Eine freie Fläche die du als Exhibition-Area für Sponsorenmaterialien und eine eventuelle Blogger-Lounge nutzen kannst
  • Einen „Backstage“-Bereich für Speaker und dein Team
  • Partyraum für gesponserte Mittagessen und andere Events

Event-Branding

Jede Bühne muss dein offizielles TEDx-Logo mit deinem vollständigen Veranstaltungsnamen enthalten. Verwende kreative „Requisiten“ und visuelle Elemente, um deine Region, Stadt oder lokale Kultur zu präsentieren.  TED schreibt außerdem vor, dass das Event so umweltfreundlich wie möglich sein sollte.

Shaena verrät uns außerdem einen wichtigen Punkt: „Wir hatten Vorgaben von TED wie die Bühne aufgebaut sein musste, zum Beispiel den roten Teppich auf der Bühne und die TEDxStockholm-Buchstaben im Hintergrund. Wir haben auch Richtlinien für qualitativ hochwertige Videodokumentation der Speakings – und hier liegt ein großer Teil unseres Budgets! “

Schritt 6: Bestätige deine Speaker

Dein eigentlichen Programm kann maximal 18 mal 18 Minuten lang sein. Das heißt, du kannst maximal 18 Speaker mit einem jeweils 18 Minuten langen Vortrag auf die Bühne holen. Die Vorträge können sich auf eine große, weltbewegende Idee konzentrieren; eine kleine aber faszinierende Idee; eine Frage, die sich keiner auszusprechen wagt oder fesselnde Themen aus den Wissenschaften handeln. Oder aber eine künstlerische Performance oder einen 18-Minuten Vortrag eines Künstlers über seine Arbeit.

TEDx-Redner bekommen kein Honorar und dürfen sich selbst oder ihre Produkte nicht auf der Bühne bewerben (außer wenn sie ausdrücklich darum gebeten wurden, darüber zu sprechen, z.B. ihren Roboter vorzustellen oder Ideen aus ihrem Buch). Sponsoren können keine Redner sein und auch du als Veranstalter nicht.

Shaenas Tipp hierzu: „Das Tolle an TED ist, dass Redner, die Volunteers und das gesamte Team alle gleich gesinnt sind: Bei TEDx geht es darum, der Gemeinschaft, deiner Kommune oder Stadt etwas zurückzugeben. So dürfte es also kein Problem sein, Menschen für die Bühne zu finden, welche die Mission von TED teilen“.

Schritt 7: Erstelle einen Budgetplan

Ein TEDx-Event darf nicht veranstaltet werden, um Gewinne zu generieren, nicht einmal, um Geld für eine Wohltätigkeitsorganisation zu sammeln. Du kannst zwar Tickets berechnen (bis zu umgerechnet100 US-Dollar pro Person für die meisten Veranstaltungstypen), aber dies kann nur zur Deckung deiner Kosten verwendet werden und alle überschüssigen Gelder sollten in die Organisation von Folgeveranstaltungen zurückfließen.

Du kannst dich selbstverständlich um Sponsoring bemühen, um die Finanzierung gewissen Kostenposten zu unterstützen, wie zum Beispiel die Event-Location, das Catering und die Technik. TEDx schlägt vor,  Sachsponsoren zu suchen und kann bestehende Beziehungen zu bestimmten Unternehmen herstellen, die Produkte oder Dienstleistungen für TEDx-Organisatoren kostenlos anbieten.

Sponsoren sollten als Partner betrachtet werden, die in einen authentischen Dialog mit der TEDx-Community treten möchten. Diese Partner sollten ermutigt werden, so kreativ wie möglich zu sein, um sich organisch in das Event einzureihen.

Shaena berichtet aus ihren Erfahrungen: „Wir dürfen für die Tickets Geld nehmen, um unsere Kosten zu decken. Unser Ziel ist es, die Gewinnschwelle zu erreichen und unseren Gästen ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten. Alle TEDx-Veranstaltungen sind stark auf Sponsorings und Ticketverkäufe angewiesen, um diese Konzepte zum Leben zu erwecken. Wir müssen die Events erschwinglich und für viele Menschen zugänglich machen aber gleichzeitig unsere Kosten decken.“

Schritt 8: Bewirb deinen TEDx-Event

Um deine TEDx-Veranstaltung zu bewerben, kannst du eine Seite auf TED.com haben und deinen Ticketverkauf über Eventbrite abwickeln. Die TEDx Berlin macht das bereits so:

TEDx Berlin

Du solltest auch eine offizielle Webseite für deine Veranstaltung und eigene Social Media Seiten einrichten. Weitere Informationen zur Nutzung von Social Media findest du in unserem Leitfaden Social Media for Events.

Im Vorfeld deines Events empfiehlt TED, einen Blog zu führen in dem du die Inhalte deines Events einleitest und die Speaker anteaserst. Mache deine Gäste regelmäßig per E-Mail heiß auf dein Event. Nutze hierzu diese E-Mail Vorlagen für Events von MailChimp. Ziel ist es, eine Community um dein Event herum aufzubauen, schon bevor es stattfindet.

Shaena empfiehlt: „Was eine gute TEDx-Veranstaltung ausmacht, ist meiner Meinung nach die Vielfalt der Referenten und Teilnehmer. Ziel ist es, Menschen dazu zu bringen, zu interagieren und eine Gemeinschaft und Beziehungen aufzubauen“.

Schritt 9: Organisiere Foto- und  Video-Dokumentation deines Events

Ein wichtiges Element eines jeden TEDx Events ist die Verfügbarkeit der Inhalte nach dem Event, daher ist es wichtig, die Aktion am Tag festzuhalten und zu teilen. Live-Streaming ist eine großartige Möglichkeit, die Reichweite deiner Veranstaltung zu erhöhen. Nutze Facebook-Live, YouTube-Live oder den eigenen Livestream-Kanal von TED.

Sobald die Videos der Vorträge deiner Referenten nachbearbeitet sind, solltest du deine Vorträge auf den TEDx YouTube-Kanal hochladen. Du solltest auch einen Vermarktungsplan für die Bewerbung deiner Videos nach der Veranstaltung ausarbeiten.

>> Apropos Live Streaming – hier sind unsere Tipps!

Schritt 10: Versende eine Umfrage nach dem Event

TED schreibt vor, dass du die TEDx-Teilnehmerbefragung innerhalb von 48 Stunden nach Abschluss deiner Veranstaltung versenden musst; die Ergebnisse werden dir vier Wochen nach Versand deiner Umfrage in einem PDF-Format zugesandt. Die Ergebnisse basieren auf dem Net Promoter Score System, so dass du den Erfolg deiner TEDx-Veranstaltung leicht mit anderen vergleichen kannst.

Wenn alles vorbei ist, kannst du die Verlängerung der Veranstaltung beantragen. TED wird deine Leistung überprüfen und entscheiden ob man dir ein zweites Mal eine Lizenz gewährt.

Fazit zum TEDx Event in 10 Schritten

tedx eventbrite

Mit der Organisation einer TEDx-Veranstaltung kannst du von der Verwendung einer hoch angesehenen Marke profitieren, die dir hilft, spannende Referenten, ein engagiertes Publikum und begeisterte Sponsoren anzuziehen. Lass dich von anderen TEDx Event Veranstaltern auf Eventbrite inspirieren: Suche in der Eventsuche auf www.eventbrite.de nach „TEDx“ und vergrößere den Bereich in der Karte, klicke dann auf „In diesem Bereich suchen“ und lasse dir viele andere TEDx Events auf der Welt anzeigen:

Wichtig ist, dass du dir darüber bewusst bist, dass TEDx Events nicht zur Umsatzgenerierung veranstaltet werden, sondern um Wissen frei zugänglich zu machen und …Spaß zu haben – eine wichtige Komponente, die dir bei der Organisation immer erhalten bleiben sollte.

Titelbild: Spiros Vathis