„Einfach improvisieren“ mag für einige Events funktionieren, ist aber riskant. Früher oder später werden dir unvorhergesehene Umstände und Entwicklungen einen Strich durch die Rechnung machen. Erfolgreiche Veranstalter sind zwar visionär aber auch realistisch. Sie wissen, wie sie ihre Stärken und Schwächen identifizieren, nach Chancen suchen und Risiken bereits im Vorfeld angehen können. Dies gilt sowohl für die Veranstalter großer jährlicher Festivals als auch für kleine Networking-Events. Jedes Event sollte zu Beginn gründlich evaluiert werden – mit der SWOT-Analyse.

Eine SWOT-Analyse ist eine sinnvolle Herangehensweise, um den Erfolg deines Events zu beurteilen. Click to Tweet

Komm‘ in den SWOT-Modus

SWOT steht für „Strenghts, Weaknesses, Opportunities und Threats“ also zu Deutsch: Stärken, Schwächen, Möglichkeiten und Gefahren. Eine SWOT-Analyse ist eine sehr hilfreiche Maßnahme, mithilfe welcher du die Wahrscheinlichkeit dafür, dass deine Veranstaltung ein Erfolg wird, besser beurteilen kannst. Eine SWOT-Analyse sagt dir:

  • wie gut dein Event positioniert ist, um erfolgreich zu sein
  • welche inhärenten Schwächen du überwinden musst
  • Mögliche Chancen, auf die du reagieren können musst
  • alle potenziellen Gefahrenquellen, auf die du achten musst

Events existieren nicht im luftleeren Raum – losgelöst von äußeren Einflüssen. Sie werden vom Markt, dem Timing, den Trends, dem Wetter und jeder Menge anderer Faktoren beeinflusst. Mithilfe einer SWOT-Analyse kannst du dein Event in den Kontext dieser Faktoren stellen und deine Erfolgschancen bewerten. Und so funktioniert es:

Liste die Stärken deines Events auf

Es reicht nicht aus, bloß eine coole Idee zu haben. In der realen Geschäftswelt benötigst du Fakten und Zahlen, um deine Hypothesen und Vermutungen zu untermauern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du die „Stärke“ (oder das Potenzial) deines Events beschreiben könntest:

  • Eine Idee, die noch nie zuvor umgesetzt wurde
  • Ein erfahrenes, motiviertes Team mit Erfolgsbilanz
  • Eine bestehende Anhängerschaft in soziale Medien, die als leistungsstarke Marketing-Plattform dient
  • Ein Finanzplan, der auf einen potenziell gesunden Umsatz hinweist

Dies ist nicht der Ort, um bescheiden zu sein. Halte dich nicht zurück und verkaufe dich und deine Stärken.

Gehe ehrlich mit den Schwächen deines Events um

Ebenso wichtig ist es, ehrlich mit deinen Schwächen umzugehen. Dies können Dinge sein wie:

  • fehlende Finanzierung und/oder hohe Ausgaben für Dinge wie Kontaktaufnahme und Anmietung von Veranstaltungsorten
  • ein Event-Team, das begeistert, aber unerfahren ist
  • Mangel an Technologie, die du benötigst, um dein Event effizient durchzuführen

Ein Teil der Herausforderung, deine Schwächen aufzulisten, besteht darin, sie mit absoluter Transparenz zuzugeben und anzuerkennen. Teilhaber und Investoren müssen wissen, welchem Kampf sie sich aussetzen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, darüber zu sprechen, wie du diese Schwächen angehen und überwinden kannst. Hast beispielsweise nicht viel Kapital, aber einen Plan, wie du Investoren erreichen kannst? Oder dein Team ist unerfahren, aber sie werden Online-Kurse für Event-Management belegen.

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Entwirf potenzielle Chancen

Der „Chancen“-Teil einer SWOT-Analyse untersucht Faktoren in der Community oder auf dem Markt, die einen positiven Einfluss auf dein Event haben könnten. Zum Beispiel:

  • Es gibt eine riesige LGBTQ-Community in deiner Stadt, aber kein speziell auf LGBTQ ausgerichtetes Festival – deins wäre das erste.
  • Mit der Wiederbelebung des städtischen Hafenviertels, die bis Juni abgeschlossen sein soll, ist dies der perfekte Zeitpunkt für ein Stadtteilfest.
  • Die Anzahl der Familiengeführten Bauernhöfe in deinem Landkreis hat stark zugenommen und das Thema „Lokale Küche“ begeistert momentan Viele. Es ist an der Zeit, eine jährliche Bauernhoftour zu starten, die mit einem „Vom Erzeuger zum Verbraucher“-Abendessen endet.

Dieser Abschnitt deiner SWOT zeigt, dass du deine Hausaufgaben gemacht hast und deine Event-Pläne der Realität der Umstände anpasst.

Konfrontiere Event-Gefahren

Zu guter Letzt: „Gefahrenquellen“ – Dinge, die außerhalb deiner Kontrolle liegen. Sie könnten auftreten, oder auch nicht. Wichtig ist, dass du vorbereitet bist und einen Notfallplan hast.

Die Gefahrenquelle Der Notfallplan
Schlechtes Wetter wird dein Musikfestival zum Scheitern bringen Du hast einen „Allwetter“-Veranstaltungsort gefunden, an dem die Show weitergeht, solange nicht selbst der geflutet wird. Und wenn das passiert, weiß dein Public Relations (PR)-Team, wie man die Folgen in den Griff bekommt.
Ein Konkurrenz-Event macht Wettbewerb Du hast einen Rockstar-Marketing-Plan ausgetüftelt und sicherst dir die Mehrheit deiner Zielgruppe mit dem Verkauf von Frühbucher-Tickets.
Du wist nicht genügend Sponsoren finden, um die Kosten zu decken Dein Budget enthält einige „optionale“ Einzelposten, die du streichen kannst, wenn die Kosten nicht gedeckt sind. Du hast aber auch einen aggressiven Plan, um beeindruckende Sponsoren anzusprechen.

Du kannst nicht jedes Risiko oder mögliche Ereignis unter Kontrolle haben, aber wenn du darauf vorbereitet bist, kannst du die Folgen unvorhergesehener Katastrophen kleiner halten.

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Setze deine SWOT-Analyse in die Praxis um

Nachdem du nun all diese Informationen gesammelt hast, kannst du damit das Potenzial deiner Veranstaltung beurteilen. Letztendlich sollte deine SWOT-Analyse deine Event-Idee bestätigen und dir dabei helfen, wichtige Teilhaber davon zu überzeugen, dich zu unterstützen. Dabei kann deine SWOT-Analyse eine eigenständige Übung oder Teil eines umfassenden Geschäftsplans sein.