Die besten Tools für dein Volunteer Management

Volunteer Management

Diese Volunteer Management Tools sparen dir wertvolle Zeit und Nerven

Immer mehr Großveranstaltungen, Festivals und Konferenzen beschäftigen eine Armada von ehrenamtlichen Helfern, um die Events vor Ort problemlos und kostengünstig umzusetzen. Im Gegenzug erhalten die Helfer nach ihrem Einsatz dann meist freien Eintritt zur restlichen Veranstaltung, sie können mit den anderen Gästen netzwerken und sich auch das Programm anschauen. Als Helfer eignet sich diese Art des Volunteerings gerade dann, wenn man Erfahrung in einer neuen Branche sammeln oder den Einstieg in die Eventkarriere schaffen möchte.

Das Volunteer Management ist wie das Management deiner anderen Teammitglieder mit Aufwand und Zeit verbunden. Deshalb solltest du auch die Koordination deiner ehrenamtlichen Helfer sinnvoll und zeitsparend planen. Im Folgenden stellen wir dir vier Softwares und Tools vor, mit denen du das Management von Volunteers sinnvoll und zeitsparend betreiben kannst.

Typeform für den Registrierungsprozess

Die Fragebogen- und Feedback-Software Typeform ist sehr gut als Abfragetool für die Eckdaten deiner potenziellen ehrenamtlichen Helfer geeignet. In einigen wenigen Schritten kannst du einen Online-Fragebogen mit den für dich relevanten Fragen erstellen, bspw. zur Motivation und der vorhandenen Volunteer Erfahrung. Diesen schickst du anschließend als Link an alle Interessenten.

Im nächsten Schritt kannst du die eingegebenen Daten dann analysieren und vergleichen. Die passendsten Kandidaten kommen bspw. für ein persönliches Interview in die nächste Runde. Typeform erleichtert dir das Volunteer Management außerdem nach deiner Veranstaltung, wenn du Feedback und Verbesserungsvorschläge von deinem Team und ehrenamtlichen Helfern einholen möchtest.

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>> Zum Weiterlesen: Volunteer Jobs – Der perfekte Einstieg in die Eventkarriere

Doodle für die Abfrage von Einsatzzeiten

Sobald du mehr als drei Teammitglieder und ehrenamtliche Helfer vor Ort bei deinem Event einsetzen möchtest, wird das Volunteer Management schnell komplexer. Doodle vereinfacht dir die Koordination der Einsatzzeiten ungemein. So schickst du eine Doodle-Umfrage mit den möglichen Zeiten rechtzeitig vor dem Event an alle ehrenamtlichen Helfer und diese können sich darin dann ohne großen Aufwand eintragen. Sollte es dann augenscheinlich noch Lücken im Einsatzplan geben, hast du genügend Zeit, um rechtzeitig entgegen zu steuern und ggf. noch weiteres Personal zur Verstärkung einzubinden.

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Asana für das Aufgabenmanagement

Asana ist das perfekte Tool für das Aufgabenmanagement innerhalb von Teams, egal welcher Größe. In Asana kannst du spezifische Aufgaben bestimmten Personen zuweisen, die Aufgaben mit einer Deadline und erklärenden Kommentaren versehen und auch Unteraufgaben und Projektgruppen anlegen. Damit verlierst du keine Aufgaben und Einsätze im Rahmen deines Volunteer Management mehr aus den Augen.

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>> Hier ist ein praktischer Helfer in Sachen Event-Website zum kostenlosen Download!

Toggl für die Zeiterfassung

Toggl ist das wohl meist verbreitete Tool zur Zeiterfassung. Die Software wird vor allem von Freelancern und Agenturmitarbeitern eingesetzt, um die für einen Kunden aufgewendete Zeit zu erfassen und dann in Rechnung zu stellen. Gerade wenn deine ehrenamtlichen Helfer von zu Hause aus schon vor deinem Event Aufgaben erledigen, hilft dir Toggl den Überblick über die gearbeiteten Zeiten und den Einsatz deiner Helfer zu behalten.

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Fazit zu unseren Volunteer Management Tools:

Viele Softwares und Tools, die du sowieso bereits in deiner täglichen Arbeit nutzt, kannst du auch für einfaches und zeitsparendes Volunteer Management nutzen und musst nicht noch zusätzliche Tools einführen. Zudem sind die Tools meist so einfach und selbsterklärend, dass sie auch deine ehrenamtlichen Helfer ohne vorherige Einführung oder Training nutzen können.

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche gründete Ende 2011 StartUp Stuttgart und 2012 Accelerate Stuttgart mit, um Gründer und Startups in Baden-Württemberg zu fördern und ein Accelerator-Programm für die Region aufzubauen. Ende 2015 lief das erste sechsmonatige Programm mit fünf Startups. Daneben schreibt Kathleen seit mehreren Jahren leidenschaftlich gern für verschiedene Plattformen, u.a. ihren eigenen Blog, und ist als Freelancer im Bereich Content Creation und Kommunikation unterwegs.

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