Wie jeder in der Eventbranche weiß, kannst du bei aller Planung nicht alles vorhersagen: weder das Wetter, noch die Absage einer Event-Location bzw. eines Künstlers, und schon gar nicht – wie es jetzt gerade der Fall ist – eine weltweite Pandemie. Wenn unerwartete Rückschläge dein Event aus der Spur werfen, hilft dir ein Notfallplan dabei, über deinen nächsten Schritt zu entscheiden. Aber was ist, wenn du so einen Plan gar nicht hast?

Unterm Strich zählt trotz all deiner Expertise und deinem Erfahrungsschatz vor allem deine Flexibilität als Eventprofi. Und mit der Vielzahl der heute verfügbaren digitalen Formate kannst du mittlerweile recht einfach von analog auf online umschwenken.

Einige nennen es Livestream, andere nennen es Webinar oder ein virtuelles Event. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Erwartungen deiner Teilnehmer erfüllt – oder noch besser übertroffen werden. Hier erfährst du, wie das geht.

Nutze die Vorteile von Online-Events

Du schützt deine Veranstaltung nicht nur vor äußeren Einwirkungen, sondern hast auch unmittelbare Vorteile von deinem neuen Online-Format:

  • Dein Event ist für noch mehr Menschen zugänglich
  • Du sparst Kosten für Reisen, Dienstleister und Veranstaltungsorte
  • Du hältst mit Social Tools und Chats die Konversation wirksam im Gang

Stelle fest, ob sich dein Event für ein Online-Publikum eignet

Was im echten Leben funktioniert, zieht nicht unbedingt im virtuellen Umfeld. Das bedeutet aber nicht, dass dein Workshop, Kurs oder Seminar online nicht mithalten kann. Ob du ein qualitativ hochwertiges Ereignis auf die Beine stellen kannst, entscheidet nicht das Format.

Besonders gut eignen sich für solche digitalen Erlebnisse Livestreams eines Konzerts oder einer Aufführung, da sie dein Event über räumliche Beschränkungen hinaus erweitern und dafür sorgen, dass Online-Gäste sich so fühlen, als wären sie Teil des Geschehens vor Ort.

Ein Workshop für den Bau eines Atriums würde wiederum nicht funktionieren – es würde nämlich erfordern, dass die Teilnehmer mit physischen Materialien arbeiten, die sie nicht selbst besitzen oder zur Verfügung haben.

Events, die üblicherweise ein Forum für Diskussionen und Vordenkerpositionen bieten – wie in einer Versammlung, in der über das Lohngefälle zwischen den Geschlechtern debattiert wird – bringen in einem Online-Format ähnlichen Wert. Und Sorgen, dass die Vorteile von Networking verloren gehen, sind unbegründet. Indem du die Gäste ermutigst, sich in den Kommentaren und im Chatbereich zu Wort zu melden, bietest du einen Raum, in dem Menschen in Echtzeit miteinander interagieren, ihre Gedanken teilen und über das Event diskutieren können.

Wähle die richtige Technologie aus

Du musst dich für eine Plattform entscheiden, auf der du dein Event oder deine Online-Präsentation überträgst. Falls du gerne die Kulisse deines Veranstaltungsortes und den Hintergrund mit anzeigen – oder einen der Künstler in den Mittelpunkt stellen – möchtest, eignen sich Dienste wie Facebook Live am besten.

Manchmal musst du ein Tool einsetzen, das die Teilnahme der Besucher in den Vordergrund stellt. Wir empfehlen dir dafür Zoom, das dir Folgendes ermöglicht:

  • Die Integration mit den Plattformen Facebook und YouTube
  • Interaktive Chatfunktionen und Umfragen
  • Das Publikum kann die Hand heben und du siehst, wie interessiert es ist

Falls du auf der Suche nach einer Lösung für nahtlose Anmeldungen und den Verkauf von Tickets bist, brauchst du natürlich eine fortschrittliche Ticketing-Plattform, die dir eine Preis-Strategie und mehrere Ticketarten ermöglicht. Auf modernen Plattformen für Ticketing und Anmeldungen wie Eventbrite kannst du ohne Aufwand dein Online-Event bewerben, indem du die Integrationen für Anmeldungen und Marketing auf Facebook und Instagram nutzt.

Spare nicht an deiner Produktionsausstattung

Das Gefühl, live vor Ort zu sein, hängt zum großen Teil von einer perfekten audiovisuellen Erfahrung ab. Folgende Punkte solltest du abhaken können, damit dein Publikum das Interesse nicht verliert:

  • Teste Video und Audio schon vor deiner Veranstaltung: Mögliche Probleme kannst du so beheben, bevor sie das Erlebnis deiner Zuschauer beeinträchtigen.
  • Verwende gute Kameras und Headsets: Die Kamera auf deinem Computer tut zwar das, was sie soll, aber es ist wichtig, auch an dein Publikum zu denken. Menschen besuchen Events, weil sie in die Erfahrung eintauchen wollen. Es lohnt sich also, in eine qualitativ hochwertige Kamera und ein Mikrofon zu investieren, damit dein Auftritt auf den Bildschirmen deutlich und klar ist.
  • Stelle sicher, dass deine Verbindung stabil ist: Es ist unglaublich frustrierend, wenn Abbrüche im WLAN dazu führen, dass dein Live-Set alle drei Minuten aussetzt. Die höchste Qualität erreichst du durch eine stabile Verbindung mit einem LAN-Kabel. Andernfalls solltest du dich vergewissern, dass du einwandfreies WLAN zur Verfügung hast.

Arbeite an deiner Präsentationstechnik

Du bist ein Meister deines Fachs, aber die Arbeit mit einem Live-Publikum ist doch etwas anderes, als digitale Gäste mit einzubinden. Mit den folgenden Taktiken sorgst du dafür, dass dein Publikum aufmerksam bleibt:

  • Schau in die Kamera: Diese Taktik imitiert das Gefühl von persönlichem Augenkontakt. Beobachte die Reaktionen, indem du auf den Bildschirm schaust, aber blicke im Wechsel immer wieder in die Kamera, sodass die Menschen im Publikum das Gefühl haben, du würdest tatsächlich zu ihnen sprechen.
  • Nutze Tools für das User-Engagement: Falls es sich anbietet, binde Screensharing ein, kommentiere geteilte Inhalte, schicke Umfragen herum und bitte im Chat um Feedback.

So gehst du mit der Logistik um, wenn du von live zu virtuell wechselst (für Eventbrite-Veranstalter)

Jetzt weißt du, wie du ein Online-Event organisieren kannst, das es locker mit deinen Veranstaltungen aufnehmen kann und deine Teilnehmer beeindruckt. Wirf nun also einen Blick auf die logistischen Elemente, um die du dich bei diesem Wechsel kümmern musst:

Einstellungen für eine reine Online-Veranstaltung: Passe die Ticketarten und das Opt-in an, wenn du dein Event digital ausrichtest, um ein makelloses Erlebnis zu ermöglichen.

Richte ein kostenpflichtiges Webinar ein: Zoom und Eventbrite arbeiten zusammen, um diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Erstelle dein Webinar in Zoom und melde dich bei deinem Eventbrite-Konto an, um das Event online zu erstellen.

Automatisiere viele deiner Aktivitäten rund um das Online-Event: Nutze digitale Links, um Erinnerungen und Funktionen, wie den Zugang zu Materialien, einzurichten.

Vollziehe mit deinem Event den Wechsel von live zu virtuell: Um den Ort deiner Veranstaltung von einer Location zu einer virtuellen Adresse zu ändern, befolge diese Schritte:

  1. Klicke auf deine Veranstaltung unter „Events verwalten“ in deinem Benutzerkonto.
  2. Gehe zu „Grundlegende Informationen“ in deiner Eventübersicht.
  3. Wähle das Stift-Symbol neben dem Ort aus.
  4. Klicke im Dropdown-Menü auf „Veranstaltungsort“ und wähle „Online-Event“ aus. Erstelle eine Eventseite für deinen Livestream.

Es gibt noch mehr zu beachten, wenn du aus deiner Veranstaltung ein virtuelles Event machst.

Zusammenfassung

Es ist nicht einfach, ein großartiges Event zusammenzustellen. Aber mit diesen Tipps und deiner Anpassungsfähigkeit bietest du deinen Event-Teilnehmern ein Erlebnis, das sein Geld wert ist.