Mit dem perfekten Eventfotograf ist es wie mit den meisten Dienstleistern rund um dein Event. Es gibt sehr sehr viele am Markt. Genau das macht die Wahl manchmal zur Qual. Doch das muss nicht sein. Nicht für dich, denn du hast diesen Blogbeitrag gefunden. Willst du wissen, worauf’s ankommt? Dann lies weiter:

Was willst du von deinem Eventfotograf?

“Eventfotograf gesucht” ist vielleicht eine gute Suche für eine (besser für die) Suchmaschine. Doch damit kommst du nicht weiter. Du musst vorab wissen, was du genau benötigst.

Überlege dir, was du mit den Fotos erreichen möchtest. Hier ein paar Anregungen für dich:

  • Sollen die Fotos eher dokumentieren? Zum Beispiel, wie viele Teilnehmer da waren, ob alle Sessions gut besucht waren und wie sich Sponsoren oder andere Partner präsentiert haben. Mit anderen Worten: Brauchst du Beweisfotos?
  • Möchtest du mit deinen Fotos die Stimmung für die Daheimgebliebenen transportieren? Also Lust auf dein Event machen?
  • Willst du, dass VIPs auf deinen Bildern erkennbar sind? Sollen bestimmte Protokoll-Regeln umgesetzt werden?
  • Gibt es Vorgaben für Fotos von einigen Prominenten aus Politik, Wirtschaft oder Wissenschaft? D.h. darfst du überhaupt alle Personen frei fotografieren? Oder nur aus bestimmten Perspektiven und in vorab festgelegten Situationen?
  • Hast du spezielle Sonderwünsche, z. B. den Einsatz von Drohnen? Oder soll es Bilder aus erhöhter Perspektive geben?
  • Für welche Zielgruppe oder Personas sind die Fotos? Sollen die Bilder in eine Fachzeitschrift? Auf ein Ausbildungsportal für potenzielle Azubis? Auf eine B2C-Website? Oder denkst du eher an einen bestimmten Social Media Kanal?

Die Antworten auf deine Ziele solltest du kennen. Erst dann kannst du den richtigen Fotografen finden und auch korrekt briefen.

Wo findest du deinen Eventfotograf?

Einen Eventfotografen findest du auf vielen Wegen. Diese hier würde ich wählen:

  • auf Empfehlung, also in deinem Netzwerk
  • über eine Ausschreibung, also beispielsweise über deine Event-Website, dein persönliches Netzwerk und Social Media
  • auf Portalen

Inzwischen gibt es eine Reihe von Portalen, die Eventfotografen vermitteln.

Datenbanken, Agenturen oder Portale?So findest du den perfekten Eventfortograf

Schau dir auf jeden Fall die Referenzen und bisherigen Erfahrungen der potenziellen Fotografen an. Denn:

Kann jeder Fotograf dein Event fotografieren?

Hier gibt’s von mir ein klares: Jein. Gegenfrage: Kannst du mit jedem Auto von A nach B fahren? Ja, kannst du. Höchstwahrscheinlich kommst du an. Wie komfortabel und schnell deine Reise sein wird, hängt von der Wahl deines Autos ab.

Ganz ähnlich ist es bei der Eventfotografie. Wer besonders gut Hochzeiten fotografiert, ist vielleicht nicht der beste Fotograf für Auto-, Motor- und Sportfotografie. Das liegt schon allein am Equipment. Denn während es bei Sportevents auf schnelle Kameras mit superkurzen Auslösezeiten ankommt, sollten Hochzeitsfotos besonders emotional sein. Sie dürfen ruhig etwas länger inszeniert werden bis alles passt.

Wenn der Fotograf deiner Wahl mit der Art deiner Events Erfahrung hat, ist das ein großer Vorteil für dich. Du musst nicht mehr erklären, dass Messestände und -gänge auf Fotos gut besucht aussehen sollten. Bei Kongressen sind Bilder mit vielen von hinten “angeschnittenen” Köpfen auch nicht sehr ansehnlich. Und bei einem Delegationsbesuch erwartet jeder das klassische Gruppenfoto in politisch korrekter Reihenfolge. Obwohl die ruhig mal etwas aufgelockert sein dürften.

Die Reihe der Beispiele ließe sich lange fortführen. Es kommt wirklich darauf an, dass dein Fotograf ein Händchen und Verständnis für die Situation hat. Und natürlich gibt es auch Naturtalente, denen (fast) alles gelingt.

>> Hier sind die besten Apps zur Bildbearbeitung, falls du das lieber selbst machst!

Was kostet ein Eventfotograf?

Ich verweise nochmal auf die Frage nach einem Auto. Du könntest eins für 1.000 Euro kaufen oder eines für 100.000 Euro. Ganz nach deinem Budget und Geschmack. Ziemlich  ähnlich ist es bei Dienstleistern wie Fotografen. Nun ja, 100.000 Euro ist für deinen Eventfotografen vielleicht doch ein bisschen hoch gegriffen. Bedenke bei der Beurteilung seines Honorars jedoch nicht nur den reinen Stundensatz. Fotografie ist deutlich mehr: Ausbildung, Erfahrung, Equipment, An- und Abreise, Übernachtung, Verpflegung sowie Selektion, Bearbeitung und Transfer deiner Bilder.

Wie briefst du deinen Eventfotograf?

Je ausführlicher, desto besser.

Die Ziele deiner Eventfotos hast du vorab festgelegt. Jetzt muss diese auch dein Fotograf erfahren. Am besten besprichst du deine Wünsche mündlich und hältst sie anschließend schriftlich fest. Es muss ja nicht gleich ein Vertrag sein – eine Vereinbarung reicht auch.

Kläre darin unbedingt:

  • die “Vertrags”-partner
  • die Ziele und die vereinbarte Art der Aufnahmen
  • die Einsatzzeiten
  • die Abrechnungsmodalitäten
  • die Art und den Zeitpunkt der Fotoübergabe
  • die Art und Qualitätsstufe der Bilddateien
  • die Verwendungsrechte

Möchtest du einige Bilder von deiner (mehrtägigen) Veranstaltung vorab in den Sozialen Medien teilen, vereinbare das rechtzeitig mit deinem Fotografen. Lass dir dafür ein paar Bilder im jpg-Format nach der Hälfte der Veranstaltung geben. Mit den Rohdateien (raw-Format) wirst du wohl während des Events nichts anfangen können. Aber vielleicht hast du einen Mediengestalter im Hause? Dann sind solche Rohdateien schon sehr wertvoll, weil du da einfach mehr herausholen kannst.

Apropos herausholen: Wie viel Bildretusche (also Nachbearbeitung) erwartest du von deinem Fotografen? Und wie schnell brauchst du die Bilder? Reicht es ein paar Tage nach dem Event? Oder möchtest du schnell sein und dich mit gedruckten Bildern oder Postkarten bei deinen Teilnehmern, Sponsoren und Referenten bedanken?

Wie erhältst du deine Fotos schnell und unkompliziert?

Bei der Übergabe der Fotos setze ich mittlerweile auf den Filesharing-Service von wetransfer. Diesen gibt es in der Basisversion kostenfrei und ihr könnt bis zu 2 GB pro Ladung versenden bzw. empfangen. Doch Achtung: Die Bilder werden nur für 7 Tage in der Cloud gespeichert. Solltest du nach dem Event in den verdienten Urlaub gehen, delegiere diese Download Tätigkeit an jemanden aus deinem Team.