Das Wichtigste vorab: (D)ein Sicherheitskonzept erstellst du damit deine Teilnehmer nach deinem Event wieder gesund und munter nach Hause kommen. Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen genießen den Ruf, nur für die Behörden und damit lediglich eine bürokratische Angelegenheit zu sein. Dem ist keinesfalls so! Ich vergleiche das ganz gerne mit der folgen Situation: Jede Stewardess wird in Wahrheit darauf vorbereitet, im Notfall alle Passagiere sicher aus dem Flugzeug zu bringen. Genau so solltest auch du als Eventmanager, neben der Unterhaltung und dem Catering, unbedingt für die Sicherheit deiner Gäste sorgen.

Wusstest du, dass wir Menschen Gefahren gern falsch einschätzen? Auch auf deinem Event lauern einige – manche ziemlich banale Gefahren. Sei es durch einen Stromausfall, einen heruntergefallenen Ast oder durch den Streit zweier Betrunkener. Es muss nicht gleich in einer Katastrophe wie die der Loveparade 2010 enden, doch solche Gefahren sind leider real.

Musst du überhaupt ein Sicherheitskonzept erstellen?

Ja, als Veranstalter musst du ein Sicherheitskonzept erstellen. Wichtig ist dabei, dass du sowohl an deine Teilnehmer als auch an alle helfenden Hände des Events denkst. Darüber hinaus brauchst du ebenfalls ein Sicherheitskonzept, wenn du zu folgenden Gruppen gehörst:

  • Du bist Arbeitgeber – dann brauchst du ein Konzept für die Sicherheit deiner  Mitarbeiter.
  • Als Dienstleister eines Events musst du ebenfalls für die Sicherheit der anderen Beteiligten sorgen.
  • Als Location-Anbieter, also  Betreiber einer Versammlungsstätte, bist du ebenfalls verantwortlich gegenüber den Besuchern und den anderen Event-Partnern. Du musst die Versammlungsstättenverordnung einhalten. Ein Sicherheitskonzept brauchst du ab einer Besucherzahl von mehr als 5.000. Besser gesagt: Schon dann, wenn mehr als 5.000 kommen könnten.
  • Auch Polizei und Rettungskräfte müssen für die Sicherheit der Gäste sorgen – vor allem im öffentlichen Verkehrsraum. Also beispielsweise auf den Straßen zur und den öffentlichen Parkplätzen vor der Location.
  • Ämter und Behörden sind ebenfalls für die Sicherheit von Teilnehmern zuständig – denk nur an die Großveranstaltungen im Freien oder an den Brandschutz.

>> Manchmal muss man proaktiv handeln und sein Event sogar absagen. Hier unsere Tipps für diesen speziellen Fall!

Deine Aufgabe als Veranstalter ist es, dich mit den anderen Beteiligten abzustimmen und gemeinsam ein geeignetes Sicherheitskonzept zu erstellen.

Was gehört in dein Sicherheitskonzept? 

Das ist eine echte Gratwanderung, denn du musst das Zumutbare an Vorkehrungen getroffen haben; aber auch nicht zu viel. Doch wie viel ist zumutbar, vernünftig und wie viel ist rechtskonform? Das bleibt im individuellen Fall unklar und somit bleibt immer ein gewisses Restrisiko für dich als Veranstalter bestehen. Und es gibt auch Risiken, die kannst du einfach nicht vorhersehen.

Am wichtigsten ist es, dass du auf Notfälle vorbereitet bist und vor allem, dass du und dein Team Notfall-Szenarios proben. Denn nur was wir ohne Nachdenken aus der Erinnerung wieder hervorrufen können, was geübt ist, können wir im Ernstfall also unter Schock überhaupt abrufen. 

>> Krisenmanagement für deine Veranstaltung: So geht’s!

Doch schauen wir einmal genauer auf die Bereiche, die du als Veranstalter prüfen (lassen) solltest. Am einfachsten geht das, wenn du dir als Veranstalter die folgenden Fragen stellst: Diese sind übrigens keine verbindlich, rechtliche Empfehlung sondern nur als Anregung für dich gedacht. 

  • Muss ich ein Sicherheitskonzept erstellen?
  • Habe ich alle Genehmigungen eingeholt und alle Behörden eingebunden?
  • Sind meine Mitarbeiter, Helfer und Dienstleister entsprechend geschult?
  • Weiß jeder, wofür er verantwortlich ist?
  • Habe ich meine Dienstleister geprüft und geschult?
  • Was passiert in welcher Reihenfolge bei einem Notfall? Kennen alle Beteiligten den Notfallplan?
  • Wer entscheidet was im Ernstfall?
  • Wie evakuiere ich im Ernstfall die Location oder das Gelände?
    D.h. Habe ich einen Evakulierungsplan erstellt? Und hat der Betreiber der Location ein Räumungskonzept nach MVStättVO (MusterVersammlungsstättenverordnung) parat?
  • Wie kann ich kommunizieren – mit wem und auch ohne Strom oder Internet?
  • Habe ich die Bestimmungen für den Brandschutz eingehalten?
  • Brauche ich einen Ordnungsdienst?
  • Wie viele Besucher dürfen maximal kommen und sind dafür die Wege- und Fluchtpläne ausgestellt?
  • Mit welchen Risiken muss oder kann ich rechnen? Z. B. durch das Wetter, das (Fan-)Publikum, technisches Versagen, Feuer, Stromausfall, Demonstrationen, Angriffe etc.
  • Habe ich alle Vorschriften und sogenannten Regelwerke eingehalten? Z. B. Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Fluchtwege und Notausgänge, Pyrotechnik, Brandschutzordnung, Gewerbeordnung, Ladenschlussgesetz, Jugendarbeitsschutz- und Jugendschutzgesetz, Unfallverhütungsvorschriften, Versammlungsstättenverordnung etc.

Wen kannst du in Sachen Sicherheitskonzept für Events fragen?

Mittlerweile gibt es am Markt einige Berater und auch ausführliche kostenfreie Informationsquellen im Internet. Am sichersten gehst du allerdings, wenn du dich von einem Experten rechtlich beraten lässt. Hier sind 3 Experten und deren Informationsportale, die ich dir wärmstens empfehlen kann:

Kerstin Klode

Rechtsanwalt Thomas Waetke

Rechtsanwalt Volker Löhr