Diese Anleitung beinhaltet alles, was du für die Auswahl des richtigen Ticketing-Partners benötigst

Der perfekte Ticketing-Partner: Ein reibungsloser Ticketkaufprozess trägt dazu bei, dass die Teilnehmer dein Event genießen und dich als professionellen Veranstalter wahrnehmen. Machst du hier alles richtig, sind deine Gäste begeistert. Anderenfalls siehst du sie wahrscheinlich nie wieder!

Wir wissen, dass die Suche nach dem richtigen Ticketing-Partner eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb sind wir alle Punkte durchgegangen, die Veranstaltern bei der Planung und Abwicklung ihrer Events besonders wichtig sind. Darauf aufbauend haben wir eine Checkliste von Fragen erstellt, die Sie einem Ticketing-Partner wahrscheinlich stellen würden, um sicherzugehen, dass er Ihnen zum Erfolg verhilft.

Um dich schnell und sicher ans Ziel zu führen, geben wir dir hier eine praktische, umfassende Anleitung für die richtige Wahl deines Ticketing-Partner an die Hand. Außerdem wollen wir dir hiermit helfen die Einschätzung potenzieller Geschäftspartner für dein Event realistisch vorzunehmen. Daneben soll es die Nachbereitung der Veranstaltung erleichtern und dabei helfen, die versprochene gegen die tatsächlich erbrachte Leistung abzuwägen.

Wir haben sieben wichtige Bereiche identifiziert, die bei der Zusammenarbeit von Veranstaltern und Ticketing-Anbietern im Fokus stehen. Für jeden dieser Bereiche haben wir eine Checkliste mit allgemeinen Anforderungen und funktionsspezifischen Fragen zur Evaluierung des Partners erstellt. Bereit? Los geht’s!

Reibungsloser und schneller Kaufprozess mit einer hohen Conversion Rate

Dein Partner sollte den Kaufprozess für deine Teilnehmer so einfach wie möglich gestalten, da sich zu viele Schritte und Seiten negativ auf die Verkaufszahlen auswirken. Außerdem kann eine Ladeverzögerung der Seite um nur eine Sekunde bei den Ticketverkäufen schon Einbußen in Höhe von 7% nach sich ziehen.

Eventseiten und Kaufprozesse, die für die Nutzung auf Mobilgeräten geeignet sind

Unsere Studien zeigen, dass 38% des Teilnehmer-Traffics von der Suche bis zum Kauf von mobilen Geräten aus erfolgt. Wird die Eventseite automatisch an die Display-Größe des Mobilgeräts angepasst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Teilnehmer gleich an Ort und Stelle ein Ticket erwirbt.

Ein Ticketshop, der an deine Website angepasst werden kann

Deine Teilnehmer vertrauen deiner Marke. Erkennen sie auf deiner Eventseite das vertraute Design wieder, kann das zu einer Steigerung deiner Ticketverkäufe führen.

Möglichkeit zur benutzerdefinierten Anpassung des Kaufprozesses

Dein Ticketing-Partner sollte in der Lage sein, verschiedene Ticketarten und Kaufpräferenzen anzubieten.

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Wie hoch ist Ihre durchschnittliche Conversion Rate beim Ticketkauf?
  • Auf wie viele Seiten erstreckt sich der Kaufprozess?
  • Müssen Ticketkäufer ein Konto erstellen bevor sie ein Ticket erwerben können?
  • Wie wird Ihre Seite in diversen Browsern (z. B. Chrome, Safari etc.) und auf verschiedenen Plattformen angezeigt?
  • Ist Ihre Website für die Nutzung mit Mobilgeräten optimiert? Bieten Sie eine mobile App für den Ticketkauf an?
  • Kann ich den Kaufprozess anpassen, z. B. hinsichtlich benutzerdefinierter Ticketarten, Rabatt- oder Werbecodes, Wartelisten und der für den Abschluss des Kaufprozesses gewährten Frist?
  • Kann ich meine Eventseite auf meine Marke abstimmen?

Ticketing-Partner

Möglichkeit, jederzeit eigenhändig Änderungen vorzunehmen oder auf die Eventseite und deine Daten zuzugreifen

Du solltest bei der Arbeit nicht von den Betriebszeiten deines Ticketing-Partners abhängig sein. Stelle sicher, dass du Änderungen dann vornehmen kannst, wenn du willst.

Uneingeschränkte Aktualisierungsmöglichkeiten von Mobil as auch Desktop

Die Möglichkeit, auf dein Konto oder dein Event zuzugreifen und Änderungen vorzunehmen, sollte sich nicht auf den Zugriff vom Desktop beschränken.

Kontofreigabe und beschränkter Zugriff für Zusatzbenutzer

Vermutlich sind die einzelnen Mitglieder deines Teams für unterschiedliche Bereiche des Eventmanagements zuständig. Daher sollte dein Partner die die Möglichkeit geben, unterschiedliche Kontozugriffsrechte einzurichten.

>> Lies hier, warum sich ein professionelles Ticketing lohnt!

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Kann ich Daten zu meinen Teilnehmern erfassen? Wie greife ich auf diese Daten zu?
  • Erhalte ich ständigen Zugriff auf alle Eventinformationen (Ticketverkäufe, Kontaktinformationen der Teilnehmer etc.)?
  • Manchmal möchten Teilnehmer eine Buchung ändern (Ticketanzahl, Umbuchung etc.) oder stornieren, so dass eine Rückerstattung erforderlich wird. Wie funktionieren diese Vorgänge bei Ihrem System?
  • Kann ich selbstständig kostenlose Tickets ausstellen, ohne mich an den Kundenbetreuer wenden zu müssen?
  • Wie greife ich auf meine Zahlungen zu?
  • Gibt es Änderungen, die ich nicht selbstständig online vornehmen kann?
Ticketing-Partner

Zugriff auf Ticketumsatz und Einlassdaten in Echtzeit, rund um die Uhr

Uneingeschränkter Zugriff auf alle Daten, die du erfasst, sind ein Muss. Wenn du warten musst, bis dir dein Ticketing-Partner Teilnehmerzahlen oder Marketingkampagnen zur Verfügung stellt, kannst du nicht schnell genug handeln, um deine Geschäftsentscheidungen zu optimieren.

Einfache, transparente Verwaltung der Marketingkanäle inklusive Erfolgsanalysen

Mittels in Echtzeit erfasster Marketingdaten kannst du deinen Erfolg beurteilen noch bevor das Event vorbei ist und so die erforderlichen Strategieänderungen vornehmen, um Geld zu sparen und ausverkaufte Events zu veranstalten. Meide Partner, die diese Option über Werbecodes anbieten, um deine Erfolgsanalyse nicht mit Gewinneinbußen bezahlen zu müssen.

Grafiken und Diagramme um den Erfolg deines Events nachzuverfolgen

Viele Anbieter stellen die erforderlichen Daten bereit, doch nicht alle bieten visuelle Darstellungs- und Organisationsmöglichkeiten zur aussagekräftigen Analyse dieser Daten. Durch das Tracking von Events in Echtzeit und den Aufbau einer veranstaltungsübergreifenden Datenbank erhältst du einschlägige Informationen zu deinen Teilnehmern und den Erfolgsfaktoren deiner Events.

Volle Kontrolle und alleiniger Besitz von Event- und Teilnehmerdaten

Manche Partner bieten gar keine, oder nur sehr eingeschränkte Dateneinsicht, obwohl es deine eigenen Daten sind. Sorge dafür, dass du auch Jahre später noch Zugriff auf die erfassten Daten hast.

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Stehen mir nach Ländern sortierte Ticketkaufdaten zur Verfügung?
  • Welche Daten zu meinen Social Media Aktivitäten kann ich erfassen?
  • Bieten Sie eine einfache Möglichkeit zum Tracking der Seitenaufrufe, der verkauften Tickets und des Gesamtumsatzes aus allen Marketingkampagnen?
  • Kann ich die Daten verschiedener Events einfach zusammenführen und vergleichen?
  • Kann ich über mein Konto Datenberichte anpassen und Grafiken erstellen?
  • Bieten Sie die Möglichkeit der Integration in Salesforce und Google Analytics, damit ich meine Daten auswerten kann?
  • Verfüge ich über dauerhaften und uneingeschränkten Zugriff auf meine Daten – rund um die Uhr und auch noch Jahre später?
Ticketing-Partner

Integration in soziale Netzwerke außer Like- und Sharing-Funktionen

Unsere Studien haben gezeigt, dass die Wahrscheinlichkeit eines Ticketkaufs über Mobilgeräte bei Nutzern, deren Freunde auch am Event teilnehmen, dreimal höher ist. Eine simple Werbebotschaft über soziale Netzwerke reicht nicht mehr aus. Wähle einen Partner, der potenzielle Teilnehmer innerhalb ihrer sozialen Netzwerke informiert, wenn jemand, den sie kennen, ein bestimmtes Event besucht. So erhält dein Event mehr Sichtbarkeit und die Ticketverkäufe steigen.

Leicht zu findende Eventseiten und URLs

Untersuchungen haben ergeben, dass 89% aller Verbraucher bei Kaufentscheidungen auf Suchmaschinen zurückgreift und dass sich mehr als ein Drittel des Traffics auf die drei höchstplatzierten Suchergebnisse verteilt. Die Website deines Partners sollte über ein hohes Rating bei Google verfügen, damit dein Event eine gute Suchmaschinenpräsenz erreicht. Bei einem Website-Rating von über 90 im Moz Open Site Explorer bist du sicher.

Personalisierte E-Mails, die die Teilnehmer tatsächlich lesen

Eines der schlechtesten Beispiele für E-Mail-Marketing sind Ticketing-Unternehmen mit einer Abmeldungsrate von über 50%. Dein Ticketing-Anbieter sollte dir helfen, aus der großen Masse hervorzustechen.

Event-Vermarktung über andere Vertriebsnetze

Dein Ziel ist es, möglichst viele Gelegenheiten zu schaffen, um dein Event in den Fokus interessierter Teilnehmer zu rücken. Mit den Dienstleistungen von Vertriebspartnern wie Zvents oder Eventful kannst du ein breiteres Publikum erreichen.

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Können Sie Aussagen dazu machen, in welchem Umfang Sie Veranstalter dabei unterstützen, den Ticketumsatz zu steigern? Können Sie diese Daten belegen und stellen Sie Einblicke in diese Kanäle zur Verfügung?
  • Bieten Sie innovative Integrationsoptionen für soziale Netzwerke, die über Like- und Sharing-Funktionen hinausgehen? Kann ich mithilfe Ihrer Funktionen unmittelbar erkennen, wie sich die Nutzung sozialer Netzwerke auf meinen Umsatz auswirkt?
  • Wie können Sie dazu beitragen, dass mein Event ein Top-Ranking bei Google erhält?
  • Verfügt Ihre Website über eine Suchmaschine für Events?
  • Besitzen Sie ein integriertes E-Mail-System zur Kommunikation mit Teilnehmern?
  • Wie hoch ist Ihre E-Mail-Abbestellungsrate? Durchklickrate? Conversion Rate?
  • Kann ich über Ihre Plattform auf meine Fangemeinde zugreifen?
Ticketing-Partner

Technologien für ein gelungenes Einlassmanagement an mehreren Eingängen

Zur Optimierung des Einlasses und Vermeidung von Schlangen sind mehrere Geräte an unterschiedlichen Check-Ins erforderlich.

Zugriff auf Konto und Gästelisten von Mobilgeräten aus, um Teilnehmer einzuchecken, die ihr Ticket verloren haben

Es gibt immer Teilnehmer, die ihr Ticket vergessen haben. Dein Partner sollte eine bessere Lösung für solche Fälle parat haben, als sie an den Kundenservice zu verweisen.

Möglichkeit, Tickets auf Mobilgeräten vorzuzeigen

Guter Service verstärkt den guten Eindruck, den die Teilnehmer vom Event gewinnen.

Unterstützung und problemloses Tracking von vor Ort erworbenen Tickets

Können Tickets am Veranstaltungsort nur bar erworben werden, sind hohe logistische Anforderungen nötig. Ein effizientes Vor- Ort-System ermöglicht das Tracking aller Umsätze in Echtzeit mit Online-Abgleichung und uneingeschränkter Verfügbarkeit.

Eventorganisation, die auch offline funktioniert

Selbst wenn dein Event in urbaner Umgebung stattfindet, können große Menschenmengen den Service erschweren. Dein Partner muss auch ohne WLAN in der Lage sein, die von dir benötigte Technik zu betreiben.

Experten, die dir vor Ort ihr Know-How in Sachen Logistikplanung und Einlassstrategie zur Verfügung stellen

Dein Partner sollte selbst ein Event-Experte sein und all deine Fragen während der Planung und Ausführung beantworten können.

>> Hier sind 10 Tipps für einen reibungslosen Einlass.

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Bieten Sie Mietgeräte an, die mit Mobilgeräten kompatibel sind?
  • Kann man mit Ihrem Einlasssystem sowohl vom PC als auch von Mobilgeräten in Echtzeit die Teilnehmerzahlen mit der Gesamtauslastung vergleichen? Kann man mit dieser Technik die Einlasszahlen an den jeweiligen Eingängen in Echtzeit verfolgen, um das Entstehen von Schlangen zu vermeiden?
  • Sind mit Ihrem System spontane Ticketkäufe am Schalter möglich? Werden diese Verkaufsdaten synchronisiert und die entsprechenden Teilnehmerinfos erfasst?
  • Kann ich die Scanner so einstellen, dass sie nur bestimmte Ticketarten einlesen?
  • Besitzen Sie eine Lösung für das Einlassmanagement bei Events mit über 10.000 Teilnehmern?
  • Welche Schutzfunktionen gegen gefälschte oder doppelt ausgestellte Tickets können Sie mir bieten?
Ticketing-Partner

Lokaler und mehrsprachiger Kundendienst, den du rund um die Uhr telefonisch, per E-Mail, und über Social Media erreichen kannst

Probleme treten nicht nur werktags oder vor Betriebsschluss auf. Du brauchst einen Partner, der jederzeit für dich da ist.

Möglichkeit, Fragen zu stellen, die dich und deine Teilnehmer betreffen

Ein Ansprechpartner für deine Teilnehmer spart dir Zeit und beschert deinen Besuchern eine positive Kundenerfahrung.

Online-Hilfecenter und Informationsquelle für Tipps und Tricks

Wann immer du eine spontane Frage hast oder strategischen Rat benötigst, sollte dein Partner dir mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Zusammenarbeit mit Kundenbetreuern bei größeren Events

Ein großes Event kann nicht von einer einzigen Person organisiert werden. Dein Partner sollte dir einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite stellen, an den du sich stets wenden kannst.

Zuverlässige Website-Betriebszeiten und die Möglichkeit der Verwaltung von Ticketverkäufen für Events mit besonders hoher Nachfrage

Bei geringer Betriebszeit ist die Plattform vermutlich häufig von technischen Problemen betroffen. Während dieser Zeit können Teilnehmer keine Tickets erwerben oder auf dein Event aufmerksam werden. Selbst wenn du nur ein kleines Event veranstaltest, kann deine Seite aufgrund anderer größerer Events auf derselben Plattform ausfallen, was wiederum Umsatzeinbußen für dich nach sich ziehen kann.

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Wie viele Kundendienstmitarbeiter beschäftigen Sie intern rund um die Uhr?
  • Gibt es jemanden, den meine Teilnehmer und ich jederzeit anrufen können?
  • Wie lange dauert die Bearbeitung einer Kundenanfrage je nach Kontaktkanal?
  • Wie hoch lag die Betriebszeit Ihrer Website im vergangenen Jahr?
  • Messen Sie die Kundenzufriedenheit? Wie gut schneiden Sie dabei ab?
Ticketing-Partner

Datenschutz für Ticketkäufer

Ticketkäufer setzen Vertrauen in deine Marke. Es wäre äußerst schädlich für dich, wenn ihre finanziellen oder personenbezogenen Daten missbraucht würden. Du brauchst einen Partner, dem der Schutz sensibler Daten am Herzen liegt, um Image und Finanzen deiner Marke zu schützen.

Schutz vor dem Verkauf gefälschter Tickets

Gefälschte Tickets führen zu unzufriedenen Fans und überfüllten Hallen. Vergewissere dich, dass bei deinem Partner jemand ein Auge darauf hat, dass Ticketfälschungen aufgedeckt werden, damit weder die Kunden noch dein Unternehmen darunter leiden.

PCI-Konformität

Durch Konformität mit dem Datensicherheits-Standard der Payment Card Industry (PCI –Kreditkartenindustrie) kann sichergestellt werden, dass die Kreditkarteninformationen der Teilnehmer in einer geschützten Umgebung gespeichert werden.

Solides Unternehmen mit einer großen technischen Abteilung

Die technische Abteilung stellt sicher, dass der Ticketshop zuverlässig und schnell arbeitet. Informiere dich darüber, wie oft auf dieser Plattform neue Funktionen implementiert werden, um einschätzen zu können, ob dein Eventmanagement von Innovationen profitiert.

Diese Fragen solltest du dem Ticketing-Partner stellen:

  • Haben Sie eine Abteilung in Ihrem Team, die für Sicherheitsfragen rund um die Teilnehmerdaten zuständig ist ?
  • Wie sehen Ihre Sicherheitsvorkehrungen hinsichtlich Ticketfälschungen und Kreditkartenbetrug aus?
  • Was kann Ihr Team unternehmen, wenn doch gefälschte Tickets in Umlauf geraten?
  • Wie groß ist Ihre Technikabteilung?
  • Können Sie erfolgreiche Fallbeispiele zu Events sämtlicher Kategorien vorweisen?

Fazit:

Wir hoffen, du weißt jetzt ganz genau was du brauchst und auf was es bei dem richtigen Ticketing-Partner für dein Event ankommt. Vielleicht ist ja Eventbrite der richtige Partner für dich. Mit uns verkaufst du nicht nur dein Event voll aus, wir helfen dir zu wachsen!

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