Ein Event steht und fällt mit den richtigen Speakern. Natürlich sind die Keynotes besonders wichtig, doch auch die Vorträge der vielen anderen Referenten in deinen Sessions und Workshops wollen gut gewählt und betreut werden. Deshalb findest du in diesem Artikel wertvolle Tipps rund um dein Speaker-Management.

So findest du die Richtigen

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Speaker gibt’s wie Sand am Meer. Doch wie findest du die Richtigen? Hier stell ich dir einige Möglichkeiten vor.

  1. Interessante Speaker findest du auf anderen Veranstaltungen in deiner Branche. Ein Vorteil dabei: Du kannst dich bei Branchenkollegen erkundigen, wie der Vortrag beim Publikum ankam. Nachteil: Du hebst dich damit nicht sonderlich von den Veranstaltungen deines Wettbewerbs ab.
  2. Schau dich auch einmal auf branchenfremden Events um. Vorteil: So findest du Menschen, die bereits Vortragserfahrungen und Know-how in einem bestimmten Gebiet mitbringen. Nachteil: Deine Teilnehmer verstehen nicht unbedingt das Wording der anderen Branche. Manchmal können sie einfach keine Parallelen und Rückschlüsse für sich selbst ziehen.
  3. Recherchiere ganz frei nach deinen Wunschthemen. So findest du neue Personen und Perspektiven für dein Event.
  4. Frage Referenten oder Multiplikatoren in deiner Branche, wen sie dir empfehlen könnten. Sei dir jedoch bewusst, dass Empfehlungen sehr subjektiv sind. Was mir gefällt, muss dir noch lange nicht gefallen. Das ist natürlich auch bei Referenten-Empfehlungen so.
  5. Nutze die Onlineportale professioneller Referentenagenturen. Auf manchen kannst du mittlerweile sogar in Echtzeit buchen, z.B. bei Speakers Excellence oder Yunyty.

Und hier noch ein Extra-Hinweis zur Referentenauswahl: Zu einer guten Veranstaltung gehört natürlich ein ausgewogenes Verhältnis von weiblichen und männlichen Speakern. Wähle bewusst und sein ein Vorbild auch für deine Branche. Deine Teilnehmerinnen und ganz sicher auch deine Teilnehmer werden es dir danken.

So briefst du die Richtigen

Ein gutes Briefing sorgt dafür, dass eure Zusammenarbeit möglichst wie am Schnürchen läuft. Und je besser der Referent gebrieft ist, desto höher ist die Chance auf einen tollen Vortrag für dein Event – und für begeisterte Teilnehmer.

  1. Informiere ihn oder sie über deine Zielgruppe.
    Wer kommt zu deinem Event? Wie viel Erfahrung bringen die Teilnehmer mit? Was ist das Ziel deiner Veranstaltung und wie soll sein bzw. ihr Vortrag dazu beitragen?
  2. Wie interaktiv darf’s denn sein?
    Wie viel Interaktion soll der Referent selbst mit einbringen? Möchtest du deine Teilnehmer lediglich informieren oder sollen sie selbst etwas erarbeiten?
  3. Wie viele Teilnehmer kommen so ungefähr?
    Wie groß ist deine Veranstaltung? Also mit wie vielen Zuschauern rechnest du so ungefähr? Ein Vortrag für 10 Personen ist etwas anderes als einer für 1.000.
  4. Welche Technik ist vor Ort?
    Ist ein Laptop da? Mac oder Windows? Wird es ein Headset geben oder ein Rednerpult mit festem Mikro? Kann der Speaker seine Vortragsnotizen selbst sehen oder sollte er bzw. sie sich lieber Notizen auf Redekarten mitbringen?
  5. Welche technische Hilfe gibt es vor Ort?
    Kannst du für jeden Vortrag einen Techniker oder einen technisch versierten Ansprechpartner bereit stellen?
  6. Was passiert im Nachgang mit dem Vortrag?
    Willst du die Vortragsfolien an die Teilnehmer versenden? Nimmst du den Vortrag vielleicht auch auf? Das hat auch Einfluss auf den Inhalt, den der Speaker zeigen darf oder will.

Reminder, Reminder und nochmals Reminder

Referenten sind auch nur Menschen. Manche haben für ihre Aufgaben und ihr Zeitmanagement gleich ein ganzes Team hinter sich. Andere sind in ihrem “richtigen” Leben in Vollzeit irgendwo anders tätig. Sie leiten vielleicht ein Unternehmen zu ihrem Vortragsthema. Da kann es schon einmal sehr hektisch zugehen. Möglicherweise haben sie deshalb dein Event nicht so prominent auf dem Schirm wie du. Erst recht, wenn sie dafür keine oder nur eine geringe Aufwandsentschädigung erhalten.

Es ist daher wichtig, sie in regelmäßigen Abständen an dein Event und an deine Deadlines zu erinnern. Sende dafür kurze E-Mails mit aussagekräftigen Betreffzeilen.

>> So schreibst du Betreffzeilen, die herausstechen! 

Wer schreibt, der bleibt

Schließe eine Vereinbarung mit deinem Speaker. Hier geht es nicht um juristische Feinschmeckerei sondern eher um die wesentlichen Punkte eurer Zusammenarbeit.

Kläre dabei unbedingt:

  • Wer übernimmt welche Kosten? Honorar, Reisekosten, Übernachtungskosten etc. bis zu welcher Höhe?
  • Was passiert im Notfall? Wer kümmert sich um einen Ersatz?
  • Welche Technik steht zur Verfügung?
  • Was passiert mit den vorgetragenen Inhalten? Denke hier an alle urheberrechtlichen Fragen rund um den Vortrag, dessen Bewerbung und Dokumentation.

Sei ein guter Gastgeber

So wie du für deine Teilnehmer ein guter Gastgeber bist, betreust du ebenfalls deine Speaker. Am besten hast du jemanden in deinem Team der sich nur um Speaker-Management kümmert. Dazu gehört die Begrüßung, die Begleitung in den Vortragsraum und die erste Hilfe rund um die Technik. Hast du darüber hinaus noch einen Techniker am Mischpult, wird dein Speaker auch von allen Personen in der Session gehört. Ganz egal wie laut oder leise er oder sie spricht.

Denke auch an Getränke am Rednerpult. Wasser ohne Kohlensäure eignet sich am besten.

Kannst du eine Speaker’s Lounge einrichten, werden sich die meisten Vortragenden darüber freuen. Hier können sie ihren Vortrag nochmal durchdenken, ihr Gepäck abgeben oder sich hinterher kurz stärken. Außerdem fördert es das Networking unter den Speakern. Ja, nicht nur deine Teilnehmer auch deine Referenten wollen sich austauschen. Möglichst mit Gleichgesinnten.

Speaker-Management nach der Veranstaltung

Aus den Augen aus dem Sinn? Das muss nicht sein. Auch Referenten freuen sich über ein Erinnerungsfoto, ein Dankeschön und ehrliches Feedback zum Vortrag. Je mehr Gedanken du dir vor deiner Veranstaltung zum Dankeschön machst, desto persönlicher und passender wird es ausfallen. Versprochen.

Schaue dich auf unserem Blog um und finde mehr Informationen rund um professionelles Speaker-Management!