Du möchtest eine Pressekonferenz organisieren und planen? Das kann umfangreiche Vorbereitungen und Entscheidungen erfordern. Doch keine Sorge: Wir haben alle wichtigen Infos für dich zusammengefasst, damit du beim Organisieren den Überblick behältst.

Räumlichkeiten und Uhrzeit der Pressekonferenz organisieren

Beginne die Organisation deiner Pressekonferenz am besten mit dem Termin und der genauen Uhrzeit. Dabei spielt nicht nur dein eigener Terminkalender eine wichtige Rolle, sondern vor allem auch der Arbeitstag der eingeladenen Journalisten. Sportredakteure sind zum Beispiel oft am Wochenende beschäftigt und würden einen Termin in der Woche begrüßen. Auch die Uhrzeit spielt eine wichtige Rolle bei der Planung. Die Mittagszeit oder der späte Nachmittag bieten sich besonders als Zeitpunkt.

Datum und Uhrzeit stehen fest? Dann kannst du jetzt eine Location organisieren. Im Idealfall brauchst du dafür keinen externen Veranstaltungsort zu buchen, sondern lässt die Pressekonferenz in deinen eigenen Räumen stattfinden. So sparst du dir einerseits die Suche nach einer passenden Location und andererseits bekommen die eingeladenen Journalisten dadurch gleich auch noch einen kleinen Eindruck von deiner Firma.

Du hast in deinen eigenen Räumen keine Möglichkeit eine Pressekonferenz durchzuführen? Dann empfehlen wir dir, einen Tagungsraum in einem Hotel anzumieten, das für die eingeladenen Journalisten leicht zu erreichen ist.

Pressekonferenz organisieren: Die Einladungen

Sobald du über Ort und Uhrzeit entschieden hast, ist die Zeit der Verkündung gekommen. Etwa 14 Tage vor dem Termin solltest du die Einladungen mit allen wichtigen Fakten zur per Post oder E-Mail an die Journalisten verschicken:

  •         Wer lädt ein und zu welchem Anlass?
  •         Datum, Wochentag und Uhrzeit der Pressekonferenz
  •         Veranstaltungsort mit einer Wegbeschreibung
  •         Welche Gesprächspartner sind anwesend?
  •         Ansprechpartner für organisatorische Fragen

Verrate aber vorab längst nicht alles, sondern sieh die Einladung zu deiner Pressekonferenz als einen kleinen Teaser an. Gib nur gerade so viele Informationen heraus, dass die Neugier der Journalisten geweckt ist.

In der Einladung solltest du ebenfalls um eine Rückantwort (Zusage/Absage) der Journalisten bitten, um die weitere Planung zu erleichtern.

Catering, Pressemappen & Co.: Das Drumherum der Pressekonferenz planen

Für die Pressekonferenz solltest du dich vorab um ein kleines Catering kümmern. Wie bei einem Workshop sollten Kaffee und Softdrinks bereitstehen. Ein üppiges Buffet ist natürlich nicht notwendig, aber über frisch belegte Brötchen, etwas Obst oder Kuchen werden sich die Journalisten ganz bestimmt freuen.

Sämtliche Infos, die du auf der Pressekonferenz mitteilen wirst, solltest du auch in Form einer Pressemappe verteilen. Den Text dafür kannst du schon während der Planung verfassen und zusammen mit deiner Visitenkarte in die Pressemappe legen. Achte dabei auf einen sachlichen Stil und stelle sich, dass die Pressemitteilung alle wichtigen Informationen und Fakten enthält. Statt ausschweifender Formulierungen solltest du dich auf das Wesentliche beschränken und die einzelnen Abschnitte sauber strukturieren. Das erleichtert die Arbeit der Journalisten im Redaktionsalltag deutlich und verringert das Risiko von Falschmeldungen.

>> Hättest du gerne konkrete Tipps zum Umgang mit der Presse? Hier entlang!

Ein letztes, aber umso wichtigeres Detail solltest du noch für deine Pressekonferenz organisieren: Namensschilder. So können die Journalisten alle Redner direkt mit Namen ansprechen und Zitate auch korrekt zuordnen. Achte darauf, dass die Schilder auch aus der letzten Reihe noch gut lesbar sind.

Die Pressekonferenz nachbereiten

Keine Sorge, der größte Aufwand ist bereits erledigt. Jetzt geht es um wichtige Kleinigkeiten. Falls es einige der angekündigten Journalisten nicht gekommen sind, dann kannst du ihnen jetzt die ausführliche Pressemitteilung zukommen lassen. So haben sie alle nötigen Infos parat, um über dein geplantes Event berichten zu können.

Und zu guter Letzt: Behalte die Medien in den Tagen nach deiner Pressekonferenz ganz besonders im Blick, um die Berichterstattung zu archivieren und gegebenenfalls Falschmeldungen zu korrigieren.