Siobhan O’Rorke, Kommunikationsmanagerin bei Axonic, gibt 6 Tipps, wie E-Mails zum besten Freund eines jeden Veranstalters werden!

Als Eventmanager stehst du im fortwährenden Austausch mit Lieferanten, Auftraggebern, Medien-Partnern, Kunden und gefühlt einer Million anderer Leute, die dir (hoffentlich) dabei helfen, dass dein Event reibungslos ablaufen kann. Da du dich bereits auf diesem Blog befindest, hast du bestimmt schon mitbekommen, wie Eventbrite dir bei Buchungen, der Mitarbeiterrekrutierung und bei Werbeaktionen helfen kann. Dabei handelt es sich um tolle Lösungen! Dennoch bleibt am Ende des Tages ein prall gefüllter Posteingang übrig, voller Informationen, die du allesamt im Blick behalten musst.

Ein ständig überfüllter Posteingang ist definitiv kein guter Wegbegleiter. Um diesem Problem entgegenzuwirken, erhältst du im Folgenden die ersten drei Tipps für dein E-Mail-Management, sodass du möglichst stressfrei durch deinen Arbeitstag kommst:

1. Benutze keine E-Mails

Nein, ich bin nicht verrückt. Lass‘ es mich genauer erklären: Einer der Gründe, wieso die meisten Menschen ungern E-Mail-Programme nutzen, liegt an der falschen Art der Nutzung. Mit dem E-Mail-Programm Arbeit erledigen zu wollen, für die es nicht gemacht wurde, kann ja nur frustrierend enden. Dein E-Mail-Klient ist kein Projektmanager- oder Eventmanager-Tool und auch kein Customer-Relationship-Management-Tool und schon gar keine Verkaufs-Software. Es handelt sich dabei letztlich nur um ein Medium für zeitlich versetzte Kommunikation. Solltest du für alles andere bereits die Eventbrite Veranstalter-App nutzen, befindest du dich schon mal auf dem richtigen Weg.

Schau‘ dir doch mal deinen Posteingang an. Wie viele E-Mails befassen sich mit der Projektverfolgung oder Dokumenten, die sie im CC erhalten, weil jemand denkt, du solltest darüber informiert sein? Wenn du all diese E-Mails los wirst, wie viele E-Mails bleiben dann noch übrig, um die du dich kümmern musst? Ich könnte darauf wetten, dass es bedeutend weniger sind. Fühlst du dich bereit für Veränderung? Dann schau dir doch einmal diese Liste mit 10 verschiedenen Eventmanagement Tools zur Produktivitätssteigerung an. Nutze zuerst eines oder vielleicht zwei der Tools und schau dann dabei zu, wie dein Posteingang sich in kürzester Zeit wie von selbst lichtet.

Gut, nachdem das erledigt ist, schaue dir die folgenden Tipps an, um das unnötige E-Mail-Hin-und-Her zu reduzieren. Ich verspreche dir, dass du dadurch nicht nur weniger Zeit beim Schreiben von E-Mails aufwenden musst, sondern auch wichtige Punkte klarer formulierst und besser mit der Projektverfolgung zurechtkommen wirst.

>> Apropos E-Mail: So kreierst du den perfekten Newsletter!

2. Schreibe Call-To-Actions direkt in deine Betreffzeile

Hierbei handelt es sich um einen weithin bekannten Marketing-Trick. Indem du einen CTA (CTA, zu Deutsch: Handlungsaufforderungen) direkt in die Betreffzeile schreibst, wird deine E-Mail bedeutend häufiger angeklickt. Wahrscheinlich nutzt du CTAs bereits in deinen Event-Akquise-E-Mails (Outreach E-Mails). Aber hast du schon einmal in Betracht gezogen, diese auch in anderen Bereichen zu nutzen?

Vergleiche kurz diese beiden Beispiele:

  1. „Bitte um Feedback: Ideen für einen Tagungsort im Juni für das Fußball-Treffen“
  2. „Tagungsort Infos“

Was denkst du, bei welcher dieser Betreffzeilen erhältst du als Antwort-E-Mail eher wage und bei welcher genaue Antworten? Wenn du die Formulierung des ersten Beispiels nutzt, lasse deine Kommunikationspartner ohne Umwege wissen, was du von ihnen benötigen, und das noch bevor diese ihre E-Mail überhaupt öffnen. Dadurch sparst du Zeit beim Verfassen deiner E-Mails, da die Empfänger ja bereits durch die Betreffzeile die wichtigsten Informationen darüber besitzen, was du von ihnen benötigst. Du musst der E-Mail nur noch die exakten Tagungsort-Informationen anfügen und schon kannst du auf „Senden“ drücken.

Diesen Trick kannst du in vielerlei Hinsicht anwenden:

  • „z.K.: Ticketverkauf-Update Kalenderwoche 5“
  • „DRINGEND mit Bitte um Antwort: Finales Banner-Design fällig am 23.04.16“
  • „Bitte antworten: Vorläufiges Budget für die Müller Hochzeit“

Vergleiche diese Formulierungen mit kurzen und unpräzisen Betreffzeilen, fäll dir vielleicht auf, wie wenig professionell und ineffektiv diese wirken.

>> E-Mail Marketing Tipp’s von Profis! Hier ließt du mehr…

3. Nutze deine Signatur für kostenlose Werbung 

Der jüngste Radicati-Bericht zeigt, dass im professionellen Bereich durchschnittlich 122 E-Mails pro Tag versendet werden. Wie bereits herausgearbeitet, versenden Eventmanager wohl noch deutlich mehr jeden Tag. Wieso solltest du diese hunderte von E-Mails also nicht zu deinem Vorteil nutzen?

Eine tolle Möglichkeit, um gratis Werbung für deine kommenden Events zu machen, besteht im Einfügen einer Call-To-Action sowie eines Links direkt in deine Signatur. Selbst wenn die E-Mail nichts mit dem Event zu tun hat, bekommst du dadurch kostenlose Werbung. Selbst wenn diese E-Mail nur von einer Person gelesen werden sollte, kann das zum Verkauf von einem oder mehreren Tickets führen.

Wenn du die Werbung in deiner Signatur gleich richtig angehen willst, kannst du dazu auch ein Signatur-Tool wie Crossware oder Black Pearl Mail nutzen. Damit wird nicht nur deine Signatur großartig aussehen, du kannst auch auffällige CTAs für deine Events gestalten und in die Signatur integrieren.

Siobhan wird dir kommende Woche drei weitere Tipps geben, wie du deinen E-Mail Posteingang als Veranstalter optimierst. So sind dir E-Mails keine Last mehr, sondern große Hilfe!

Was sind deine Lieblings-Tricks bei der täglichen Arbeit mit E-Mails? Teile sie mit uns im Kommentarbereich oder tweete uns unter @EventbriteDE

 

Über Siobhan:
Siobhan O’Rorke ist Marketing- und Kommunikationsmanagerin bei Axonic (den Machern der Lookeen Desktop Suche – einem Tool, das hilft, Zeit bei der Suche und beim Archivieren von E-Mails und Desktop-Dateien zu sparen). Sie versendet (und erhält) jeden Tag unzählige E-Mails, weshalb Ihr die Tipps im Umgang mit dem Posteingang in Fleisch und Blut übergangen sind.


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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