Kommt es dir auch so vor, dass der Kampf um die Teilnehmer von Corporate Events härter geworden ist? So ist es auch!

Die Zahl der Firmenevents nimmt zu. Bei so vielen Produkteinführungen und Konferenzen muss deine Veranstaltung herausstechen und einwandfrei sein. Ein Schritt in die falsche Richtung kann deinem Gewinn – und deiner Marke – schaden.

Möchtest du sicherstellen, dass dir nichts entgeht? Dann ist diese Checkliste genau das Richtige für die Planung von deinem Corporate Event.

Bevor wir ins Detail gehen, sollten wir eine wichtige Frage vorab klären:

Was sind Corporate Events?

Bei Corporate Events handelt es sich um Events mit dem Ziel der internen Kommunikation in einem Unternehmen. Dabei können verschiedene Ziele verfolgt werden: Belohnung von deinem Team für die gute Leistung, Einführung eines neuen Produktes oder einer neuen Geschäftsstelle, Kooperationen mit neuen Partnern, Tagungen oder Training und Weiterbildung deiner Kunden und vieles mehr.

Corporate Events können außerdem in Größe und Budget variieren: von einem Abendessen für das Marketing-Team oder Konferenz bis hin zu einem 5-tägigen Ausflug für deine besten Kunden ins Ausland. Der Ausmaß hängt ganz von dem Zweck und der Zielgruppe des Corporate Events ab.

8-12 Monate vor dem Corporate Event

In dieser Planungsphase legst du den Grundstein für den Erfolg deiner Veranstaltung.

1. Lege deine Ziele und Vorgaben fest

  • Was ist der Zweck deines Firmenevents?
  • Wie viele Personen möchten persönlich teilnehmen? Wie viele beobachten den Livestream?
  • Willst du mit deiner Veranstaltung Gewinn erzielen? Wenn ja, wie viel?
  • Sind die Tickets kostenlos? Müssen die Teilnehmer bestimmte Voraussetzungen erfüllen?
  • Wo findet dein Corporate Event statt?

2. Erstelle ein grobes Budget

  • Planst du einen Kredit zu nehmen? Bestimme die Summe basierend auf den Ausgaben der vergangenen Events.
  • Die restliche Summe kannst du auf Basis einer wohlbegründeten Vermutung festlegen.

3. Wähle ein Format und das Thema aus

  • Überlege dir Eventformate (Incentive, Konferenz, Abendessen), die zu deinen Zielen passen.
  • Analysiere, wer an deiner Veranstaltung teilnimmt, und wähle ein Thema, das bei deinem Publikum ankommt.

4. Wähle die Stadt, die Location und deine Zulieferer aus.

  • Welche Stadt würde für dein Corporate Event am besten passen?
  • Wie viele Personen werden an deiner Veranstaltung teilnehmen?
  • Bietet die Location ein starkes und zuverlässiges WLAN?
  • Verfügt der Veranstaltungsort über die Infrastruktur, die du benötigst?
  • Gibt es lokale Anbieter, auf die du dich verlassen kannst?

5. Wähle ein Datum

  • Wähle ein optimales Datum und ein Ersatzdatum, für den Fall der Fälle.

6. Beginne mit der Rednersuche

  • Suche nach Speakern, die auf ähnlichen Events wie deins vorgetragen haben und zu dem Thema beitragen können.
  • Stelle eine Liste deiner idealen Redner zusammen.
  • Fasse dein Angebot an potenzielle Speaker zusammen, bevor du dich an sie wendest.
  • Kontaktiere die gewünschten Redner und lade sie ein.

7. Begebe dich auf die Sponsorensuche

  • Überlege dir, welche Gegenleistung du den Sponsoren bieten kannst.
  • Suche bei ähnlichen Veranstaltungen, wer sie unterstützt hat.
  • Stelle eine Liste deiner gewünschten Sponsoren zusammen.
  • Segmentiere deine Gäste, um ihren Mehrwert für die Sponsoren zu verstehen.
  • Bestimme den Marktpreis deiner Sponsoring-Pakete.

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3-4 Monate vor dem Corporate Event

Die Grundlagen stehen! Bevor der Ticketverkauf startet, solltest du dein Firmenevent noch final anpassen.

8. Redner bestätigen

  • Unterschreibe Verträge mit deinen Rednern und Diskussionsteilnehmern.
  • Erstelle eine Agenda, die deine Teilnehmer geistig immer aktiv hält.
  • Sammele Informationen und Fotos von deinen Rednern, die du präsentieren kannst.
  • Organisiere Unterkünfte, sowie An- und Abreise für Redner deines Firmenevents.

9. Regele deine Finanzen

  • Wähle deine Ticketing- oder Registrierungsanbieter aus.
  • Finalisiere deine Sponsoringpakete.
  • Lege die Ticketpreise für dein Corporate Event fest.

10. Erstelle deine Event-Webseite

  • Erstelle Event-Beschreibungen und Bilder, die das Teilnehmererlebnis und die Stimmung vermitteln.
  • Aktualisiere deine Webseite (bei wiederkehrenden Ereignissen) oder erstelle eine Webseite für deine neue Veranstaltung.
  • Stelle sicher, dass deine Webseite den erhöhten Traffic in Spitzenzeiten bewältigen kann.
  • Überprüfe, ob deine Webseite mobil optimiert ist.

11. Beginne mit der Werbung deines Corporate Events

  • Erstelle Werbematerialien, die auf deine Event-Marke abgestimmt sind.
  • Mache auf deine Veranstaltung via E-Mail und Social Media aufmerksam.
  • Schreibe Blog-Posts über dein Firmenevent.
  • Erstelle ein Werbevideo.

12. Kläre alle Details mit der Location

  • Arbeite mit dem Caterer bei der Menüabstimmung zusammen.
  • Überprüfe, ob gut funktionierende Technik und WLAN vorhanden sind.
  • Gehe die Sicherheitsbedürfnisse und -pläne mit deinem Team durch.
  • Stelle sicher, dass du über spezielle Genehmigungen, Lizenzen und Versicherungen verfügst.
  • Entscheide über passende Beschilderung (Plakate, Aushänge, Flaggen…).

13. Entwerfe einen Zeitplan

  • Erstelle einen Entwurf für den Zeitplan deines Firmenevents.

2 Monate vor dem Corporate Event

Schon Monate vor der Veranstaltung kannst du die Spannung aufbauen und (falls noch nicht alle Tickets ausverkauft sind) potenzielle Gäste zur Registrierung anregen!

14. Versende Erinnerungsmails

  • Spreche die Teilnehmer via E-Mails und Social Media Kanäle ein.
  • Kontaktiere regelmäßig Redner, Diskussionsteilnehmer und Sponsoren, damit sie sich nicht vernachlässigt fühlen.
  • Kontaktiere Lieferanten, um sie an die Abmachungen zu erinnern.

15. Erstelle Werbeaktionen, um genügend Teilnehmer zu akquirieren

  • Überzeuge die Last-Minute-Teilnehmer mit dedizierten E-Mail- oder Social-Media-Aktionen.

1 Woche vor dem Corporate Event

Dein Firmenevent ist nur noch eine Woche entfernt, aber es gibt noch einige Sachen, um die du dich kümmern solltest.

16. Finalisiere die Abläufe und den Plan deiner Veranstaltung

  • Stelle sicher, dass jeder aus deinem Team den gleichen Zeitplan hat.

17. Kommuniziere die endgültigen Details an deine Partner

  • Informiere die Caterer und die Location über die finale Teilnehmeranzahl.
  • Bestätige die Lieferzeiten und den Ablauf mit den Zulieferern, einschließlich ihrer Ankunfts- und Aufbauzeit.
  • Überprüfen WLAN und die Technik erneut.

Geschafft – jetzt steht deinem Event nichts mehr im Weg und du kannst dich auf den Tag des Events vorbereiten. Viel Erfolg!