Du möchtest eine Party organisieren? Dann sorge dafür, dass sie unvergesslich wird. Wie das funktioniert? Unser Guide verrät es dir. Mit Tipps, Tricks und Know-how wirst du eine gelungene Party planen, an die sich deine Gäste noch lange Zeit erinnern werden.

Inhaltsverzeichnis

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Party-Arten: Welche Party möchtest du planen?

Jede Party ist anders. Deshalb kann man sie auch so schlecht wiederholen. Bevor richtig damit loslegst, deine Party zu planen, sammle erst mal Party-Ideen für deine Feier. Mit unserer Übersicht über verschiedene Party-Arten fällt dir das leichter.

Überraschungsparty

Bei der Überraschungsparty weiß die- oder derjenige bis zum Schluss gar nicht, dass ihr oder ihm zu Ehren eine Party organisiert wurde. Möchtest du jemanden mit einer Feier der Extraklasse überraschen? Dann kannst du dich hier schlau machen und die Party direkt planen.

Heimlich, still und leise: So veranstaltest du eine geniale Überraschungsparty

Bad-Taste-Party

Schlechter Geschmack ist kein Zufall. Zumindest wenn es um eine Bad-Taste-Party geht. Kitsch, Neon-Farben und regelrechte Geschmacks-Verirrungen sind hier genau richtig, um die Party zu planen. Hier bekommst du die besten Party-Ideen für eine Bad-Taste-Party.

Der Geschmack hat Feierabend: So planst du die geschmackloseste Bad-Taste-Party

Babyparty

Deine beste Freundin erwartet Nachwuchs? Dann ist eine Babyparty genau die richtige Party-Art, die du als nächstes organisieren solltest. Brauchst du ein paar Tipps, wie du solch eine Party planen kannst? Dann schau dir unseren Ratgeber an – so machst du alles richtig.

Zu Ehren der werdenden Mutter: Wie du eine liebevolle Babyparty auf die Beine stellst

Rooftop-Party

Sommer, Sonne, Rooftop-Party. Keine der anderen Party-Arten schafft dieses ganz besondere Freiheits-Gefühl einer Party über den Dächern der Stadt. Gemeinsam den Sonnenuntergang erleben und anschließend die Nacht zum Leben erwecken: Mit unseren Tipps machst du deine Rooftop-Party zum Highlight des Sommers.

So wird deine Rooftop-Party ein voller Erfolg. Jetzt lesen!

Silvesterparty

Der Jahreswechsel wird überall gefeiert. Wir zeigen dir, wie du zu Silvester eine wirklich gelungene Party planen und organisieren kannst. Worauf solltest du achten und wann solltest du mit der Organisation beginnen? Wir haben ein Feuerwerk an Infos für dich.

Die perfekte Silvesterparty: 10 Tipps für die Planung deiner Silvesterparty

Super-Bowl-Party

Das große Finale im American Football zieht hunderte Millionen Menschen weltweit in seinen Bann. Möchtest du eine Super-Bowl-Party planen? Dann informiere dich hier. Denn bei Party-Arten, die nur einmal im Jahr stattfinden können, solltest du nichts dem Zufall überlassen.

Touchdown: So punktest du mit einer starken Super-Bowl-Party

Valentinstagsparty

Hat Amors Pfeil dich getroffen und jetzt bist du auf der Suche nach Party Ideen für eine einmalige Valentinstagsparty? Unsere Vorschläge sind zum Verlieben – und auch durchaus für Singles geeignet.

Love is in the air: Das Rezept für eine traumhafte Valentinstagsparty. Gleich lesen!

Halloweenparty

Schön-schaurig und ein bisschen gruselig darf es sein, wenn du eine Halloweenparty organisieren möchtest. Und wie sorgst du dafür, dass deine Halloweenparty garantiert ein Erfolg wird? Das verraten wir dir.

Ausverkauft: So schmeißt du die perfekte Halloweenparty

Fashion Party

Laufsteg-Action aus der Front Row genießen: Wenn du selbst nicht auf der Fashion Week sein kannst, dann veranstalte einfach eine Fashion Party und schaue dir mit deinen Gästen die wichtigsten Shows an. Was brauchst du dafür und wie solltest du die Party planen? Wir haben vier wichtige Tipps für dich.

Fashion Party bei dir zu Hause: So kommt echtes Fashion-Week-Feeling auf

Das Wichtigste zuerst: Die Eckdaten deiner Party planen

Bevor du richtig loslegst und das Planen deiner Party Gestalt annimmt, solltest du die wichtigsten Eckdaten für dein Event festlegen. Auf jeden Fall sind das Datum und Uhrzeit deiner Veranstaltung. Wähle den Termin clever, sodass deine Gäste einerseits Zeit haben und du andererseits auch genug Zeit hast, um die Party zu planen. Denke auch an die Uhrzeit: Wann erwartest du deine Gäste und wann geht deine Party zu Ende? Je eher du diese Eckdaten festlegst, desto besser kannst du deine Party organisieren.

Das Budget: Behalte unbedingt den Überblick über deine Party-Kosten

So gelungen wie dein Event sollte auch deine Party-Kalkulation sein. Mit anderen Worten: achte unbedingt darauf, dass dein Budget mit deinen Party-Kosten vereinbar ist. Das ist leichter gesagt als getan. Und deshalb haben wir für dich das ultimative Tool für die Party-Kalkulation. So behältst du alle Ausgaben im Blick und kannst ganz unbesorgt deine Party planen.

So gelingt die Party-Kalkulation: Mit diesem Tool behältst du deine Finanzen im Blick. Jetzt herunterladen!

Alternativ kannst du natürlich auch selbst Buch führen und deine Ausgaben sinnvoll organisieren. Dafür reichen Zettel und Stift bei kleineren Partys oft schon aus. Wenn du aber eine umfangreiche Party organisieren möchtest, dann raten wir dir zu unserer Vorlage. Allein schon die Kalkulation für Essen und Getränke kann nämlich schnell unübersichtlich werden. Doch keine Sorge: Auch damit helfen wir dir weiter.

Snacks und Drinks: Ideen und Kalkulation für deine Party

Ganz bestimmt bist du zuerst auf der Suche nach Ideen für Party-Essen. Einfach mal aus dem Stehgreif die richtigen Snacks auszuwählen, ist nämlich gar nicht so einfach. Schließlich soll die kulinarische Versorgung deiner Gäste auch optimal zu deiner Party passen. Grundsätzlich hast du drei Möglichkeiten:

1.     Gäste bringen selbst Essen mit

Wenn du nur eine kleine Party planen möchtest und deine Gäste gut kennst, dann kannst du sie einfach bitten, selbst ein paar Snacks mitzubringen. Wenn jeder ein paar eigene Ideen für Party-Essen hat, dann bekommst du im Handumdrehen eine vielfältige Auswahl, an der deine Gäste Freude haben werden.

Vorteil: Kaum Aufwand, günstig

Nachteil: Nur für kleine Partys gut geeignet

2.     Du bereitest das Essen selbst vor

Ob kleine Snacks oder ein fulminantes Mahl: Wenn du deine Gäste selbst bewirtest, kannst du ihnen ein perfekt abgestimmtes Party-Essen bieten. Ideen kannst du nach Belieben umsetzen und für so manche Überraschung sorgen. Schließlich weiß bis zum Schluss niemand, welches Essen du für die Party vorbereitest.

Vorteil: Entspricht zu 100 Prozent deinen Vorstellungen

Nachteil: viel Aufwand für dich

3.     Du bestellst ein Catering für deine Party

Ideal für größere Veranstaltungen oder wenn du bei der Party-Planung das Essen gerne an einen Profi abgeben möchtest: Ein professionelles Catering für deine Gäste. Weder du noch deine Gäste brauchen sich um die Zubereitung zu kümmern – und gute Caterer haben meist auch echt gute Ideen für dein Party-Essen.

Vorteil: Kaum Aufwand, Essen passt optimal zu deiner geplanten Party

Nachteil: Kann teuer werden

Je nach Anlass und Größe deiner Party wirst du bestimmt schnell zu einer der drei Möglichkeiten tendieren. Doch was solltest du deinen Gästen nun kredenzen? Hier sind ein paar Ideen für abwechslungsreiches Party-Essen:

Stullen
pizzatorte
salzige cake pops

4. Getränke für deine Party kalkulieren

Mindestens genauso wichtig wie gutes Party-Essen sind die richtigen Getränke in ausreichender Menge. Schon beim Planen deiner Party solltest du deshalb grob abschätzen, wie viel deine Gäste wohl trinken werden. Das betrifft nicht nur alkoholische Getränke, sondern natürlich auch Softdrinks.

Am einfachsten kannst du die Getränke für deine Party kalkulieren, indem du einen Getränke-Kalkulator verwendest. So bekommst du auch bei vielen Gästen schnell einen Überblick über den Bedarf. Nutze zum Beispiel die Eventbrite-Vorlage und trage alle Infos ein – schon kannst du deine Party sicher planen und wirst auf jeden Fall ausreichend Drinks am Start haben.

Getränke kalkulieren leicht gemacht: Lade dir hier die Eventbrite-Vorlage herunter!

Wenn du einen groben Überblick über die Menge der Getränke hast, brauchst du sie bloß noch zu besorgen. Und genau wie beim Party-Essen hast du auch bei den Getränken wieder verschiedene Möglichkeiten. Wenn du eine kleine Party mit wenigen Gästen planst, dann können die Gäste auch Getränke selbst mitbringen. Ganz besonders auch dann, wenn sie auch schon beim Essen mithelfen. Alternativ kannst du die ermittelte Getränkemenge auch selbst im Getränkemarkt auf Kommission kaufen. Ungeöffnete Flaschen oder Getränke-Kisten kannst du nach deiner Party einfach wieder zurückbringen. So bezahlst du nur wirklich das, was deine Gäste auch getrunken haben. Um auf Nummer Sicher zu gehen, kannst du deshalb auch einen kleinen Puffer einplanen und etwa 10 bis 20 Prozent mehr einkaufen, als du kalkuliert hast.

Oder hast du Lust auf Freigetränke? Dann haben wir noch einen Tipp für dich. Je nachdem, was für eine Party du planen möchtest, kommt womöglich auch Party Sponsoring in Frage. Dabei versorgt dich ein Getränke-Hersteller mit seinen Köstlichkeiten und alles geht aufs Haus.

Sponsoring für deine Party: So kannst du deine Party sponsern lassen

Die ideale Location für deine Party organisieren

Besondere Anlässe erfordern auch besondere Partylocations. Und selbst bei einer vergleichsweise kleinen Party kann das Ambiente einer außergewöhnlichen Location für einen bleibenden Eindruck bei deinen Gästen sorgen. Doch wie solltest du es anstellen? Ganz einfach: Wenn du eine Location für deine Party planen und organisieren möchtest, brauchst du zuerst einmal einen Überblick. Welche Locations liegen im Einzugsgebiet deiner Gäste und welche Örtlichkeit eignet sich am besten für deine geplante Party? Hier kommen Location-Plattformen ins Spiel. Die haben es sich zur Aufgabe gemacht, dir passende Partylocations auf einem Silbertablett zu servieren. So kannst du ganz entspannt eine Party-Location mieten.

Besuche zum Beispiel Eventinc, Spacebase oder Location-suchen.de und stöbere die verfügbaren Locations durch. So kommst du schnell auf die besten Locations deiner Region und kannst deine Party entspannt planen.

Bevor du aber direkt das erstbeste Angebot wahrnimmst, achte unbedingt auf wichtige Details. Stelle unbedingt die richtigen Fragen und vereinbare einen Termin zur Besichtigung. Schließlich kannst du deine Party nur richtig planen, wenn du die Location vorab schon einmal unter die Lupe genommen hast. Bei der ersten Begehung deiner Partylocation solltest du eine Checkliste mitnehmen, damit du auch wirklich an alles denkst. Genau solch eine Checkliste für Event-Profis haben wir für dich entwickelt. Einfach ausdrucken und Punkte für Punkt abhaken.

Partylocation Checkliste: So denkst du an alles Wichtige bei der Begehung

Party Einladung: So lädst du deine Gäste stilvoll und zeitgemäß ein

Ohne Einladung keine Gäste – ohne Gäste keine Party. Zwar hat die Party-Einladung nicht direkt etwas mit dem Planen deiner Party zu tun. Dafür ist sie umso wichtiger für den Erfolg deines Events. Schließlich möchtest du, dass alle eingeladenen Gäste zusagen und sich den Termin rechtzeitig freihalten.

Wie sieht also die perfekte Party-Einladung aus? Wenn es nach uns geht, hat sie ein abgestimmtes Design, das mit deiner geplanten Party harmoniert. Und sie ist digital. Warum empfehlen wir keine Einladungskarten? Zu einer Party versendet heutzutage kaum noch jemand Einladungen aus Papier. Hochoffizielle Anlässe klammern wir hier mal aus. Einerseits sparst du dir zusätzliche Kosten für Papiereinladungen und andererseits kannst du mit digitalen Einladungen viel besser deine Party planen. Denn du siehst die Zusagen sofort und deine Gäste können die Party ebenfalls besser einplanen, denn sie machen sich einfach einen Termin in ihrem digitalen Kalender und lassen sich rechtzeitig vorher von ihrem Smartphone daran erinnern, dass bald die Party des Jahres ansteht. Eine Papiereinladung wäre bis dahin womöglich längst unter die Räder gekommen. Termin versäumt, ein Gast weniger, ganz klarer Nachteil.

Ein weiterer Vorteil hingegen ist der geringe Aufwand, den du für eine digitale Einladung aufbringen musst. Gerade wenn du dabei bist, eine Party zu planen, kommen viele Aufgaben gleichzeitig auf dich zu. Da ist jeder gesparte Aufwand eine echte Wohltat. Und wenn wir dir jetzt sagen würden, dass du für eine digitale Einladung nur wenige Minuten benötigst – würdest du es ausprobieren? Das solltest du auf jeden Fall machen, denn es dauert wirklich nicht lange und bietet dir jede Menge Vorteile.

Digitale Einladungen mit Eventbrite erstellen: Hier geht es weiter

Party Promotion planen: Nutze Party-Marketing und Werbung effizient

Wenn du gerade dabei bist, eine große Party zu planen, dann sorgt gezielte Party-Promotion für eine randvolle Gästeliste. Erstelle zum Beispiel ein Event auf Eventbrite und gleichzeitig auch ein Facebook-Event für deine Party. So erreichst du viele potenzielle Gäste auf einmal. Deine Party wird im Veranstaltungskalender geführt und ist sofort auffindbar. Und das alles innerhalb von wenigen Minuten.

Beispiel gefällig? Hier siehst du die anstehenden Rooftop-Partys in Berlin

Du möchtest noch mehr Promo für deine Party planen? Dann organisiere dir weiteres kostenloses Party-Marketing. Mit ein paar Tricks kannst du nämlich online echt viel erreichen. Um dabei den Überblick zu behalten, haben wir für dich eine Checkliste für kostenlose Eventvermarktung zusammengestellt. Von Social Media über Content Marketing bis zu Partnernetzwerken, Offlinevermarktung und Direktansprache findest du darin alle wichtigen Infos zur Party-Promotion, damit dein Event ein voller Erfolg wird.

Kostenloses Eventmarketing für deine Party organisieren: Hier die Checkliste herunterladen

Musik für deine Party planen: Playlist oder DJ?

Musik gehört einfach auf jede gute Party, oder? Stell dir vor, du würdest eine Party planen, die ohne akustischen Wohlgenuss auskommen müsste. Deine Gäste wären wohl ziemlich perplex. Deshalb ist das Thema Musik besonders wichtig, wenn du eine Party organisieren möchtest.

Die Frage aller Fragen: Eigene Playlist spielen oder professionellen DJ engagieren? Eine Faustregel: Je größer die Party, desto eher solltest du einen Profi buchen. Andererseits gibt es mittlerweile auch wirklich gute Alternativen, wenn du deine Gäste mit einer eigenen Party-Playlist beschallen möchtest. Die Kunst dabei ist es natürlich, den Geschmack deiner Gäste zu treffen und für ausgelassene Stimmung zu sorgen. Das solltest du beim Zusammenstellen deiner Party-Playlist auf jeden Fall immer vor Augen behalten.

Beginne mit diesen 11 Songs und baue deine Playlist anschließend weiter aus

Je nach Motto, beliebtem Genre und Geschmack deiner Gäste kannst du auch auf DJ Playlists zurückgreifen. Ein spannendes Tool dafür ist zum Beispiel Serato. Dort stellen DJs von der ganzen Welt ihre gespielten Playlists online. Es gibt also jede Menge Inspiration, damit du die beste Musik für deine Party planen kannst.

Entscheide dich möglichst frühzeitig, ob du selbst eine Party-Playlist abspielen oder ob du einen DJ engagieren möchtest. Schließlich geht es dabei nicht nur um dein kostbares Budget, sondern auch um weitere organisatorische Fragen, zum Beispiel die Absprache mit deiner Location, den Technik-Aufbau und so weiter. Je eher du die Entscheidung also triffst, desto besser kannst du deine Party planen.

Drei weitere Tipps, um deine Party zu organisieren

Zum Schluss haben wir noch drei Tipps für dich, damit du deine Party wirklich perfekt organisieren kannst.

  1.     Schaffe eine klare Struktur bei der Organisation

Ob du deine Party alleine planen möchtest oder gemeinsam im Team: Party-Organisation kann schnell unübersichtlich werden. Halte dich deshalb an deine Checklisten, verteile Kompetenzen und erstelle dir vorab einen Zeitplan. Bei umfangreichen Partys kann dir auch ein Projektmanagement-Tool wie zum Beispiel Agantty gut weiterhelfen.

  1.     Besuche Partys

Klingt nach einer Menge Spaß, ist es auch – aber nicht ausschließlich. Wenn du selbst eine Party planen möchtest und mit dem Blick eines Veranstalters auf andere Partys gehst, wirst du schnell bemerken, worauf es wirklich ankommt. Von gelungenen Veranstaltungen kannst du dir eine Scheibe abschneiden und bei mittelmäßigen Partys sofort analysieren, woran es liegt. Das kannst du dann bei deiner eigenen Party-Organisation besser machen.

Wann findet die nächste Party in deiner Nähe statt? Hier kannst du deine Recherche starten

  1. Sei pedantisch, aber nicht zu sehr

Gute Party-Organisation ist die halbe Miete. Doch in den meisten Fällen wirst du deinen vorab geschmiedeten Plan nicht zu 100 Prozent umsetzen können. Und das ist völlig normal. Sei dir dessen also bewusst und reagiere möglichst gelassen auf Unvorhergesehenes.

Jetzt bist du bestens gerüstet, um deine Party planen und organisieren zu können. Wir wünschen dir eine reibungslose Vorbereitung, viele Gäste und eine rundum gelungene Party!

 

Beitragsbild von Kristina Evstifeeva