Was ist eine No-Show Rate? Wir erklären dir eine der wichtigsten Veranstalter-Kennzahlen! 

No-Show Rate: Welcher Veranstalter kennt es nicht? Man kalkuliert sein Budget anhand von verkauften Tickets oder Zusagen für das Event, bucht dementsprechend die passende Location, organisiert ausreichend Verpflegung und engagiert genügend Personal. Doch am Ende stellt man fest, dass einige Gäste nicht erscheinen und man auf einem Teil der Kosten sitzen bleibt.

Dabei handelt es sich um die sogenannte No-Show Rate. Worte, welche Veranstaltern, Hotelsmanagern, Restaurantbesitzern und Fluggesellschaften bereits bei einfacher Erwähnung Schweißperlen auf die Stirn treiben. Doch was ist eigentlich eine No-Show Rate? Warum ist diese Kennzahl so wichtig? Welche Faktoren beeinflussen sie und wie kann man sie eventuell sogar berechnen?

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Was ist eine No-Show Rate?

Als No-Shows bezeichnet man die Personen, die trotz Zusage, gekauftem Ticket oder reserviertem Hotelzimmer nicht erscheinen. Die Krux an der Sache dabei ist, dass diese Leute ihr Fernbleiben nicht kommunizieren, sondern schlicht und einfach nicht auftauchen ohne abzusagen.

Da es stets eine feste Anzahl an Menschen ist, die dieses Verhalten an den Tag legen, gehen Firmen mittlerweile dazu über, etwa Hotels oder Flugzeuge leicht zu überbuchen um dem zu erwartenden Ausfall durch die No-Show Rate zuvorzukommen. Dies kann allerdings auch zu Problemen führen, wenn dann tatsächlich alle Kunden erscheinen. Wie man mit einem solchen Fall NICHT umgeht, hat jüngst United Airlines vorgemacht.

Warum ist die No-Show Rate so wichtig?

Die No-Show Rate zu ignorieren kann einen über kurz oder lang in Schwierigkeiten bringen. Wer etwa blauäugig davon ausgeht, dass alle Teilnehmer, die im Vorfeld einer Veranstaltung zugesagt haben, auch kommen werden, wird es schlussendlich schwer haben, den festgelegten Umsatz auch zu erreichen. Wenn man im Zuge dessen etwa den Caterer oder die Location nicht bezahlen kann, drohen nicht nur zusätzliche Kosten, sondern auch eine Schädigung des eigenen Rufs als Veranstalter.

Dieser steht auch bei Events auf dem Spiel, bei denen ein Ticketverkauf bereits im Vorfeld stattfindet. Hier kennt man die Ticketerlöse zwar bereits, doch eine halbleere Location wegen zu geringem Kontingent ist ebenso schädigend für das eigene Image.

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Welche Faktoren beeinflussen die No-Show Rate und wie berechnet man sie?

Die No-Show Rate hängt von derart vielen Faktoren ab, dass sie sich beim ersten eigenen Event quasi nicht im Vorfeld berechnen lässt. folgende Faktoren sollte man jedoch immer miteinbeziehen:

Ticketpreis: Ganz klar, dass die No-Show Raten bei Events mit hochpreisigen Tickets in der Regel eher gering sind. Bei kostenfreien Events rechnet man aber mit einer No-Show Rate von 40-60%.

Ticketingtool: Mit einem Tool wie Eventbrite kannst du deine No-Show Rate eindämmen. Menschen die sich verbindlich für ein kostenfreies Event auf einer Plattform registrieren und mindestens ihre E-Mail-Adresse hinterlassen kommen wahrscheinlicher zu deinem Event also solche, die nur bei einem Facebook-Event zusagen.

Wetter: Indoor-Events konkurrieren gerade im Sommer mit Badeseen und Biergärten. Aber auch im Winter kann sich die Wetterlage auf die Motivation deiner Teilnehmen auswirken. Herrscht draußen ein Hagelsturm, überlegst du selbst dir auch ganz genau ob es sich lohnt das Haus zu verlassen.

Konkurrenz-Veranstaltungen: Ein Event, das deinem sehr ähnelt oder sich mit dem gleichen Thema beschäftigt, beeinflusst deine No-Show Rate dramatisch. Vor Festlegung des Datums für dein Event solltest du deshalb unbedingt eine sorgfältige Recherche betreiben, um genau das zu verhindern.

Zielgruppe: Wenn es sich bei deiner Zielgruppe um Studenten handelt, hast du vermutlich eine höhere No-Show Rate als bei berufstätigen Teilnehmern von Events.

Erreichbarkeit deiner Eventlocation: Befindet sich beispielsweise die Location für dein Festival mitten im Wald, die nächste Bus- oder Bahnstation 30 Minuten zu Fuß entfernt und es gibt keinerlei Shuttle-Service, dann ist deine No-Show Rate höher. Sorgst du dafür, dass deine Eventlocation einen großen Parkplatz hat und mit den ÖPNV gut zu erreichen ist, dann schlägt auch dies zu Buche.

Häufigkeit deines Events: Dieser Faktor ist ein ganz klarer Fall von FOMO. Die „Fear of Missing Out“ (die Angst etwas zu verpassen) wächst selbstverständlich, wenn deine Veranstaltung nur einmal im Jahr, oder gar alle drei Jahre statt findet. Auch dieser Faktor beeinflusst deine No-Show Rate. Diese liegt bei Events mit den gleichen Inhalten, die ein Mal im Monat, oder gar wöchentlich stattfinden höher.

Fazit 

Das Zusammenspiel all dieser Faktoren ist hochkomplizierte Wahrscheinlichkeitsrechnung. Die No-Show Rate also im Voraus zu berechnen ist schwer, bis unmöglich.

Im Nachhinein lässt sich diese jedoch wunderbar durch einen Abgleich der verkauften Tickets mit den letztendlich eingescannten, berechnen. Der dabei entstandene Prozentwert dient dann als Richtwert und grobe Orientierung für kommende Veranstaltungen. Mit den Eventbrite Eventberichten kannst du dir den passenden Bericht zur Berechnung deiner No-Show Rate jederzeit herunter laden.