Du brauchst Namensschilder oder Event-Badges für dein Event? So kompliziert ist das gar nicht – befolge diese 5 goldenen Regeln um dich mit deinen Event-Badges nicht zu blamieren.

Namensschilder und Event-Badges sind nützlich für Networking-Events jeglicher Art, nicht nur für große Kongresse, sondern auch für Business Workshops oder Seminare. Ob Namenssticker oder Event-Badges, sie verbessern das Besuchererlebnis und erleichtern das Networking erheblich.

Als Veranstalter kannst du mit einem guten Badge- oder Namensschild-Druckverfahren viel Zeit sparen. Voraussetzung ist allerdings, dass sich der Druck beim Einchecken und Registrieren nicht negativ auf das Event-Erlebnis deiner Teilnehmer auswirkt. Schließlich ist dieser Teil deiner Veranstaltung der erste wichtige Eindruck, das gelingt aber nur dann, wenn du auf ein paar Regeln achtest.

Regel 1: Achte auf die Lesbarkeit von Namen und Unternehmen

Entscheide dich für ein Namensschild-Design, bei dem Name und Unternehmen gut lesbar sind. Die Lesbarkeit dieser beiden Komponenten ist die Grundvoraussetzung für gute Namensschilder. Das mag dir jetzt vollkommen selbstverständlich vorkommen, doch leider sieht man diesen Fehler immer wieder. Spätestens, wenn du das nächste mal auf einem Event bist und auf die Brust deines Gesprächspartners starren musst weißt du, dass es doch noch nicht ganz so selbstverständlich ist.

Die goldene Regel lautet: Weniger ist mehr. Möchtest du dennoch neben dem Namen und Unternehmen noch einen Arbeitstitel oder ein Land hinzufügen, dann trenne diese Informationen in verschiedene Zeilen auf und fette die wichtigsten Informationen. Achtung: Idealerweise stehen auf deinem Badge oder Namensschild nur zwei Zeilen, absolutes Maximum sollten 4 Zeilen sein.

Regel 2: Nutze Event-Badges mit zwei Halterungen

Event-Badges, die nur an einem mittigen Punkt an den Lanyard (das Band zum Umhängen, an das ein Badge gehängt wird) befestigt wird, hat einen deutlichen Nachteil: Es dreht sich bei Bewegung. Um dann sicher zu sehen, dass dein Badge inkl. allen wichtigen Informationen immer zu sehen ist, musst du beide Seiten des Event-Badges bedrucken – das bedeutet Extrakosten. Dabei ist dieses Problem schnell gelöst: Und zwar mit Badges, bei denen das Lanyard (mit zwei Haken) an den beiden äußeren Seiten befestigt wird. So dreht sich dein Badge nicht mehr und du musst nur eine Seite bedrucken.

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Wenn du dann nur eine Seite des Event-Badges bedruckst sparst du mit der anderen Seite nicht nur Geld, du kannst mit ihr sogar Geld machen. Verkaufe die Rückseite deines Badges an einen Sponsoren. Oder du verwendest sie ganz einfach um praktische Informationen wie das Programm oder einen Lageplan abzubilden.

Regel 3: Drucke die Event-Badges bereits im Voraus

Lass dein Badge im Voraus drucken. So kannst du Design und Logoplatzierung im Voraus organisieren und sicherstellen, dass dein Event-Badge richtig gebrandet ist. Denke an die Platzierung deiner eigenen Logos und die deiner Hauptsponsoren. Du kannst dann deine Badges in großer Auflage vorbestellen und somit Kosten sparen. Was du dann im weiteren Verlauf mit ihnen machst, erfährst du in Regel 4:

>> Inspiration zu ausgefallenen Konferenz-Badges kannst du dir hier holen!

Regel 4: Drucke die Namenssticker erst vor Ort

Verwende während deiner Veranstaltung ein Tool wie Eventbrite, das die Namenssticker vor Ort druckt. Auf diese Weise kannst du jederzeit Änderungen in letzter Minute vornehmen und nachhaltiger sein, indem du vermeidest, dass Namensschilder für Personen gedruckt werden, die nicht erscheinen. Verwende gute, schnelle Drucker, die speziell für den Druck von Event-Badges und Namensaufkleber entwickelt wurden.

So druckst du beispielsweise binnen Sekunden mit der Eventbrite Onsite-Lösung die Namenssticker aus: Ticket scannen, Namensaufkleber drucken, auf das Blanko-Event-Badge kleben. Dadurch werden lange Warteschlangen an den Registrierungsschaltern vermieden und deine Teilnehmer nicht vom ersten Eindruck deines Events enttäuscht.

Event-Badges

Regel 5: Verbinde Registrierungssystem und Badge-Drucker

Es gibt viele verschiedene Registrierungssysteme und -tools auf dem Markt. Doch wie trifft man die richtige Wahl? Für dich sollte es am wichtigsten sein, dass du dich für einen Anbieter entscheidest der dir professionelles Equipment und eine Software zur verfügung stellt, mit der du alles (Registrierung, Check-In und Verkaufsanalysen) an einem Ort hast. So hast du vor, während und nach dem Event am wenigsten Stress. Eventbrite bietet dir verschiedene Lösungen an, um dein Badge-Printing so gut wie möglich für dich zu personalisieren, lies hier mehr dazu. 

Wenn du dich dann für ein Registrierungstool entschieden hast, dann kannst du in Sekundenschnelle deine Badge-Sticker drucken und sicherstellen, dass die Event-Badges das tun, wofür sie gedacht sind: Deinen Teilnehmern das Netzwerken erleichtern.