Tagungen und Konferenzen gehören mittlerweile zu bedeutenden Business Events im Jahr. Diese Veranstaltungen bieten Teilnehmern eine hervorragende Möglichkeit zum professionellen Austausch und Networking. 

Der Erfolg solch einer Veranstaltung ist von vielen Faktoren abhängig. Egal ob du eine Tagung organisieren oder eine Konferenz planen möchtest: In unserem Leitfaden findest du alle nötigen Informationen.

Inhaltsverzeichnis

 

Was ist eine Tagung?

Bei einer Tagung handelt es sich um ein Treffen von einer bestimmten Interessengruppe oder auch Branche, zu einem gezielten Austausch. Die Dauer einer Tagung ist dabei meistens auf einen Tag beschränkt.

Während einer Tagung werden verschiedene Vorträge, Präsentationen und Diskussionsrunden zu einem festgelegten Thema gehalten, unterstützt durch Wissenschaftler und Experten. Häufig finden Tagungen in einem festgelegten Rhythmus (zum Beispiel in Form einer Jahrestagung) statt, um sich fortlaufend über neue Erkenntnisse austauschen zu können.

Was ist eine Konferenz?

Eine Konferenz ähnelt einer Tagung, jedoch ist die Teilnehmeranzahl dabei meistens etwas höher und das Event findet über mehrere Tage statt.

Wie auf einer Tagung kommen auch bei einer Konferenz Experten aus verschiedenen Branchen zusammen. Mittels Vorträgen und Seminaren stellen Experten und Wissenschaftler ihre Arbeiten und Erkenntnisse zu deinem Thema der Konferenz vor.

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Tagung und Konferenz planen: Diese Vorbereitungen sind notwendig

Für eine Veranstaltung bietet es sich an, dass du ein internes Komitee zusammenstellst, das die Tagung oder Konferenz organisieren wird. Auch ein externer Planer kann dabei helfen, eine Konferenz zu organisieren. Bei einer kleineren Tagung kannst du die Planung einfach selbst durchführen. Mit unserer Checkliste behältst du den Überblick und kannst dich auf alles Wichtige konzentrieren.

Die Planung einer Tagung kann auch mal mehrere Monate in Anspruch nehmen, bei einer Konferenz solltest du sogar ein ganzes Jahr an Vorlauf einplanen. Deshalb solltest du den Termin entsprechend im Voraus festlegen. Beachte dabei, dass du weder Feiertage noch Brückentage auswählst. Deine Teilnehmer werden es dir danken, wenn du ihnen ihr langes Wochenende freihältst. Gleiches gilt natürlich auch für Ferienzeiträume, in denen sich die Belegschaft üblicherweise in den Urlaub verabschiedet. Falls du solch einen Termin ins Auge gefasst hast, schiebe ihn lieber ein paar Wochen nach hinten und freu dich später über entspannte Tagungsteilnehmer.  

Der Termin der Tagung oder Konferenz steht also fest und jetzt geht es an das Herzstück der Veranstaltung: Die Teilnehmer und Speaker. Um die Teilnehmer mit bekannten Experten und gezielten Diskussionen anlocken zu können, solltest du beim Organisieren deiner Tagung oder Konferenz zunächst passende Speaker einladen. Dieser Punkt sollte auf deiner Checkliste weit oben stehen. Setze dich rechtzeitig mit deinen Wunschexperten in Verbindung und buche sie für deinen Termin.

Die Location für eine Tagung organisieren

Die perfekte Location für die Tagung zu finden, kann dich einige Zeit kosten. Welche Location am besten für deine Veranstaltung geeignet ist, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Dabei spielen dein Budget, die Teilnehmeranzahl, die technische Ausstattung und die Lage eine wichtige Rolle.

Besonders die Lage ist ein wichtiger Punkt beim Organisieren einer Tagungslocation. Denn wegen der eintägigen Dauer sollten deine Teilnehmer schnell und unkompliziert an- und abreisen können. Achte deshalb darauf, dass der Veranstaltungsort für alle Teilnehmer mit Bus, Bahn und Auto leicht zu erreichen ist. Wenn du zum Beispiel für deine Tagung Hamburg ausgewählt hast, dann liegen beliebte Locations in der Altstadt und in der Hafencity. Erwartest du Besucher mit langer Anreise? Dann wäre es eventuell sinnvoll, deine Tagung in der Nähe des Flughafens durchzuführen. 

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Die Location für eine Konferenz finden

Wenn du eine mehrtägige Konferenz organisieren möchtest, dann brauchst du eine Location mit guter Verkehrsanbindung und Übernachtungsmöglichkeiten für deine Besucher. Für die Infrastruktur gilt dasselbe wie bei der Tagung: Die Location sollte gut mit Auto, Bus und Bahn erreichbar und liegt im Idealfall in der Nähe eines Flughafens, falls deine Teilnehmer auch mit dem Flieger anreisen. Falls du etwa für deine Konferenz Frankfurt ins Auge gefasst hast, dann suche nicht nur im Bahnhofsviertel und in der Innenstadt nach einer passenden Location, sondern beziehe auch direkt den Flughafen in deine Recherche mit ein.

Separate Übernachtungsmöglichkeiten abseits der Konferenz-Location sind möglich, solange sich die Pendelstrecke in Grenzen hält. Noch besser kannst du die Konferenz organisieren, indem du ein Hotel auswählst, das beides unter einem Dach anbietet. Ausreichend große Konferenzräume und ein passendes Zimmerkontingent für deine Besucher ersparen dir Shuttle-Aufwand und sorgen für einen reibungslosen Ablauf ohne Komplikationen.

Welche Ausstattung sollte die ideale Location bieten?

Genauso wichtig wie die Lage und Anbindung ist die Ausstattung der Location selbst. Wenn du eine gelungene Konferenz oder Tagung organisieren möchtest, solltest du auf die folgenden Punkte Wert legen:

Mit deiner Location-Auswahl bestimmst du automatisch das Teilnehmer-Limit deiner Veranstaltung. Der Raum soll weder überfüllt noch zu leer wirken. Stelle deshalb sicher, dass ausreichend Raum für das gewünschte Programm zur Verfügung steht.

Die ideale Tagungs- oder Konferenz-Location hält außerdem eine Bühne für Präsentationen, Vorträge und Podiumsdiskussionen bereit. Je nach Bedarf solltest du auf Rednerpulte, Flipcharts, Whiteboards sowie Beamer mit Leinwand zurückgreifen können. Wenn du einzelne Programmpunkte nicht im Plenum durchführen möchtest, dann sollte die Location auch separate Räume haben, in denen sich die Fokusgruppen austauschen können. Jeder dieser Räume sollte im besten Fall ebenfalls mit der notwendigen Technik ausgestattet sein.

Falls deine Traumlocation von Haus aus keine Technik anbietet, kümmere dich rechtzeitig um einen Technikpartner, der dir die notwendige Ausstattung zur Verfügung stellt. Solche Firmen können mit Ihrer Erfahrung eine große Unterstützung sein und dir dabei helfen, eine großartige Konferenz oder Tagung zu organisieren.

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Catering für deine Tagung und Konferenz organisieren

Ob ganze Mahlzeiten oder kleine Snacks und Getränke für den Tag: Je mehr Teilnehmer du zu deiner Tagung oder Konferenz erwartest, desto sinnvoller ist ein externes Tagungs- oder Konferenz-Catering. So kannst du den Aufwand für Verpflegung bequem den Profis überlassen und brauchst dir auch keine Gedanken um Details wie Geschirr und Aufräumen zu machen. Der Caterer stellt direkt auch die Servicekräfte zur Verfügung oder gibt dir Tipps, wo du passendes Personal für deine Tagung oder Konferenz buchen kannst. Das lohnt sich vor allem bei größeren Veranstaltungen. Wenn du nur eine kleine Tagung organisieren möchtest, dann kannst du selbst für Snacks und Getränke sorgen und für das gemeinsame Mittagessen Tische in einem nahegelegenen Restaurant reservieren.

Hast du ein Hotel für deine Konferenz gebucht, dann ist die dortige Küche natürlich der erste Ansprechpartner in Sachen Verpflegung. Besprich dieses Thema direkt bei der Anfrage und lass dir direkt auch ein Angebot für Speisen und Getränke geben. Mit einer Konferenz-Location sowie Kost und Logis unter einem Dach hast du einen Ansprechpartner für alles und sparst dir dadurch viel Aufwand. 

Einladungen für Tagung oder Konferenz planen

Das Programm steht, der Termin und die Location sind fix? Dann brauchst du nur noch die Teilnehmer. Es ist also an der Zeit, das Publikum einzuladen und dein Event bekannt zu machen. Besonders einfach geht das, indem du dafür ein Event auf Eventbrite erstellst. Dadurch behältst du jederzeit den Überblick über die Zusagen und kannst deine Tagung oder Konferenz auch einfach über die sozialen Medien verbreiten.

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Nach Wunsch übernimmt Eventbrite die komplette Zahlungsabwicklung für deine Eintrittstickets gleich mit. So kannst du in Ruhe die kommende Tagung organisieren und dabei deine Finanzen fest im Griff behalten.

Jetzt kennst du alle wichtigen Punkte, um eine gelungene Konferenz oder Tagung zu organisieren und zu veranstalten. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei und eine gelungene Veranstaltung!