Ein gut organisierter Workshop bringt die besten Ergebnisse. Hier erfährst du, wie ein professioneller Workshop-Ablauf aussieht und wie du deine Veranstaltung optimal vorbereiten kannst.

Der ideale Ablaufplan eines Workshops

Jeder erfolgreiche Workshop folgt einem ganz bestimmten Ablauf. In unserem Ablaufplan zeigen wir dir, welche Elemente unverzichtbar sind und wie viel Zeit du dafür einplanen solltest. Du kannst ihn als Vorlage für deinen Workshop nehmen und selbst nach Bedarf anpassen.

1. Ankunft und Begrüßung der Teilnehmer

Entspanntes Ankommen und Akklimatisieren der Teilnehmer legt den Grundstein für ein produktives Miteinander. Plane dafür etwa eine halbe Stunde ein und begrüße jeden Teilnehmer persönlich mit Handschlag.

2. Eröffnung und Einstieg ins Thema, Festlegung der Ziele

Nach der persönlichen Begrüßung aller Teilnehmer ist es Zeit, den Workshop offiziell zu eröffnen. Stelle dich selbst kurz vor und leite zum Thema über. Das Wichtigste an diesem Punkt im Ablaufplan des Workshops ist jedoch die Festlegung der Ziele. Erkläre kurz, was ihr heute gemeinsam erreichen möchtet und wie du dir den Workshop-Ablauf vorstellst.

3. Die produktive Phase

Je nach Workshop-Methode sieht die produktive Phase unterschiedlich aus. Ob Arbeit in kleinen Gruppen oder im Plenum, ob 13 Teilnehmer oder 1.300: Gib jetzt den Startschuss für die tatsächliche Arbeit. Baue regelmäßig Pausen ein, die zu deinem Workshop-Ablauf passen, mindestens jedoch alle 90 Minuten.

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4. Zusammenfassung der Ergebnisse

Nach der intensiven Arbeit an einem Thema liegen die Resultate vor. Auch wenn du den Workshop im Plenum durchgeführt hast, ist es am Ende Zeit für ein Resümee und einen Ausblick. Welche Resultate hat der Workshop ergeben? Was passiert mit den Ergebnissen im Anschluss? Entscheide dabei auch, was mit eventuell noch offenen Punkten geschehen soll.

5. Verbesserungsvorschläge festhalten

Dieser Punkt im Ablauf deines Workshops kann für dich als Veranstalter besonders wertvoll sein. Gehe direkt nach dem Event noch einmal alles durch – auch wenn der Ablaufplan des Workshops ausgezeichnet funktioniert hat. Schreibe dir auf, was du beim nächsten Mal noch weiter verbessern kannst und bitte auch einen Teilnehmer um konstruktives Feedback, wenn es sich ergibt.

So planst du den Ablauf deines Workshops optimal

Mit der richtigen Vorbereitung sorgst du für einen reibungslosen Ablauf deines Workshops. Orientiere dich bei der Vorbereitungszeit grob an der Dauer des Workshops, denn den Workshop-Ablauf zu planen, dauert etwa genauso lange wie der Workshop selbst. Lass dich davon aber nicht abschrecken, denn der Aufwand kann sich wirklich lohnen.

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Klares Workshop-Ziel setzen

Wenn du den Ablauf für deinen Workshop planen möchtest, stehen das Thema und das zu erreichende Ziel an erster Stelle. Formuliere ganz genau, mit welcher Problemstellung die Teilnehmer sich beschäftigen sollen. Davon hängt auch der weitere Ablauf deines Workshops ab, denn je nach Themengebiet, Teilnehmerzahl und Problemstellung sind unterschiedliche Vorgehensweisen empfehlenswert.

Welche Methode ist die richtige?

Thema und Ziele deines Workshops geben schon einen ersten Hinweis darauf, welche Workshop-Methode du wählen solltest. Nicht zuletzt hängt es natürlich auch von der Teilnehmerzahl ab: Die Six-Thinking-Hats-Methode ist zum Beispiel nur für bis zu 18 Teilnehmer geeignet.

Entscheide dich deshalb für eine passende und praktikable Verfahrensweise, damit dein Event ein Erfolg wird. Auf dieser Grundlage kannst du den Ablauf des Workshops dann weiter planen.

Workshop-Utensilien, Location und Catering planen

Wenn die Methode feststeht, kümmere dich um die Realisierung. Die Location sollte ausreichend Platz für alle Teilnehmer bereitstellen. Für die Arbeit in kleinen Gruppen sind Rückzugsmöglichkeiten für ungestörtes Arbeiten wichtig. Beachte solche Besonderheiten bei der Auswahl der richtigen Location.

Benötigst du Flipcharts, Beamer, Karteikarten, Stifte, Scheren oder Post-Its für den reibungslosen Ablauf deines Workshops? Dann plane alles anhand einer umfassenden Materialliste. So stellst du sicher, dass am Tag des Events alle Utensilien bereitstehen. Überprüfe alle technischen Geräte auf Funktion und bringe sicherheitshalber auch Ersatzbatterien für Fernbedienungen mit.

Zwar ist für einen mehrstündigen Workshop-Ablauf kein üppiges Mahl notwendig, doch ein paar kleine Snacks sowie Wasser und Kaffee solltest du organisieren. Für den Ablauf eines ganztägigen Workshops solltest du eine Mittagspause einplanen und entweder direkt für das Catering sorgen oder eine Location auswählen, in deren Nähe sich Restaurants befinden.

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Ablauf der Moderation des Workshops vorbereiten

Als Moderator, hast du den Ablauf eines Workshops in der eigenen Hand. Bereite deshalb nicht nur die einzelnen Punkte des Workshops, sondern auch die Moderation gut vor.

Bist du auf der Suche nach dem gewissen Etwas? Dann peppe deinen Workshop auf und gestalte ihn interaktiv und unterhaltsam. Deine Teilnehmer werden dir ihre volle Aufmerksamkeit schenken – eine ideale Voraussetzung für ein gelungenes Event.

Arbeite zum Beispiel ganz klassisch mit Moderationskärtchen. So behältst du selbst jederzeit den Überblick, welche Punkt im Ablauf deines Workshops gerade dran ist und was als Nächstes kommt.

Falls du gerade deinen allerersten Workshop vorbereitest, dann ist vielleicht dieser Artikel zu Workshop vorbereiten und durchführen: Alles was du wissen musst das Richtige!

Bist du mit dem festgelegten Workshop-Ablauf zufrieden? Dann kann dein Event starten. Viel Erfolg!