Jeder Veranstalter bekommt hin und wieder Panik und wird immer wieder mit dem Unerwarteten konfrontiert. Unter Druck ruhig zu bleiben ist da schon die halbe Miete. Aber es gibt Krisenmanagement-Taktiken, an die du dich halten kannst, um den Worst-Case zu überwinden und deinen Teilnehmern das Chaos zu ersparen.

Du kannst zwar nicht jeden Aspekt deines Events kontrollieren, wohl aber, wie du reagierst, wenn etwas schiefgeht. Diese Reaktion kann für dein Event den entscheidenden Unterschied zwischen einer kleinen Störung und einer Katastrophe bedeuten.

Schadensbegrenzung in Social Media

Weil die Veranstaltung eines Events am meisten Zeit kostet, bleiben dir nur Minuten, um bei deiner Zielgruppe Eindruck zu machen. Social Media ist eine der schnellsten und reichweitenstärksten Kanäle für die Kommunikation mit deinen Teilnehmern. Wenn ein Problem auftritt, kannst du mit den folgenden Best Practices im Krisenmanagement auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf bewahren.

  • Reagiere so schnell du kannst. Während einer Krise musst du die Balance zwischen Reaktionsschnelle und Genauigkeit halten, denn im Katastrophenfall suchen die Leute in den sozialen Medien nach Erklärungen von dir. Du solltest also möglichst schnell etwas posten. Gleichzeitig müssen deine Informationen unbedingt genau sein und zutreffen.
  • Reagiere nicht abwehrend. Es sieht nicht gut aus, wenn Teilnehmer eines Events sich aufregen und der Veranstalter eine Abwehrhaltung einnimmt. Selbst wenn sich das Problem deiner Kontrolle entzieht, musst du Verständnis für Beschwerden aufbringen und versuchen, den Ton deiner Antworten professionell zu halten. Schiebe die Schuld auf keinen Fall dem betreffenden Teilnehmer zu oder bezichtige ihn der Lüge oder Falschdarstellung.
  • Überarbeite vorbereitete Inhalte. Wenn bei einem Event ein Problem auftritt, achte auch auf die anderen Inhalte, die du in den sozialen Medien veröffentlichst. Wenn Teilnehmer wirklich verärgert sind, ist dein vorbereiteter Post, in dem du dein tolles Event anpreist, nicht mehr unbedingt angebracht.

Transparenz gegenüber den Teilnehmern ist wichtig. Ihnen ist klar, dass es nicht immer läuft wie geplant. Aber wenn man sie im Unklaren lässt, frustriert sie das, sie werden lauter und verbreiten Unmut und Chaos, was die Situation für den Veranstalter und sein Team nur noch schlimmer macht.

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Umgang mit der Presse

Falls die Medien dich zu zerreißen drohen, bleib ruhig. Denk daran, dass die Presse nicht der Feind ist. Wenn du richtig an die Sache herangehst, können sie dir sogar helfen, deine Reichweite erheblich zu vergrößern. Gerate also nicht in Panik und beherzige die folgenden Tipps, um eine negative Berichterstattung abzumildern, falls bei deinem Event etwas schiefgehen sollte.

  • Sorg für eine einheitliche Außendarstellung und bestimme einen Sprecher. Das Letzte, was du brauchst, sind widersprüchliche Meldungen, die von mehreren Seiten an die Teilnehmer herangetragen werden. Es ist wichtig, sich auf eine Außendarstellung zu einigen, und idealerweise gibt eine einzige Person alle Erklärungen ab. Wenn das nicht möglich ist, sorge dafür, dass alle, die mit der Presse interagieren, eingewiesen werden, um für Konsistenz zu sorgen.
  • Sei proaktiv und transparent. Wenn du weißt, dass Pressevertreter bei deinem Event vor Ort sind, tritt ihnen so schnell wie möglich gegenüber und erläutere, wie sich die Situation darstellt und was du unternimmst, um zeitnah Abhilfe zu scha en. Damit kannst du zweierlei erreichen: a) Möglicherweise erstickst du die Geschichte im Keim. b) Wenn es doch zur Berichterstattung über das Malheur kommt, stützt sich diese auf Fakten, die von dir aus erster Hand stammen und nicht auf Annahmen oder die Aussagen frustrierter Teilnehmer.
  • Steh dazu. Es ist in Ordnung, Fehler zuzugeben. Du solltest also nicht davor zurückschrecken, die Verantwortung zu übernehmen. Was du vermeiden solltest, ist der Eindruck, dass du etwas zu verbergen hast. Außerdem ist es zwar wichtig, nützliche Informationen zu liefern und Fakten zu präsentieren, aber vergiss dabei nicht die menschliche Komponente. Zeige Mitgefühl für die Teilnehmer und scheue dich nicht, um Entschuldigung zu bitten.

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Fazit zu Krisenmanagement

Unvorhergesehene Umstände sind zwar der Albtraum jedes Veranstalters, aber bei transparenter, vernünftiger Handhabung müssen sie nicht das Ende deines Eventkonzepts bedeuten. Tatsächlich kann eine solche Erfahrung dir Wachstumschancen eröffnen – und den Grundstein für sehr erfolgreiche zukünftige Events legen.

Du kannst während eines Event zahlreiche Maßnahmen ergreifen, um häufig auftretende Probleme nach Möglichkeit zu vermeiden. Im Fall der Fälle gilt: Bleib ruhig, sorge für Transparenz und versuche möglichst viel mit deinen Teilnehmern zu kommunizieren.