63 % der Veranstalter stützen die Entscheidung, ob sie ihr Event ein zweites Mal stattfinden lassen, auf das Ergebnis des vergangenen Events. Prinzipiell ist das die richtige Herangehensweise, doch auf welche Punkte solltest du dabei genau schauen? Woran misst sich der Erfolg deiner Veranstaltung und welche Indikatoren geben dir darüber Auskunft?

Die Leistungsindikatoren deines Events, auf Business-D’englisch „Key Performance Indicator“ (kurz KPIs), sind die Indikatoren, auf die du schauen solltest. Denn wenn du nur den Gesamtumsatz oder den Ticketverkauf misst, hast du z.B. keinen klaren Überblick über die Performance deiner Marketingaktivitäten. Wenn deine Analyse beim Umsatz aufhört, verpasst du die Gelegenheit, deine Zielgruppe zu vergrößern – sowie deine Rendite, also den Return on Investment (kurz ROI), deines Events zu steigern.

Sei deiner Konkurrenz einen Schritt voraus und lerne, wie du deine Veranstaltung mit dieser detaillierten Liste von KPIs für dein Eventmanagement verbessern kannst.

Diese KPIs solltest du regelmäßig vor deinem Event überprüfen

Du wirst wahrscheinlich ein Teilnehmerziel im Auge haben, aber weißt du, wie du es erreichen kannst? Mit diesen KPIs kannst du durch den Verkaufsprozess deines Events navigieren und intelligentere Entscheidungen über deine Werbestrategie treffen.

Verkäufe nach Ticketkategorie

Insofern dein Event nicht kostenlos ist, möchtest du verfolgen, wie sich die einzelnen Ticketkategorien im Vorfeld deines Event verhalten (z. B. Early-Bird, VIP und Regulär). Die Kombination dieser Ticketkategorien mit dem Umsatz im Zeitverlauf, kann dir helfen zu erkennen, wie sich dein Early Bird Ticket auf den Ticketverkauf der regulären Preise auswirkt.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform

Umsatz nach Marketingquellen

Eine weitere Ticket-bezogene KPI ist der Umsatz nach Quelle. Hiermit konzentrierst du dich auf die Marketingkanäle, die die meisten Ticketkäufer für deine Veranstaltung bringen. Diese KPI lohnt sich für dich, denn sie kann dir helfen, festzustellen, welche Kanäle den besten ROI für deine Marketingausgaben liefern.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform

Herkunft der Teilnehmer

Diese nützliche KPI ist es wert, verfolgt zu werden, wenn du wissen möchtest, woher die Teilnehmer kommen. Sie lässt sich ideal dazu einsetzen, deine Werbeaktivitäten für deine nächste Veranstaltung gezielt zu gestalten. Du kannst diese Daten auch verwenden, um andere Städte zu bestimmen, in denen du höchstwahrscheinlich erfolgreich sein kannst. Die Expansion deines Events wird somit skalierbar.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform

Conversion Rate deiner Webseite

Wenn du verfolgst, wie oft dein Event-Listing oder eine Seite auf deiner Webseite angesehen wurde, bekommst du ein Gefühl dafür, wie viele Personen von deinem Event erfahren haben.

Verbinde dann die Seitenaufrufe mit der Anzahl, der im gleichen Zeitraum verkauften Tickets oder Registrierungen. Das Ergebnis ist deine Conversion Rate (der Prozentsatz der Seitenbesucher, die sich ein Ticket kaufen).

Warum sollte man sich um die Conversion Rate kümmern? Sie teilt dir mit, wie gut deine Webseite oder dein Ticketshop ist und ob potenzielle Teilnehmer aufgrund eines komplizierten, nicht intuitiven Ticketkaufprozess oder Registrierungsvorgangs abspringen.

Wo findest du diese KPI? In deiner Webseite-Analyse (wie zum Beispiel Google Analytics)

Interaktionsraten deines E-Mail-Marketings

Wenn es richtig gemacht wird, kann E-Mail-Marketing ein leistungsfähiges und effektives Werkzeug sein, um Informationen über dein Event zu verbreiten. Du musst jedoch aufpassen, dass die Leistung deiner Kampagnen überwacht wird, wenn du Ergebnisse sehen willst. Dies umfasst das Beobachten von KPIs wie Öffnungs-, Klick- und Abmelderaten.

Wo findest du diese KPI? Dein E-Mail-Marketing-Tool (wie MailChimp, Marketo oder HubSpot)

>> Hier sind 7 E-Mail-Templates für dein Event, von Eventbrite und MailChimp

Diese KPIs solltest du nach Abschluss deines Events auswerten

Sobald du dich von deinem Event erholt hast, ist es Zeit, an die Arbeit zu gehen und alle Daten zu sammeln, die du generiert hat. Achte auf die folgenden KPIs, insbesondere beim Nachweis deines ROIs gegenüber Sponsoren.

Teilnehmer

Vergleiche die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer mit der Anzahl der Teilnehmer, die auch zum Event gekommen sind: Show und No-Shows. Es gibt immer einige Leute die aufgrund kurzfristiger Planänderungen nicht kommen konnten, wenn es aber eine sehr große Differenz  zwischen diesen beiden Zahlen gibt, könnte es sein, dass dein Event gut vermarktet wurde, aber nicht aufregend genug war, um die Leute dazu zu bringen, tatsächlich zu kommen.

Wenn die Teilnahme deines Events kostenlos ist, dann ist eine 50/50 Show vs. No-Show nicht unüblich. Wenn du allerdings nur einen kleinen Geld-Betrag zur Registrierung forderst (und seien es nur 5-15€) dann kann sich das bereits positiv auf deine Teilnehmerzahl am Eventtag auswirken. Mehr dazu liest du hier.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform

Gesamtumsatz

Während sich viele der KPIs in dieser Liste auf verschiedene Details eines Events beziehen, ist der Gesamtumsatz der einfachste Weg, um deinen Event-Erfolg zu messen und ein Muss bei der Überwachung deines Return on Investment Jahr für Jahr. Um ihn zu berechnen, zieh einfach deine Ausgaben von deinem Umsatz ab.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform

Neue vs. wiederkehrende Teilnehmer

Diese KPI ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass du eine gesunde Mischung von sowohl neuen, als auch wiederkehrenden Teilnehmern hast. Menschen können im Laufe der Zeit das Interesse an Events verlieren, und eine gewisse Fluktuation gehört zu jedem erfolgreichen Unternehmen. Aber, wenn fast alle deine Teilnehmer neu sind, deutet dies auf ein Problem hin.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform

Top-Teilnehmer nach ausgegebenem Geld

Einige Teilnehmer werden mehr Tickets kaufen und mehr Geld ausgeben als andere. Und da 84 % dieser Teilnehmer Tickets für Folgeveranstaltungen kaufen werden, ist es wichtig, diese Top-Konsumenten Jahr für Jahr zu deinem Event zurückzuholen.

Wo findest du diese KPI? Im Dashboard deiner Ticketing- und Registrierungsplattform und deiner Tageskassenlösung

Teilnehmer-Umfrage nach dem Event

Egal wie erschöpft du nach dem Event bist, vergiss niemals deine Feedback-Umfrage nach dem Event rauszuschicken. Es ist eine wertvolle Gelegenheit, direktes Feedback von deinen Teilnehmern zu erhalten und zu erfahren, wie sie dein Event fanden. KPIs aus Umfragen können Zufriedenheit, die Absicht wiederzukommen und die Wahrscheinlichkeit, das Event einem Freund zu empfehlen beinhalten.

Wo findest du diese KPI? In deinem Online-Umfragetool (z.B. SurveyMonkey)

>> Erfahre hier, welche Fragen auf keinen Fall Teil deiner Umfrage sein sollten. 

Interaktion mit deinen Inhalten

Egal, ob es sich bei deinem Event um eine Konferenz oder ein Festival handelt, auf deinem Programm tummeln sich viele Inhalte, mit denen deine Teilnehmer interagieren. Achte darauf, dass du dir die Inhalte genau ansiehst, die auf deiner Website die meisten Ansichen und Interaktionen bekommen haben. So erfährst du, was deine Fans anspricht und welche Speaker du wieder buchen solltest.

Wo findest du diese KPI? In deiner Webseite-Analyse (wie zum Beispiel Google Analytics)

Social Media Engagement

Mithilfe eines Event-Hashtags kannst du auf Social Media eine Fülle von Daten darüber sammeln, was die Teilnehmer über dein Event zu sagen hatten.

Neben Hashtags können soziale Medien auch dazu verwendet werden, die Interaktion deiner Teilnehmer mit Sponsoreninhalten zu messen. Das ist besonders wichtig ist, wenn du mit Sponsoren zusammenarbeitest. Du kannst feste Zahlen für Folgendes angeben:

  • Wie viele Benutzer interagieren mit Sponsoren-Messaging in deinen sozialen Feeds?
  • Welche spezifischen Nachrichten funktionieren am besten?
  • Wie viele neue Follower kamen direkt nach der Erwähnung eines Sponsors in einem Beitrag?
  • Wie viele Personen haben einen Beitrag über einen Sponsor kommentiert, und waren diese Kommentare positiv?
  • Wie oft hast du einen Sponsor in deinen Beiträgen auf Social Media erwähnt?

Wo findest du diese KPI?  In deinen Social Channels (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn etc.)

Speaker- oder Künstler-Interaktion

Wenn du eine Event-App verwendest, kannst du messen, wie viele Personen mit einem bestimmten Speaker oder Künstler in Kontakt stehen, indem du die Anzahl der Profilansichten misst, die sie innerhalb der App erhalten. Du kannst auch Live-Umfragen nach einer Keynote oder einem Auftritt verwenden, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu messen.

Wo findest du diese KPI? In deiner mobilen Event-App oder einem Umfrage-Tool wie sli.do

Interaktion mit der Sponsoring-Seite

Die Einbindung von Sponsoring-Inhalten auf deiner Event-Webseite oder in deiner App, kann dir helfen zu verfolgen, wie relevant gewisse Sponsoren für deine Teilnehmer waren. Verwende diese Daten, um deinen Sponsoren den ROI (Return on Investment) zu zeigen – und deinen Fans ein besseres Erlebnis zu bieten.

Wo findest du diese KPI? In deiner mobilen Event-App oder deiner Webseite-Analyse (wie Google Analytics)

Fazit: So, nun verschaffe dir einen Überblick über den Erfolg deines Events

Übernimm die Kontrolle über dein Event und die wichtigen Daten die du sammelst. Setze Eventtechnologie ein, um diese KPIs zur ständigen Verbesserung deiner Veranstaltung zu nutzen. Wenn du Eventbrite verwendest, kannst du sogar deine Ticketverkäufe in Echtzeit von jedem Gerät aus verfolgen. Und mit einem Rund-um-die-Uhr-Zugriff auf mehr als 15 verschiedene Berichte und Diagramme, kannst du deine Teilnehmerzahl vergrößern und den Return on Investment deines Events steigern.

Titelbild von Campaign Creators