Kontrolliere das Chaos: Unsere Tipps zur Planung und Durchführung mehrerer Events

Das Planen mehrerer Events ist ein ständiger Balanceakt: Du managst nicht nur die Location, die Lieferanten, die Caterer, deine Mitarbeiter und Sponsoren für ein Event, sondern für mehrere gleichzeitig. Auch wenn es Höhen gibt in denen du voller Adrenalin Bestarbeit leistest, gibt es Tiefen in denen du es verfluchst diesen Job gewählt zu haben.

…doch so schwer muss das alles gar nicht sein!

Spare dir unnötigen Stress und graue Haare, in dem du dein Chaos besser beherrschst und die Kontrolle über deinen Terminkalender wiederbekommst. Um strategischer in deiner Arbeit zu werden, solltest du also diese erprobten Taktiken ausprobieren.

1. Plane deinen Marketingkalender sorgfältig und weit im Voraus

Problem:

Wenn du für mehrere Events Werbung machst, kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, welche Facebook-Events du erstellt hast und welche Ticketverkaufsstarts noch angekündigt werden müssen.

Lösung:

Eine Vorlage für deinen Event-Marketingkalender hilft dir, deine Marketing- und Werbeaktivitäten auf einer Zeitachse darzustellen. Kopiere diese Vorlage für alle deine Events und du wirst genau wissen, wann du deine Marketingaktivitäten einsetzen musst. Erstelle am besten ein Excel Dokument in dem du einzelne Reiter für die jeweiligen Events anlegst. Passe die Vorlage für Marketing- und Werbeaktivitäten für deine Events an, indem du den in diesem Beitrag beschriebenen Schritten folgst.

Hol dir hier den Zeitplan

Bonus-Tipp: Hast du eingeräumiges Büro? Dann drucke dir alle Zeitpläne aus und klebe sie an die Wand und alle Fortschritte eintragen zu können. Vielleicht kannst du dann sogar deine Team-Meetings vor dieser Wand abhalten, um den aktuellen Stand mit deinem Team zu besprechen.

2. Erstelle Vorlagen für deine häufigsten E-Mails

Problem:

Wenn du mehrere Events planst, kann die Erstellung von Event-E-Mails viel Zeit in Anspruch nehmen und es ist einfach nicht effizient, jedes Mal einen neuen E-Mail-Text zu erstellen, wenn du eine Nachricht an deine Listen senden musst.

Lösung:

Erstelle Vorlagen für deine häufigsten E-Mails, wie Einladungen, Kaufbestätigungen oder Last-Minute-Erinnerungen. Dadurch sparst du Zeit und automatisierst den Prozess der Inhaltserstellung in deinem gesamten Team. Wir haben das ganze bereits für dich erledigt – und zwar in Kooperation mit den E-Mail-Experten von Mail-Chimp.

Hol dir hier unsere E-Mail-Vorlagen

Bonus-Tipp: Wähle einen Ticketing- oder Registrierungspartner, der mit deinen E-Mail-Marketing-Tools synchronisiert ist. Auf diese Weise kannst du deine E-Mail-Kommunikation automatisieren und personalisieren (wie Eventbrite, das direkt mit MailChimp synchronisiert wird).

3. Plane und automatisiere deine Marketing-Aktionen

Problem:

Der größte Teil deiner Zeit wird damit verbracht, manuell Marketing-Taktiken einzurichten und auszuspielen – besonders auf Social Media.

Lösung:

Optimiere deine Event-Promotion-Strategie mit der Automatisierung deiner Social Media Aktivitäten. Apps wie Hootsuite zum Beispiel ermöglichen es deinem Team, alle deine Social Media-Aktionen auf einmal zu planen. Anstatt sich mehrmals täglich in sozialen Netzwerken ein- und auszuloggen, können deine Teammitglieder ihre Zeit nutzen, um neue Strategien zu planen, um das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern.

Hol dir hier unseren Social-Media-Guide für Events

Bonus-Tipp: Wenn du beispielsweise Eventbrite zum Verkauf von Tickets oder Registrierungen verwendest, verfügen Boostable und ToneDen über integrierte Integrationen, die du verwalten kannst, ohne dein Eventbrite-Dashboard zu verlassen. Verwende diese Integrationen und Tracking-Pixel, um deine leistungsstärksten Kampagnen zu identifizieren und die Ausgaben anzupassen.

4. Erstelle ein zentrales, interaktives Planungsdokument

Eine klare Übersicht über alle To-Do’s, Risiken, Deadlines und Verantwortlichen ist das A und O der Eventplanung. Diese GANTT-Vorlage wurde erstellt, um dir zu helfen, den Überblick über mehrere Strategien auf einmal zu behalten. Lade dir deine Vorlage herunter und passe sie indivieduell auf dein Event an. Konvertiere sie dann in ein Google-Doc und teile sie mit deinem Event Team. So kann jeder seine Fortschritte eintragen oder andere Leute im Team taggen, um um Hilfe zu fragen.

Hol die hier unser Event-GANTT-Diagramm