Bei einer Konferenz ist es wichtig, die Teilnehmer nicht zu überfordern. Das gilt insbesondere für das Konferenzprogramm. Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen ist begrenzt und nach einer gewissen Anzahl an Vorträgen sinkt das Interesse zunehmend. Doch was soll man als Veranstalter tun, wenn man viele hochkarätige Themen mit hervorragenden Speakern besetzen kann? Soll man den Tag dennoch vollstopfen und riskieren, dass die Leute das Event im Nachhinein als ermüdend empfinden, weil sie von all den Eindrücken schlicht überrollt wurden?

Hierzu gibt es zwei einfache Lösungen. Entweder man weitet das Konferenzprogramm auf mehrere Bühnen aus, oder eben auf mehrere Tage. Ab einer gewissen Größe kommt man zwar eh nicht umhin, beides zu machen. Aber hier es soll darum gehen, Vor- und Nachteile aufzuzeigen, sollte man sich zwischen diesen  beiden Lösungen entscheiden müssen.

Konferenzprogramm mit mehreren Bühnen

Vorteile

Der größte Vorteil liegt natürlich klar auf der Hand. Wenn das Konferenzprogramm auf mehrere Bühnen statt auf mehrere Tage verteilt wird, spart man sich erhebliche Kosten. Location, Personal, Technik, Verpflegung, all das und noch viel mehr muss eben nur für einen Tag bezahlt werden.

Zugleich ist auch der Planungsaufwand weitaus geringer. Das fängt schon bei der Anreise und Unterbringung der Speaker an und hört bei der Erstellung des Konferenzprogramms auf. Gibt es nur einen Tag, kann es keine Missverständnisse und Verwechslungen geben. Eine erhebliche Erleichterung für die Logistik.

Nachteile

Allerdings müssen sich die Teilnehmer entscheiden, zu welcher Bühne sie gehen wollen. Bei einem ausgewogenen Konferenzprogramm kann es durchaus auch schon mal zu Unmut führen, nicht alles sehen zu können.

Außerdem entsteht immer auch eine gewisse Grundunruhe und -hektik, wenn die Besucher permanent den Raum verlassen oder mitten in einen Vortrag platzen. Sicher, die meisten Speaker können das ab, aber ideal ist es nicht.

Als Veranstalter muss man mit mehreren Bühnen außerdem auch erst einmal eine Location finden, die das ermöglicht. Meist sind solche Räumlichkeiten eher rar und kosten in der Miete erheblich mehr als eine Location, die nur über eine einzelne Bühne verfügt. Außerdem wird mehr Personal benötigt, um mehrere Bühnen bespielen zu können – auch für den Aufbau des gesamten Settings ist der Aufwand ungleich höher und kostspieliger.

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Konferenzprogramm mit mehreren Tage

Vorteile

Diese Variante ist im Allgemeinen für Teilnehmer um einiges entspannter. Sie können sich das ganze Konferenzprogramm ansehen, müssen nicht ständig zwischen verschiedenen Bühnen wechseln und haben obendrein noch mehr Möglichkeiten für Networking.

Wenn man eine Veranstaltung mehrere Tage besucht, ergeben sich natürlich auch mehr Gelegenheiten, um mit anderen Menschen ins Gespräch zu kommen. Zumal dafür im Normalfall auch deshalb schon mehr Zeit bleibt, weil das Konferenzprogramm, wenn es sich über mehrere Tage erstreckt, entzerrter und nicht so vollgestopft ist. Für Veranstalter bedeuten mehrere Tage gleichzeitig auch, dass man die Ticketpreise in der Regel höher ansetzen kann. Man kann auch darüber nachdenken, Tickets für einzelne Tage anzubieten, was ebenfalls zu Mehreinnahmen führen kann. Zusätzlich bieten mehrere Tage mehr Raum für die Platzierung von Sponsoren und Partnern – was ebenfalls zu mehr Umsatz führen kann.

Nachteile

Wenig überraschend ist der größte Vorteil davon, das Konferenzprogramm auf mehrere Bühnen zu verteilen, der Nachteil davon, es auf mehrere Tage zu legen: Die Kosten. Alles was bereits oben genannt wurde, muss in diesem Fall länger, teilweise sogar doppelt, bezahlt werden – das geht ins Geld.

Und auch wenn diese Variante für die Teilnehmer entspannter wirkt, für die Veranstalter ist sie es nicht. Dort heißt es, das mehrtägige Konferenzprogramm so zu planen, dass alles reibungslos läuft, und die Speaker-Logistik so abzuwickeln, dass jeder zur richtigen Zeit auf der Bühne steht.

Unter Umständen kann eine mehrtägige Veranstaltung auch bedeuten, dass man deutlich mehr Überzeugungsarbeit bei den Teilnehmern leisten muss – schließlich müssen sie sich mehr Zeit für die Veranstaltung nehmen und auch zusätzliche Reisekosten investieren.

Fazit zu deinem Konferenzprogramm

Es gibt also für beide Möglichkeiten stichhaltige Argumente, sowohl dafür als auch dagegen. Am Ende hängt es wie eigentlich immer am eigenen Budget, der terminlichen Verfügbarkeit und den persönlichen Präferenzen. Eine falsche Variante gibt es in jedem Fall nicht. Unter 0800 180 1590 erreichst du außerdem unsere Experten, die dich bei der Planung deiner Konferenz optimal beraten könne.