Der Hoteleinkauf oder Zimmereinkauf für deine Veranstaltung ist wichtig und bedarf viel Aufmerksamkeit – mit diesen Tipps klappts!

Gerade bei mehrtägigen Events brauchst du häufig auch Übernachtungsmöglichkeiten – für dich, dein Team, für Speaker oder Künstler. Manchmal möchtest du auch für deine Teilnehmer oder deine Sponsoren solch einen Service anbieten. Beim Hoteleinkauf geht es dann schnell um Optionen, No-Shows, Anzahlungen bis hin zu verschiedenen Zimmerkategorien.

Arbeitest du nicht täglich mit Hotels zusammen, kann so ein Zimmer- oder Hoteleinkauf ganz schön herausfordernd sein. Manchmal sogar teuer, wenn du die Stornofristen nicht im Blick oder sie einfach missverstanden hast. In diesem Artikel erfährst du, worauf du bei deinem Hotelmanagement achten solltest. So sparst du dir viel Zeit, Geld und Nerven.

1. Der frühe Vogel fängt den Wurm

Zeitgleich zur Locationrecherche solltest du dich bereits um den Hoteleinkauf an dem Ort deiner Wahl prüfen. Es kann sein, dass du bei dieser Überprüfung zu dem Ergebnis kommst, den Standort noch einmal zu wechseln. Daher gilt: Für den Einkauf von Zimmern ist es nie zu früh. Unterschreibe einen Locationvertrag immer erst dann, wenn du dir auch ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten gesichert hast.

>> Apropos Locationsuche: Hier ist unsere praktische Checkliste!

Für jährliche Events ist meist ein Vorlauf von 12 Monaten ausreichend. Je größer dein Event, desto länger im Voraus solltest du planen. Bei sehr großen Veranstaltungen kann das manchmal sogar bis zu 5 Jahre im Voraus bedeuten. Unterschätze diesen Punkt nicht.

2. Wie viel Sterne dürfen’s denn sein?

Die Zielgruppe bestimmt die Anzahl der Sterne. Überlege, wer zu deinem Event kommt. Businessgäste schätzen die 4-Sterne-Kategorien. Das gilt auch für deine Sponsoren und Referenten. Künstler erwarten, je nach deren Bekanntheitsgrad, auch schon einmal das 5-Sterne-Hotel am besten Platze. Für dich und dein Team buchst du am besten Zimmer in oder so nah wie möglich an der Location. Hier schlägt die Entfernung den Preis oder die Anzahl der Sterne. Möchtest du ebenfalls jüngere Zielgruppen, wie Studenten oder Berufseinsteiger anlocken, brauchst du auch preiswerte Hotelzimmer oder Pensionen.

3. Willst du nur einkaufen oder auch vermitteln?

Du kannst alle benötigten Übernachtungen weit im Voraus einkaufen und anschließend an deine Teilnehmer, Sponsoren und Referenten weiter verkaufen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Zimmer ansonsten schnell vergriffen wären. Das kann übrigens auch in Großstädten passieren. Gerade, wenn zeitgleich Messen oder internationale Kongresse stattfinden. Sei dir darüber bewusst, dass du hierbei ein gewisses Risiko eingehst.

Werden wirklich so viele Teilnehmer zu deinem Event kommen? Werden sie wirklich über dich buchen? Bedenke, dass die Hotels dir oftmals nicht alle Zimmer verkaufen werden sondern noch Kontingente zurückbehalten. Diese gehen dann in den freien Verkauf über Online-Travel-Agencies wie hrs & Co. Sei dir bewusst, dass du auf diese Zimmerpreise und Buchungsbedingungen keinen Einfluss hast. Dank Google und dieser Plattformen werden deine Teilnehmer günstigere Zimmer(preise) dann auch finden.

>> So berechnest du die No-Show-Rate deines Events!

Alternativ kannst du auch ein sogenanntes Abrufkontingent mit dem Hotel vereinbaren. Unter dem festgelegten Stichwort buchen deine Teilnehmer ihr Zimmer zu dem verhandelten Preis. Dein Risiko ist so bedeutend geringer. Dafür steigt das Risiko, dass möglicherweise einige Personen keine Übernachtung mehr buchen können. Was gleich bleibt: Teilnehmer können über andere Plattformen andere Preise und zu anderen Konditionen buchen.

Oder du vermittelst lediglich die Information, welche Hotels es in der Nähe der Location gibt. Übrigens: Gerade für die jüngere Zielgruppe sind Airbnb-Unterkünfte attraktiv. Auf diese Möglichkeit könntest du auf deiner Event-Website hinweisen.

Ein guter Mix kann folgende Wahl sein: Für dein Team, für die Referenten und für einen Teil der Sponsoren oder Aussteller kaufst du die Zimmer im Voraus ein. Für Teilnehmer bietest du ein Abrufkontingent an.

4. Hoteleinkauf: Wer zahlt was?

Kläre schon im Vorfeld, wer welchen Teil der Rechnung begleichen wird. Bei deinem Team wirst du sicherlich die volle Übernachtungsleistung übernehmen. Wahrscheinlich jedoch ohne Kosten für die Minibar oder andere Extras.

Für Referenten kann es sein, dass du nur ein oder zwei Nächte übernehmen wirst. Kommuniziere das klar sowohl gegenüber deinen Referenten als auch gegenüber dem Hotel.

Hast du Zimmer für Sponsoren und Aussteller eingekauft, wirst du wahrscheinlich gegenüber dem Hotel als Zahler dieser Nächte auftreten. Minibar, Internet und sonstige Extras sollte jeder vor Ort selbst zahlen.

Kläre ebenfalls, wer die Kosten für Stornierungen und No Shows trägt. Lass dir dies von den beteiligten Personen stets schriftlich bestätigen.

5. Prüfe den Vertrag genau

Apropo Stornokosten: Prüfe genau die vom Hotel vorgegebenen Regelungen für Stornierungen. Wie viele deiner eingekauften Zimmer kannst du noch stornieren? Bis wann? Zu welchen Konditionen? Kannst du Zimmer nach Vertragsschluss noch komplett zurückgeben oder nur einen Teil?

Lies das Kleingedruckte hier sehr genau. Sechsstellige Beträge für Stornokosten sind sehr schnell erreicht. Trage daher die Termine für deine Stornierungsmöglichkeiten in einen Kalender ein und setze einen automatischen Reminder.

Übrigens kannst du heutzutage deinen Hoteleinkauf auch in Echtzeit tätigen – beispielsweise über HCX24.