Wahrscheinlich nutzt auch du längst eine digitale Lösung für dein Teilnehmer-Management. Dann kennst du sicherlich auch die Vorteile eines solchen Tools. Vieles läuft automatisch ab. Statt aufwändiger Exceltabellen, die sich permanent ändern, ziehst du ganz bequem kurz vor deinem Event die Teilnehmerliste. So ähnlich läuft’s auch mit den Anwendungen, die hier vorgestellt sind: 16 hilfreiche Online-Tools, die dir einen großen Teil deiner Arbeit abnehmen. So sparst du viel Zeit, Geld und manchmal auch Papier und Nerven.

16 hilfreiche Online-Tools, die du unbedingt ausprobieren solltest

1. PocketOnline-Tools Pocket_App_Logo

Kennst du das? Du liest auf deinem Smartphone etwas Interessantes und willst es lieber später genauer am Desktop lesen? Oder dir länger merken? Dann ist Pocket für dich vielleicht die richtige App. Einfach aus dem iTunes Store oder bei Google Play herunterladen, mit deinem Browser synchronisieren und los geht’s.

2. Congreet Online-Tools Congreet

Event-Apps gibt’s viele. Doch diese hier ist speziell fürs Matchmaking gemacht. Deine Teilnehmer laden die App herunter und geben ihre Interessen ein. Auf Basis von Gemeinsamkeiten schlägt ihnen das Online-Tool nun interessante Personen vor. Diese können sie direkt in der App kontaktieren und einen Termin oder Treffpunkt auf deinem Event vereinbaren. Networking par excellence. Als Eventplaner profitierst du außerdem von den im Backend hinterlegten Informationen über deine Teilnehmer.

3. Social Board – Digital Networking Wall

Online-Tools Social Board

Ein weiteres Networking Tool für deine Events. Diese Matchmaking Wand ist die digitale Kontaktbörse auf deinem Event. Früher haben wir Polaroid-Fotos und Visitenkarten an eine Pinnwand genagelt. Heute geht das dank Social Board digital. Jeder deiner Teilnehmer erstellt in weniger als einer Minute seine eigene Visitenkarte. Alleine die Neugier über diese ungewöhnliche Wand sicher dir Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer. Viele Gespräche  entstehen schon direkt an der Wand.

Online-Tools Lumen5 4. Lumen5

Bewegtbild ist in. Kurze, knackige Videos, auch snackable Content genannt, sorgen einfach für mehr Reichweite. Doch wie kommst du schnell und günstig zu ansprechenden Videos? Beispielsweise mit Lumen5. Das hilfreiche Online-Tool erstellt für dich im Handumdrehen Videos aus Blogbeiträgen, Websites oder einfach aus Textschnipseln und Fotos. Die Videos kannst du in 3 Formaten anlegen, auch Hochkant – optimiert für Instagram – ist dabei. Zum Schluss kannst du noch Musik hinzufügen und fertig ist dein Video. Übrigens ist das Tool in der Basisversion kostenfrei.

5. TEDME  Online-Tools TEDME

Votingtools gibt’s eine Menge. Und von sli.do hast auch du sicherlich schon gehört. Doch, da bin ich ganz ehrlich, bei mir hat’s im Live Einsatz nicht funktioniert. Das hab ich nun schon öfter mal gehört. Deshalb möchte ich dir die Alternative TEDME aus Deutschland ans Herz legen. Besonders klasse ist, dass deine Präsentation und die Abstimmung in ein und demselben Online-Tool kommt. Das bedeutet: Kein Switchen mehr zwischen den Anwendungen. Damit hast du oder dein Moderator oder dein Referent weniger Technik in den Händen. Du kannst dich viel besser aufs Voting konzentrieren.

6. heycater! Online-Tools_heycater

Catering buchen war noch nie so einfach und macht nun auch endlich Spaß. Dank heycater.  Auf dieser online Plattform kannst du ganz bequem das für dein Event passende Catering suchen. In weniger als 5 Minuten ist deine Buchung fertig – und bestätigt. Mittlerweile vertrauen mehr als 400 Firmenkunden auf die Dienste der 200 Partner-Caterer von heycater. Und wenn du willst, übernimmt heycater auch deine Eventplanung.

7. fiylo  Online-Tools_fiylo

Was es fürs Catering gibt, ist mittlerweile auch für Locations möglich: Instant Booking. Inzwischen findest du dort mehr als 2000 Locations. Allesamt sehr chic präsentiert! So geht Location buchen heute. Warum auch du dort mal buchen solltest? Du ersparst dir:

  • E-Mails an die info@ Adresse, bei denen du eh nachhaken musst
  • ellenlange Angebote, die kaum miteinander vergleichbar sind
  • das Jonglieren und Hinauszögern von Optionen
  • die ewige Recherche vor allem bei kleineren Locations
  • die Recherche zu verschiedenen Terminen

Probier’s mal aus! 

8. MailChimp  Online-Tools_MailChimp

2018 wird’s höchste Zeit für professionell gestaltete Newsletter. Verabschiede dich von in Word erstellten PDF-Dateien für deinen Inhalt. Oder von E-Mails aus Outlook heraus. Dank eines Profi-Tools wie MailChimp ist es auch ganz einfach. Und obwohl der Anbieter in den USA sitzt, kannst du DSGVO-konforme Mailings versenden. Darüber hinaus sehen sie einfach ästhetisch aus und du kannst einiges automatisiert ablaufen lassen. Zum Beispiel eine Begrüßungssequenz über die ersten 5 Ausgaben. Und dank der ausführlichen Reportings kannst du deine Newsletter immer weiter anpassen und verbessern.

>> Wusstest du schon, dass MailChimp einer unserer über 100 Spectrum-Partner ist?

9. Flesch Ease Reading Score

Willst du herausfinden, wie leicht lesbar deine Texte sind? Dann kopiere einfach einmal einen Text in das Online-Tool. Mit einem Klick erhältst du die schonungslose Wahrheit. Bist du schon richtig fit beim Texten? Oder reihst du Wortmonster und -sätze aneinander? Schreibst du für online Medien, solltest du einen Wert von 60 bis 70 Punkten anstreben. Auch wenn deine Leser deutlich älter als 15 jährige Schüler sind. Relevanter ist, wie lange sie deine Texte im Netz wirklich lesen. Du weißt ja: Absprungrate reduzieren und Aufenthaltsdauer auf deiner Seite erhöhen. Und das bringt uns auch schon zum nächsten Online-Tool.

10. Google Analytics  Online-Tools_Google Analytics

Mit Google Analytics kannst du eine Menge herausfinden. Zum Beispiel wie denn nun die Absprungrate aussieht oder wie lange sich deine Kunden auf deiner Website aufhalten. Ich gebe zu, der erste Blick in das mächtige Tool aus dem Hause Google kann erschlagend sein. Doch taste dich Stück für Stück heran. Du kannst sogar kostenfrei einen Einstiegskurs machen. Der erläutert dir in vielen kurzen Videos, die wichtigsten Kennzahlen und Statistiken. So kannst du viel besser nachvollziehen, woher die Besucher deiner Website kommen und welche Marketingaktivitäten sich für dich wirklich lohnen.

>> Checkliste: Google Analytics Basics für dein Event!

11. EasyChair Online-Tools Easy Chair

Wenn du ein “Call for Papers” startest, hilft dir ein digitales Tool beim Verwalten der eingereichten Vorschläge. EasyChair ist so eins. Es ist vor allem im wissenschaftlichen Bereich verbreitet. Das bedeutet für dich: Viele deiner Autoren sind mit dem englischsprachigen Tool vertraut. Das Online-Tool ist in der Basisversion kostenfrei und der Anbieter sitzt in Manchester, UK. Alternativ kannst du dir auch einmal EDAS oder die Dienste von pharma service ansehen.

12. storytile Online-Tools_storytile

Live Blogging wird immer beliebter. Kein Wunder. Denn so kannst du dein Event auch den Menschen näher bringen, die daheim geblieben sind. Wenn du’s gut machst, sind sie im nächsten Jahr dann live dabei. Wichtig für dich: Überlege dir vorher eine Strategie. Was genau willst du erreichen? Und wie willst du das umsetzen? Lass dich beim Live Blogging von jemanden unterstützen, der nur dafür verantwortlich ist. Am besten wählst du jemanden, der gut schreiben und zugleich zuhören kann.

13. Timify Online-Tools_Timify

Ein Tool für digitale Terminabstimmungen – aus Deutschland. Denn wer von uns sitzt schon permanent am Rechner und wartet auf eine Terminanfrage? Noch komplexer wird’s wenn du Termine für Dritte planst. Mit Timify kannst du unbegrenzt viele Termine planen. Auch die Nutzerzahl ist nicht beschränkt. Du kannst den digitalen Kalender in deine Website und auf Facebook integrieren. Das Online-Tool bestätigt die vereinbarten Termine automatisch und erinnert deine Kunden nochmal vorher an euren Termin. Timify ist in der Basisversion kostenfrei.

14. Trello Online-Tools_trello

Eine digitale Lösung für dein Projektmanagement. Mit Trello kannst du deine Projekte in Teams organisieren. Dazu legst du die sogenannten Boards, Listen und Karten in dem Online-Tool an. So behältst du den Überblick über die TO DOs – ebenso wie all deine Teammitglieder. Dank Trello kannst du dir unzählige E-Mails und noch mehr “CC”-Verteiler sparen. Und trotzdem ist jeder up to date. Du kannst Trello im Browser oder als App nutzen. In der Basisversion ist es kostenfrei. Alternativ kannst du dir auch mal Asana ansehen.

15. SurveyMonkey Online-Tools_SurveyMonkey

Hand aufs Herz: Wie evaluierst du deine Events? Auf Papier? Viel zeit- und papiersparender geht es mit hilfreichen Online-Tools wie SurveyMonkey. Vor allem, weil du oder dein Praktikant dann die Antworten nicht mehr manuell abtippen müsst. So sorgst du außerdem für sinnstiftende Arbeit in deinem Team. Der Basic-Tarif ist kostenfrei und du kannst unbegrenzt viele Umfragen mit je bis zu 10 Fragen erstellen.

16. eventbaxx Online-Tools_eventbaxx

Goodie bags oder Kongresstaschen aus Papier waren gestern. Wer will heute noch diese unheimlich schweren Taschen den ganzen Tag herumschleppen? Eben! Und die meisten Flyer landen eh im Müll. Ungesehen. Setze daher lieber gleich auf eine digitale Variante. Deine Sponsoren oder Aussteller laden ihre Materialien in deine digitale Tasche. Und deine Teilnehmer können sie sich bequem online ansehen. Du als Eventmanager kannst dir dann die Auswertung ansehen und sie natürlich auch mit deinen Sponsoren teilen. So wisst ihr ganz genau, welcher Inhalt ankam – und welcher nicht.

>> Google Analytics, SurveyMonkey und eventbaxx gehören ebenfalls zu unseren Spectrum-Partnern! 

Kennst du weitere hilfreiche Online-Tools, die dein Leben als Eventmanager erleichtern? Dann schreibe uns bei @EventbriteDE.