Willst du ein Event erfolgreich und vor allem sicher für alle Teilnehmer organisieren, musst du akribisch planen. Du brauchst die passende Location ebenso wie die richtigen Dienstleister. Außerdem musst du ein paar fundamentale “Dinge” beachten. Hier sind 8 Grundlagen für gelungene Events und zufriedene Eventmanager. 

1. Die Anzahl der Dienstleister

Wie viele Partner und Dienstleister du ins Boot holst, bestimmt über die Vielfalt auf deinem Event. Buchst du zu wenige, sind Teilnehmer und Sponsoren enttäuscht. Dieser Effekt lässt sich auch wunderbar mit dem Begriff “Monopol” erklären. Wir wissen, dass Monopole durch hohe Preise und bestenfalls durchschnittliche Qualität gekennzeichnet sind. Ein schönes Beispiel dafür sind die Vertragscaterer in Locations.

Gerade auf Open-Air-Geländen, in Sportstadien, auf Messegeländen oder in großen Veranstaltungshäusern gewinnt die Cateringqualität deutlich, sobald du eine Auswahl hast. Doch buchst du zu viele, sind deine Dienstleister mit ihrem Geschäft unzufrieden. Wer 20 Cateringdienste für ein Event mit 100 Personen bucht, der hat zu viel des Guten getan. Immerhin musst du die vielen Dienstleister auch koordinieren. Keiner von euch gewinnt dabei.

Wie viele Partner du für deine Services buchst, hängt außerdem von dem Charakter deines Events ab. Willst du sie mit vielfältigen Optionen beeindrucken, brauchst du mehr. Möchtest du beispielsweise mit einem Event deine Destination vorstellen, sind mehr als zwei oder drei Partner eine gute Idee. Organisierst du ein großes Festival sind viele und vielfältige Cateringstationen ebenfalls eine super Sache. Soll jedoch die Technik während deiner nächsten Veranstaltung sicher laufen, gilt je weniger Dienstleister desto besser.

2. Die richtige Location 

Du brauchst eine Location, die zu deinen Teilnehmern, deinen Sponsoren und zu deinem Budget passt. Das kann ein echter Spagat werden. Ganz wichtig ist, dass deine Auswahl auch praxistauglich ist. Wie gut finden deine Gäste den Eingang? Wie weit ist der Parkplatz entfernt? Stelle sicher, dass deine Location barrierefrei ist. Baue im Zweifelsfall eine temporäre Rampe oder Bühne oder ähnliches. So wird dein Event für alle Teilnehmer ein echtes und ein positives Erlebnis.

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3. Erste Hilfe und Sicherheitsdienste  

Egal wie viele Teilnehmer dein Event besuchen werden. Du bist für die Sicherheit aller Besucher verantwortlich. Dabei ist es egal, ob 10 oder 10.000 Menschen zu dir kommen. Unterschätze auch die kleinen Veranstaltungen nicht!

Als Erstes kannst du in deinen eigenen Reihen schauen, ob du einen Ersthelfer an Bord hast. Das wäre natürlich klasse. Du kannst auch die Location fragen, ob sie einen Sanitätsdienst haben und diesen Service an dich vermieten. Übrigens hier ein Hinweis zum  “Wording”. Sanitätsdienste sind die Helfer, die du als Veranstalter beauftragst. Rettungsdienste sind öffentlich zur Verfügung stehende Dienste bei Notfällen. Nur so ein Rettungsdienst darf Verletzte transportieren. Das kann bedeuten, dass du trotz eines angeheuerten Sanitätsdienstes einen Rettungswagen rufen musst. Ob und wie viele Sanitäter du bestellen musst, hängt von Charakter deines Events ab. Behörden können dir Auflagen zur Mindestanzahl machen. Doch es liegt in deinem Ermessen, ob du möglicherweise sogar mehr Sanitäter ordern solltest.

Denke ebenfalls an einen Sicherheitsdienst. Dazu gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Wenn du allerdings die Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) anwenden musst, brauchst du ein Sicherheitskonzept und musst einen Ordnungsdienst beauftragen. Laut MVStättVO § 41 Abs. 3 brauchst du ein solches Konzept für eine Veranstaltung mit voraussichtlich mehr als 5.000 Besuchern. Passen in deine Location mehr als 5.000 Personen, beginne frühzeitig solch ein Konzept zu erstellen. Warte damit nicht bis sich abzeichnet, dass es 5.000 Menschen sein werden.

Typische Security-Aufgaben umfassen die Einlasskontrollen, die Nachtwache, die Parkplatz- oder Sitzplatzeinweisung, Security Backstage oder im Bühnengraben ebenso wie Geldtransporte und Personenschutz. Letzteres ist besonders wichtig, wenn du Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens erwartest. Also die Bundeskanzlerin oder einen Filmstar.

Organisierst du regelmäßig Events, kann es sinnvoll sein, dass du einen Ersthelfer fest in deinem Team hast. Möglicherweise lohnt sich es, dass du in solch eine Ausbildung investierst.

4. Notfälle und Notausgänge

Meistens passiert bei Veranstaltungen nichts. Allerdings eben nur meistens. Wir alle kennen Fälle, in denen es schief ging. Wie heisst es doch so schön? “Vorbeugen ist besser als heilen.” Bereite dich auf Notfälle vor – mit einem Notfallplan. Du als Eventmanager bist gefragt, eine Lösung für alle Notfälle zu finden. Ganz egal ob es sich um einen Feueralarm handelt oder ob ein Kind vermisst wird. Vielleicht erscheint dir das alles ein bisschen übertrieben. Doch die Sicherheit und die Gesundheit deiner Teilnehmer sollten es dir wert sein.

Kümmere dich rechtzeitig um die Notausgänge und die Rettungswege. Diese müssen mindestens eine Breite von 1,20 Metern haben (MVStättVO § 7 Abs. 4). Briefe dein Team weit im Voraus, wie sie im Notfall reagieren sollen. Am besten ist es, wenn ihr Notfallpläne auch übt. Denn wüsstest du wirklich, wie du im Zweifelsfall einen Feuerlöscher bedienst?

Bedenke dabei: Bricht erst einmal Panik aus, schalten Menschen immer auf Autopilot. So ein Autopilot muss jedoch vorher trainiert werden. Hattest du noch nie einen Feuerlöscher in der Hand, wird dir das sehr schwer fallen. Es ist wahrscheinlich, dass du dann in Panikstarre verfällst (und wie ein Kaninchen vor der Schlange erstarrst). Das bedeutet auch, dass ihr die Fluchtwege einmal entlanglauft. In der Praxis ist das meistens gar nicht umsetzbar.

Du kannst es jedoch mit deinem Kernteam ablaufen. Um deine Teilnehmer und deine Sponsoren sicher nach außen geleiten zu können, müsst ihr die Wege bestenfalls blind kennen. Alle Teilnehmer müssen natürlich ebenfalls wissen, wo der Treffpunkt für Notfälle ist.

PS: Wusstest du, dass viele Menschen im World Trade Center schlichtweg noch nie die Fluchttreppen benutzt hatten? Sie wussten nicht einmal, dass diese nicht durchgängig angelegt waren. Frauen haben versucht, die mehr als 100 Stockwerke mit hohen Absatzschuhen herunterzulaufen. Natürlich ist das viel zu beschwerlich und sie mussten sie kurzerhand ausziehen. Mit dem Ergebnis, dass nun massenweise Schuhe auf dem viel zu engen Fluchtweg lagen. Sie erschwerten den Weg für die Feuerwehrleute nach oben und den Weg für die Flüchtenden nach unten. Das muss nicht sein. Verhindere solche unnötigen Hindernisse auf deinen Events – durch Üben.

5. Lärm

Ist dir bewusst, welchen Lärmpegel deine Veranstaltung verursacht? Der Lärmpegel ist ein Punkt, den Eventmanager gern übersehen. Besonders wichtig ist das Thema natürlich, wenn du ein Outdoor-Event in den Abendstunden organisierst. Das gilt neben Konzerten natürlich ebenso  für Parties auf Rooftops, an Badestränden oder in weniger schalldichten Räumen.

Einzige Ausnahme sind die “normalen Wohnzimmerparties”. Dafür brauchst du keine Genehmigung. Ansonsten gilt: Musik ist Lärm (sprich Emission) und dafür brauchst du eine behördliche Genehmigung. Diese erhälst du von der Polizei oder vom Ordnungsamt.

Ganz abgesehen von der Meldepflicht, frage dich immer: Können Anwohner etwas von meiner Veranstaltung hören? Bedenke dabei auch den Lärm, die Gruppen verursachen – es muss gar nicht immer Musik sein, die stören könnte.

Apropo Musik: Denke ebenfalls an die Urheberrechte der Musiker. Du musst die Nutzung der Musik bei der GEMA anmelden, d.h. die Lizenz dafür kaufen.

6. Verpflegungswünsche und -ansprüche

Du hast sicherlich schon einmal von der Maslowschen Bedürfnispyramide gehört.

grundlagen für gelungene Events
Quelle: Centered Learning

Wie du siehst: Essen und Trinken gehören zu unseren Grundbedürfnissen. Wenn diese nicht erfüllt sind, können wir uns auch nicht um unsere anderen Bedürfnisse kümmern. Versuch doch mal zu lernen, wenn du Hunger hast oder sei einmal kreativ, wenn du frierst. Das wird nichts. Das wusste schon Maslow. Genau so geht es deinen Teilnehmern und deshalb ist es so wichtig, dass dein Catering stimmt.

Das betrifft die Qualität genauso wie die Quantität. Dazu gehört heutzutage auch, die anspruchsvoller gewordenen Bedürfnisse nach vegetarischem, veganen, glutenfreien, regionalen und saisonalen Essen zu erfüllen. Stimme deine Vorstellungen mit dem Caterer ab. Lass dich beraten und verrate ihm so viel wie möglich über deine Teilnehmer. Denke an einen vielfältigen Mix für die unterschiedlichsten Ansprüche. Heute reicht es eben nicht mehr, einen Bratwurststand aufzumachen.

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7. Ein Zeitplan voller Deadlines

Als Eventmanager bist du für eine ganze Reihe von Terminen und Abläufen verantwortlich. Wie du weißt, betrifft das nicht erst deine Veranstaltung selbst. Es beginnt mit dem ersten Vorbereitungstag lange, lange vor deinem Event.

Du musst wissen, wann du deine Location spätestens buchen solltest oder wann dein Caterer die finalen Teilnehmerzahlen braucht. Wann sollte der Ticketverkauf starten? Willst du Frühbucherpreise und damit auch Termine anbieten? Bis wann brauchst du von deinen Referenten eine Zusage, damit das Programm online oder als Printausgabe rechtzeitig erscheinen kann? Termine über Termine. Alle wollen von dir koordiniert werden.

Erstelle gleich zu Beginn einen Zeitplan für die organisatorischen Schritte. Plane außerdem Puffer ein. Puffer für Unvorhergesehenes. Falls Plan A nicht funktioniert, hast du dann immer noch Zeit für Plan B.

Deine Dienstleister ebenso wie deine Sponsoren und Aussteller sollten übrigens auch rechtzeitig auf deiner Veranstaltung erscheinen. Gib ihnen ausreichend Zeit, ihre Stände aufzubauen oder ihre Services vorzubereiten. Versichere dich auch, dass sie rechtzeitig vor Ort sind. Vergiss nicht, die Mobilnummern deiner Partner abzufragen, für den Fall, dass du sie außerhalb der üblichen Bürozeiten erreichen musst.

Gleiches gilt für Keynote-Speaker. Sind die nicht da, wird’s echt kritisch. Plane Alternativen für den Fall der Fälle. Was, wenn er oder sie plötzlich nicht kommen kann? Vereinbare außerdem einen Probetermin mit ihnen, beispielsweise 2 Stunden vor dem Vortrag. So könnt ihr auch gemeinsam die wichtigsten technischen und organisatorischen Fragen noch einmal live durchgehen.

Generell gilt: Je straffer dein Zeitplan, desto präziser müssen deine Anweisungen an dein Team, deine Sponsoren, deine Dienstleister und an die Freiwilligen sein.

8. Lizenzen und Rechte

Hast du endlich alle Referenten, Locations und Dienstleister gebucht, könntest du aufatmen. Doch denke auch an die Lizenzen und Rechte! Hier sind einige, die du auf jeden Fall berücksichtigen solltest.

  • Urheberrechte: beim Aufführen von Musik, beim Nutzen von Fotos, Grafiken, Logos etc.
  • Sondernutzungsgenehmigungen: beim Aufstellen von Verkaufsständen, beim Aufhängen von Plakaten oder Veranstaltungen auf öffentlichen Plätzen
  • Persönlichkeitsrecht: beim Fotografieren deiner Teilnehmer oder Referenten
  • Jugendschutzrecht: mit Blick auf Arbeitszeiten oder den Ausschank von Alkohol
  • Wettbewerbsrecht: bei der Gestaltung von Teilnahmebedingungen oder der klaren Angabe auf allen Materialien, wer der Veranstalter ist

Hast du diese fundamentale “Dinge” beachtet, bist du für dein nächstes Event bestens gewappnet. Mehr Tipps und Tricks findest du auf unserem Blog.