Festivalorganisation ist unfassbar aufwendig und anstrengend. Doch die Mühe lohnt sich. Und mit unserem Insiderwissen bist du jederzeit auf der sicheren Seite. Diese Übersicht hilft dir dabei, dein Festival professionell zu organisieren. Wir sagen dir genau, was du beachten solltest. Informiere dich jetzt und veranstalte ein unvergessliches Festival.

Inhaltsverzeichnis

Festival-Kosten: Ein finanziell abgesichertes Festival veranstalten

Ob du ein kleines Festival organisieren und erste Erfahrungen sammeln möchtest oder gleich das große Rad drehst und tausende Besucher erwartest: Die Kalkulation muss passen. Doch welche Kosten kommen bei einem Festival auf dich als Veranstalter zu? Hier ein grober Überblick:

  •         Location
  •         Bühne, Licht und Ton + Personal
  •         Band-Gage, ggf. Hotelzimmer, Verpflegung, Sonderwünsche
  •         Gema-Abgaben
  •         Security-Personal
  •         Einlass und Ordner
  •         Abriegelung des Geländes
  •         Catering
  •         Marketing und Werbung
  •         Versicherungen

Je nach Art, Dauer und Größe können die Kosten also stark variieren, wenn du ein Festival planen und organisieren möchtest. Einsteigern empfehlen wir deshalb, erst mal ein kleines Festival zu veranstalten und später auf die ersten Erfolge aufzubauen.

Brite-Tipp: Behalte den Überblick und arbeite mit Checklisten

Gerade wenn du zum ersten Mal ein eigenes Festival veranstalten, planen und organisieren möchtest, sind Checklisten das A und O. Gehe möglichst detailliert vor, setze Deadlines und bringe zusammengehörige Punkte miteinander in Verbindung. Wir zeigen dir in diesem Leitfaden einige Hauptpunkte, auf die es ankommt, wenn du ein Festival organisieren möchtest. Erstelle dir aus unseren Tipps, Tricks und Infos maßgeschneiderte Checklisten für dein eigenes Festival. So bleibt alles übersichtlich und du kannst flexibel reagieren.

Der perfekte Deal mit deiner Traum-Festival-Location

Du hast die ideale Location gefunden? Dann solltest du trotzdem einen kühlen Kopf bewahren und clever mit dem Vermieter verhandeln. Schließlich geht es dabei meistens um einen echt großen Teil deines Budgets. Spiele direkt mit offenen Karten, bereite dich ordentlich vor und überzeuge den Location-Manager von deinen Plänen und Zielen. So kannst du mehr aus dem Deal mit der Location herausholen und dein Festival besser organisieren. Keine falsche Bescheidenheit: Wenn du deine Hausaufgaben gemacht hast, kannst du souverän auftreten und mit überzeugenden Fakten glänzen. Wie das funktioniert? Das verraten wir dir hier:

Hier bekommst du konkrete Tipps für deine Verhandlungen mit der Location

Open-Air-Festival: Bühne und Schlechtwetter-Alternative finden

Die ideale Sommerkulisse hat 25 Grad, vereinzelt Wolken und lebt von der ausgelassenen Stimmung deiner Besucher. Kein Wunder, dass die allermeisten Festivals draußen stattfinden. Doch gerade deshalb solltest du dich bei einem Open-Air-Festival auch immer auf schlechte Wetterverhältnisse vorbereiten und eine Alternative für Regen und Wind in der Hinterhand haben. Schließlich möchtest du ein erfolgreiches Festival veranstalten – egal, was das Wetter gerade macht. Stelle also sicher, dass deine Technik trocken bleibt und biete auch deinen Besuchern bei Bedarf ein geschütztes Plätzchen an.

Das bringt uns direkt zum nächsten Punkt: Die Open-Air-Bühne. Was solltest du dabei beachten und solltest du sie kaufen oder lieber mieten?

Die wichtigsten Infos zu Open-Air-Bühnen gibt es hier!

Das Plus an Sicherheit auf deinem Festival

Die Erlebnisse deiner Besucher sollen unvergesslich gut werden. Wenn du ein Festival organisieren möchtest, solltest du dieses wichtige Ziel deshalb immer vor Augen haben. Doch wie kannst du für mehr Sicherheit sorgen und wie kannst du Streit und Diskriminierung auf deinem Event wirksam verhindern? Einen Masterplan dazu gibt es leider noch nicht. Dafür aber starke Ansätze, die dir dabei helfen, ein Festival zu veranstalten, das größtmögliche Sicherheit für alle Besucher bietet. Ob und welche Möglichkeiten für dein Event infrage kommen, ist selbstverständlich dir überlassen. Alle wichtigen Infos bekommst du hier:

Safe Spaces, Awareness-Teams und Co.: Wie du für mehr Sicherheit auf deinem Festival sorgen kannst

Ein reibungsloser Ablauf für dein Festival: Die Checkliste 

Lange Schlangen am Eingang, überfordertes Personal, ausbrechendes Chaos – ein absoluter Horror für alle, die ein Festival organisieren. Was hilft? Eine Checkliste. Und zwar die ultimative Checkliste für Festival-Veranstalter. Inklusive bewährter Vor-Ort-Maßnahmen und wichtiger Punkte, um einen reibungslosen Ablauf von vornherein zu gewährleisten. Genau solch eine Checkliste haben wir für dich vorbereitet. Du brauchst sie dir bloß herunterzuladen und kannst dann ganz entspannt Punkt für Punkt abhaken – und sicher sein, dass alles wie am Schnürchen läuft.

Das Must-have für alle Festival-Veranstalter: Hier bekommst du die Eventbrite-Checkliste für einen reibungslosen Ablauf gratis

Keine Panik in der Krise: Unser Notfallplan ist dein Fels in der Brandung

Wir wünschen dir, dass du ihn niemals brauchen wirst. Aber falls doch, dann hilft dir unser Notfallplan für dein Festival dabei, optimales Krisen-Management an den Tag zu legen. Und zwar selbst bei unerwarteten Ereignissen, die beim Planen deines Festivals noch gar nicht absehbar waren. Stell dir vor, dein lange im Voraus gebuchter und bestätigter Headliner sagt kurzfristig ab. Ein unerwarteter Wolkenbruch droht, die gesamte Veranstaltung im wahrsten Sinne des Wortes den Bach runtergehen zu lassen. Wie solltest du in solchen Fällen vorgehen und welche Maßnahmen solltest du vorab für dein Festival planen? Das alles erfährst du in unserem Notfallplan, inklusive praktischer Checkliste für (fast jede) Krise.

Jetzt herunterladen: Der ultimative Notfallplan für dein Festival

Den perfekten Ticketverkauf für dein Festival organisieren 

Wie viele Tickets möchte jeder Festival-Veranstalter verkaufen? Alle, ganz genau. Doch damit du tatsächlich ein ausverkauftes Haus (oder ein ausverkauftes Open-Air-Gelände) hast, solltest du deinen Ticketverkauf clever angehen. Schließlich mag dein Festival vielleicht das beste Erlebnis weit und breit bieten, doch das müssen deine potenziellen Besucher auch erst einmal erfahren. Und sich dann aus dem vielfältigen Veranstaltungsprogramm tatsächlich auch für dein Event entscheiden. Klingt nach Arbeit für den Festival-Veranstalter und das stimmt auch ein wenig. Deshalb legen wir dir gleich zwei Dinge ans Herz:

  1.     Kluge Preisbildung: Der informative Ratgeber für alle, die ein Festival planen
    Hier bekommst du Einblicke und Hintergründe zur Preispsychologie und kannst einen Ticketpreis bilden, der wirklich alle Seiten zufriedenstellt. Gleich herunterladen!
  2.    Wie du dein Festival mit Eventbrite ausverkaufst
    In diesem praktischen Guide erfährst du, wie dein Festival die Aufmerksamkeit bekommt, die es verdient. Wir zeigen dir, wie du die Vermarktung erfolgreich gestalten kannst und weshalb du dein Festival bei Eventbrite listen solltest.

Festival-Food: Worauf Festival-Besucher heutzutage Wert legen

Bier, Bratwurst, Pommes. Repeat. Das war früher vielleicht ausreichend, doch wir haben im Rahmen einer Studie frische Daten über frisches und nicht ganz so frisches Essen auf Festivals gesammelt. Und die Ergebnisse sprechen für sich. Wenn du das Catering für dein Festival organisieren möchtest, dann serviere deinen Gästen Speisen und Getränke, die sie wirklich verzehren wollen. Wie sieht also ein zeitgemäßes Catering für ein Festival aus? Hier kannst du die Ergebnisse der Studie nachlesen und dir direkt auch einen Leitfaden für das perfekte Festival-Catering herunterladen.

Köstlichkeiten kredenzen: So wichtig ist gesundes Essen auf Festivals

Nachhaltig feiern und planen: Dein umweltfreundliches Festival

Umweltschutz ist schon lange kein Randthema mehr. Dafür ist es viel zu wichtig – und für dich eine Chance, Gutes zu tun. Die Kurzversion: Vermeide Plastik, biete möglichst viel Recyclebares an und hole deine Besucher mit ins Boot. Gemeinsam mit tausenden Festival-Gängern kannst du dafür sorgen, dass nicht nur die Party ein nachhaltiges Erlebnis wird, sondern auch ökologische Nachhaltigkeit auf deinem Festival selbstverständlich ist. Deine Besucher sind auf jeden Fall bereit dafür und wünschen sich sogar, dass du dein Festival nachhaltig planst. Und wir verraten dir, wie du dein Event entsprechend gestalten kannst.

Weniger Müll, mehr Platz zum Feiern: So gestaltest du dein Festival wirklich nachhaltig

Ein familienfreundliches Festival planen

Ganz bestimmt hast du dein Zielpublikum bereits vor Augen. Und höchstwahrscheinlich tummeln sich nicht nur Digital Natives und die Generation Z auf deinem Festival, sondern auch ein großer Anteil von 30 bis 49-Jährigen. Die Besonderheit bei dieser Altersklasse? Sie hat oft schon Nachwuchs und feiert deshalb nicht nur dein Festival-Programm ab, sondern ganz klar auch Familienfreundlichkeit. Du kannst auf diesen Wunsch ganz einfach reagieren und dein Festival familienfreundlich organisieren. Wir geben dir die nötigen Tipps dafür, sodass alle deine Besucher, ob mit oder ohne Kinder, eine unvergessliche Zeit haben werden.

Festival-Guide: So gestaltest du dein Festival familienfreundlicher

Nutze deine Daten, um ein erfolgreiches Festival zu organisieren

Ein unbedarfter Blick in die Zukunft ist vage. Du malst dir aus, wie du das perfekte Festival organisieren kannst. Doch was wäre, wenn du deine Planung auf aussagekräftige Daten stützen könntest? Wenn nicht nur klar wäre, was du erreichen wirst, sondern auch wie und weshalb dein Plan aufgehen wird? Dazu brauchst du weder einen Hellseher noch eine eigene Glaskugel. Denn deine Daten können dir in den meisten Fällen echt weiterhelfen. Du musst sie nur verstehen und richtig deuten können. Und genau dabei hilft dir unser bewährter Ratgeber. So bekommst du auf einen Schlag mehr Planungssicherheit, kannst Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Stress. Klingt interessant? Finden wir auch. Hier entlang:

Deine Daten arbeiten für dich: Die praxisorientierte Anleitung für Festivals jetzt herunterladen

Fazit: Es gibt viel zu tun – pack es gleich an

Ein eigenes Festival zu organisieren ist bestimmt nicht leicht, aber es kann unglaublich viel Spaß machen und viele Menschen begeistern. Mit unserem Leitfaden, der richtigen Planung und einem Blick für wichtige Details wirst du ein gelungenes Festival veranstalten, die Kosten im Griff behalten und selbst im Notfall einen kühlen Kopf bewahren. Wir wünschen dir viel Erfolg und freuen uns schon, dein Festival auf Eventbrite zu sehen. Melde dich am besten gleich bei einem unserer Event-Experten unter 0800 180 1590 und lasse dich unverbindlich in Sachen Ticketverkauf beraten!

 

Photo von Vonecia Carswell