Finde heraus, warum du mit der Vorbereitung deines Events schon ein ganzes Jahr im Voraus anfangen solltest!

Veranstalter wissen es selbst am besten: Eventmanagement ist manchmal ganz schön stressig. Kein Wunder, dass unser Job zu den TOP 5 der stressigsten Berufe zählt. Wenn dein Event noch so weit in der Zukunft liegt, weil dein letztes Event gerade erst stattgefunden hat, dann ist es oft sehr verlockend, gewisse Aufgaben immer wieder zu verschieben. Andererseits gibt uns unsere Erfahrung meist Recht und bis zum Event selbst ändern sich noch so viele Komponenten.

Da scheint es fast unmöglich, bereits in Jahr im Voraus Prioritäten zu setzen und vorausschauend zu planen. Glücklicherweise gibt es einige Tipps und Tricks, die dir dabei helfen deine Eventplanung auch schon ein Jahr im Voraus sinnvoll zu starten. 

1. Erstelle und nutze einen Marketingplan ein Jahr im Voraus.

Stell dir vor, dein Event startet und niemand ist da. Jeder, der einmal eine Veranstaltung organisiert hat, weiß, dass ohne Teilnehmer oder oftmals auch Sponsoren nichts läuft. Da kann dein Event noch so perfekt organisiert sein. Eine langfristige Bewerbung ist essenziell – auch wenn Teilnehmer heutzutage immer kurzfristiger ihre Tickets kaufen.

Bis jemand entscheidet, dein Event zu besuchen, hat er oftmals mehrfach davon gehört oder gelesen. Fange also früh an, dein Event in die Köpfe deiner Besucher oder Sponsoren zu bringen. Außerdem strukturierst und entzerrst du so deinen eigenen Aufgabenplan. Für deine Marketing-Strategie erstellst du am besten einen Zeitplan in logischer Reihenfolge. Jede Aktivität unterstützt und verstärkt dabei die vorangegangene.

Ganz simpel: Auf dein “Save the Date” folgt ein Vorverkaufsstart und später ein Anmeldeschluss. Das “Save the Date” darf dabei natürlich schon ein Jahr im Voraus starten. Diese drei Termine bewirbst du mit einzelnen, aufeinander abgestimmten Aktivitäten. Natürlich ist jede Veranstaltung anders, dennoch gibt es ein paar allgemein gültige Regeln für deinen Marketingplan.

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Beginne mit den Meilensteinen deines Events. Die drei zuvor genannten treffen auf fast jede Veranstaltung zu. Überlege und entscheide dann, welche Kanäle du nutzen willst. Denke dabei unbedingt an die Event-Webseite inklusive SEO und Blogartikeln, E-Mail-Newsletter, Social-Media, Kooperationspartner, Pressemitteilungen und – immer wichtiger werdend – Influencer. Vermerke ebenfalls möglichst übersichtlich, wer aus deinem Team was bis wann erledigen soll. Je eher du mit der Werbung startest, umso bekannter ist dein Event beim Start des Ticketverkaufs.

2. Entscheide dich! Für eine Location.

Mit der Location steht und fällt vieles bei der Eventplanung. Ganz ehrlich, es ist das Erste, was ich buche. Warum? Die Locationsuche benötigt Zeit. Selbst oder gerade wegen der vielen Onlineplattformen, die dir täglich neue Locations vorstellen, nimmt die Recherche ganz schön viel Zeit in Anspruch. Verwende bei der Suche eine Checkliste, die all deine Must-haves und Nice-to-haves enthält.

Je mehr Leistungen aus einer Hand kommen, desto leichter wird die Planung für dich und dein Team. Bietet die Location dir auch Bestuhlung, Mobiliar, Technik, W-LAN und Catering an, umso weniger Abstimmungsprozesse hast du. Allerdings hat dieser Komfort auch einen Haken. Ungewöhnliche Locations haben diesen Rundum-Service fast nie in ihrem Paket.

Denke bei der Auswahl einer Location auch daran, diese rechtzeitig anzufragen! Je größer dein Event, desto früher musst du buchen. Manchmal ist das ein Jahr im Voraus, manchmal auch mehrere Jahre! Wenn du dich schon so lange im Voraus auf einen Veranstaltungsraum festlegst, willst du natürlich auch besonders gute Konditionen aushandeln. Nutze dieses Argument und frage in deinen Verhandlungen danach.

3. Lege dich fest! Wer ist verantwortlich?

Kennst du das? TEAM heißt oftmals auch “toll ein anderer macht’s”.

Mit anderen Worten: Lege von Anfang an fest, wer was bis wann macht. Sonst machen es immer dieselben oder noch schlimmer – niemand. Auf der Suche nach Verantwortlichen kannst du der Struktur in deinem Unternehmen oder der von vergangenen Events folgen. Kennst du die Leute ein bisschen besser, kannst du die Aufgaben auch nach Stärken und Talenten verteilen. Oder frage sie einfach, was sie gern übernehmen würden. Ich nutze für die Aufgabenverteilung und die Entscheidungsfindung gern das DACI-Modell.

Denke bei der Einteilung auch an Vertretungsregelungen. Also wer soll einspringen, wenn jemand krank wird oder überlastet ist. Kontrolliere regelmäßig die Ergebnisse und Zwischenstände der von dir delegierten Aufgaben. So beugst du (d)einem bösen Erwachen kurz vor dem Event vor.

>> Diese Aufgaben solltest du besser an andere delegieren!

4. Save the Date – wann sehen wir uns wieder?

Nach dem Event ist vor dem Event. Vorausgesetzt dein Event ist ein voller Erfolg, sind Teilnehmer und Sponsoren währenddessen besonders emotional dabei. Binde sie schon jetzt an dein kommendes Event. Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt dafür! Jeder der geht, sollte wissen, wann er wieder kommen kann. Kündige den Folgetermin auf Flyern, Programm-Rückseiten, Präsentationsslides und Werbebannern in der Location an.

Du kannst ihnen beispielsweise ein preisgünstiges early bird Ticket anbieten. Das funktioniert übrigens auch hervorragend für Sponsorenverträge oder Ausstellungsflächen. Es setzt natürlich voraus, dass du in deiner Eventplanung noch ein Stückchen weiter voraus denkst und die Buchungsunterlagen fürs nächste Jahr schon parat hast. Denke immer daran: Es ist um ein Vielfaches günstiger alte Besucher und Sponsoren zu halten, als neue zu gewinnen – selbst wenn du Discounts gewährst.

Hier noch ein paar Worte zur Terminwahl: Die meisten Events finden jedes Jahr zur gleichen Zeit statt. Dem kannst du folgen, musst du aber nicht. Möglicherweise ist ein bisschen Flexibilität gut für dich und deine Preisverhandlungen mit den Locations. Denke bei der Terminwahl auch an Ferien, Feiertage, Messen, Festivals oder Konkurrenzevents. Gerade bei B2C-Events solltest du an das Portemonaie deiner Besucher denken. 

 


Hier erfährst du mehr über Eventbrite und unsere Möglichkeiten für Veranstalter.

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