Worauf du bei einem Event mit mehr als 100 Teilnehmern achten solltest

Eventteilnehmer
100 Gäste und mehr? Darauf musst du bei großen Events achten

 
Eine erfolgreiche Eventorganisation erfordert zuverlässiges Projektmanagement und eine gewisse Detailverliebtheit der Veranstalter. Handelt es sich um ein Event mit mehr als 100 Teilnehmern, sollten auch jede Menge Koordinationsgeschick und Mut zum Delegieren hinzukommen, um Entscheidungen schnell umsetzen zu können.

Im Folgenden haben wir die Punkte zusammengefasst, die bei der Planung eines großen Events mit mehr als 100 Teilnehmern wichtig sind.

Definiere deine Zielgruppe und das Alleinstellungsmerkmal des Events

Um ein Event mit mehr als 100 Teilnehmern erfolgreich zu vermarkten, solltest du dir im Vorfeld über die Zielgruppe Gedanken machen, für die dein Event relevant ist. Damit einher geht die Definition eines Alleinstellungsmerkmals, welches dein Event von anderen bzw. vergleichbaren Veranstaltungen positiv abhebt.

Dies kann z. B. ein interessanter, ausgefallener Veranstaltungsort fernab des üblichen Konferenzsaals sein oder ein Top-Redner, der sonst vielleicht schwer davon zu überzeugen ist, bei Events zu sprechen.

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Lege dein Budget und die Ticketpreise fest

Neben der Zielgruppe und dem Alleinstellungsmerkmal ist es wichtig, den Budgetrahmen für die Gesamtorganisation des Events und gegebenenfalls auch für bestimmte Teilbereiche festzulegen. Die Ticketeinnahmen können dir dann beim Einhalten des Budgets helfen, sollten aber nicht deine einzige Einnahmequelle sein.

Idealerweise gewinnst du auch Sponsoren und starke Partner, die das Event finanziell mit absichern und im Gegenzug entsprechende Vermarktungsleistungen und Sichtbarkeit erhalten. Zudem können diese auch bei der Bekanntmachung des Events helfen.

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Suche erfahrene Mitstreiter

Ohne ein paar erfahrene Mitorganisatoren stellt jedes Event mit mehr als 100 Teilnehmern eine enorme Herausforderung dar – selbst wenn du noch so gut im Projektmanagement und Delegieren bist. Besonders wenn das Veranstaltungsteam auf freiwilliger Basis hilft, ist es oftmals schwierig, alle Beteiligten auf das gleiche Motivationsniveau zu bekommen und auch dort zu halten.

Deshalb helfen ein paar erfahrene Veranstalter im Team unheimlich weiter. Sie bringen die nötige Ruhe und Routine mit, um auch brenzlige Situationen erfolgreich zu meistern, ohne dass Chaos ausbricht.

Setze deine Marketingstrategie um

Erfolgreiches Marketing ist die Ausgangsbasis für einen groß angelegten Ticketverkauf. Um auf das Event aufmerksam zu machen und Interesse bei potenziellen Teilnehmern zu wecken, muss man allerdings erst einmal aus der Fülle an Informationen und Angeboten herausstechen. Gerade bei Events, die zum ersten Mal stattfinden ist das eine große Herausforderung.

Was hilft, sind unter anderem der sinnvolle Einsatz verschiedener Online-Marketingkanäle sowie Offline-Marketingaktionen. Daneben können Redner, Sponsoren und Medienpartner dem Event einen ordentlichen Aufmerksamkeitsschub geben, wenn sie in ihrem Netzwerk von der Veranstaltung erzählen.

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Biete allen Beteiligten eine schöne Erfahrung

Es sollte ohnehin zu deinen Zielen gehören, aber hier noch einmal: Biete deinen Teilnehmern und Rednern sowie deinen Sponsoren eine schöne und interessante Erfahrung – und das vor, während und nach dem Event. An oberster Stelle sollte für dich und dein Team die Zufriedenheit aller Eventbesucher, Redner und Sponsoren stehen.

Vom Catering über den Programmablauf bis hin zum Flughafentransfer der Redner sollte bei einem großen Event alles detailliert durchgeplant sein. Zudem solltest du so gut vorbereitet sein, dass du auf kurzfristig auftretende Probleme ad hoc reagieren und im Notfall improvisieren kannst.

>> Hier sind 7 Tipps um deine Redner glücklich zu machen 

Nicht zuletzt ist es natürlich wichtig, dass du dein Event auf Eventbrite online stellst und die Vorteile unseres Online-Ticketssystems und der integrierten Vermarktungskanäle nutzt.

Wir wünschen dir viel Erfolg mit deiner nächsten Veranstaltung!

PS: Die hier aufgezählten Tipps sind natürlich auch bei kleineren Events hilfreich und sinnvoll. Bei großen Veranstaltungen sind sie allerdings umso ausschlaggebender für den Erfolg.


Weitere Informationen zu Eventbrite findest du hier.

 

 

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Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche

Kathleen Fritzsche gründete Ende 2011 StartUp Stuttgart und 2012 Accelerate Stuttgart mit, um Gründer und Startups in Baden-Württemberg zu fördern und ein Accelerator-Programm für die Region aufzubauen. Ende 2015 lief das erste sechsmonatige Programm mit fünf Startups. Daneben schreibt Kathleen seit mehreren Jahren leidenschaftlich gern für verschiedene Plattformen, u.a. ihren eigenen Blog, und ist als Freelancer im Bereich Content Creation und Kommunikation unterwegs.

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