Print ist tot? Keinesfalls! Auch wenn wir heutzutage mehr und mehr Event-Apps einsetzen, Print ist noch lange nicht tot. Das mag vielleicht für Eventplakate gelten, doch nicht für das gedruckte Eventprogramm vor Ort beim Event.

In vielen Fällen ist ein klassisches Print-Programm immer noch eine weise Entscheidung und Investition. Das ist besonders der Fall, wenn

  • deine Teilnehmer ihr Smartphone nutzen müssten, um Programmdetails zu checken und eine Live-Performance (z.B. einen spannenden Vortrag) stören oder davon abgelenkt werden würden
  • deine Teilnehmer zum Großteil älter sind und wahrscheinlich seltener eine App  nutzen würden
  • dein Programm sehr komplex ist oder über verschiedene Tage und Locations verteilt ist

Ein Eventprogramm hilft deinen Teilnehmern sich schnell zu orientieren – ganz ohne Akku, Internet oder die erhellten (und damit manchmal störenden) Bildschirme. Es minimiert Unübersichtliches, indem es die wichtigsten Informationen in wenige und gut strukturierte Worte zusammenfasst.

Außerdem kannst du deinen Teilnehmern im wahrsten Sinne des Wortes etwas Handfestes übergeben. Es ist einfach eine schöne Geste, wenn du deinem Gast beim Check-In etwas überreichen kannst. Wenn es dann auch nützlich und ansprechend gestaltet ist, umso besser! Vielleicht gelingt es dir sogar, das Design so zu gestalten, dass es sich deine Teilnehmer noch nach dem Event an die Pinnwand oder den Kühlschrank hängen wollen.

Abhängig von deinem Budget und der Größe deines Teams ist die Gefahr groß, dass dein „Projekt Printprogramm“ aufwändiger wird, als gedacht. Doch das muss heute gar nicht mehr sein! Nutze ein ansprechendes kostenfreies Template und du brauchst keinen externen Grafiker mehr bezahlen oder gar selbst eine Mediendesign-Ausbildung beginnen 😉

Gerade bei Veranstaltungen mit kleinem Budget könnten diese Templates deine Rettung sein.

Hier erfährst du, was in dein Programm gehört, wo du Templates findest und wie du sie für dein Eventthema am besten anpasst.

>> So findest du die richtige Dramaturgie für deine Konferenz!

Das gehört in dein Eventprogramm:

Bevor du überhaupt anfängst, ein Design zu erstellen oder nach Templates zu schauen, fertige ein Liste mit Elementen an, die unbedingt in deinem Programm enthalten sein sollten. Die wichtigsten Elemente sind die zentralen Teilnehmerinformationen und dein Branding, also dein Corporate Design. Das beinhaltet in den allermeisten Fällen:

  • Name, Datum und Ort deines Events
  • Dein Logo, deine Social-Media-Kanäle und die URL deiner Webseite
  • Programmablauf inklusive Ortsangabe von Abend- oder Rahmenprogrammen
  • Sponsoren-, Aussteller- und Partner-Logos

Je nach Art deiner Veranstaltung und wie viel Platz du auf deinem Printprogramm noch hast und das Format, für das du dich entscheidest, kannst du außerdem einfügen:

  • eine FAQ-Liste, welche die häufigsten Teilnehmerfragen beantwortet
  • Bilder, damit deine Teilnehmer sich auch emotional angesprochen fühlen
  • eine Umgebungskarte der Location
  • deinen Hashtag, damit Teilnehmer dein Event auf Social Media teilen können; insbesondere auf Twitter

Nun weißt du, was in dein gedrucktes Programm hinein soll. Jetzt kannst du nach dem passenden Template für dein Print-Programm suchen. Welches kann all die gewünschten Informationen, Bilder und Grafiken am besten veranschaulichen?

 

Hier findest du Templates, die dir deinen Job erleichtern:

Heutzutage gibt es viele, kostenfreie oder günstige Templates im Internet. Eine sehr ansprechende Quelle mit kostenfreien oder kostengünstigen Vorlagen und Grafiken ist Canva.

Du kannst entweder ein bereits gestaltetes Template verwenden oder dein eigenes Design gestalten. Mit Drag-and-Drop ist es wirklich super einfach! Du kannst auch eigene Fotos hochladen und die Farben der Grafiken, Hintergründe und Texte an dein Corporate Design anpassen. Natürlich kannst du viele verschiedene Schriftarten nutzen, dein Programm mit anderen Usern zusammen erstellen und die fertigen Dateien als jpg, pdf oder png herunterladen.

Hier sind einige Programm-Templates, für dein nächstes Event:

Das passt noch nicht perfekt zu deinem Event? Bevor du jetzt einen Grafiker beauftragst, kannst du auch die Bibliothek von Canva durchsuchen. Mehr als 50.000 Templates findest du dort!

 

Passe das Design an

Am einfachsten ist es, wenn du gleich ein Template auswählst, was deinem Corporate Design ähnlich ist. So hast du den geringsten Aufwand beim Anpassen. Allerdings ist jedes Template erst einmal ein Ausgangspunkt. Rechne also auf jeden Fall mit ein paar notwendigen Änderungen.

Hat dein Unternehmen einen Styleguide, also eine Vorgabe für euer Design? Prüfe diese Vorgaben und halte sie unbedingt ein. Beachte beispielsweise, wie viel Platz um dein Logo herum frei bleiben muss und welche Schriftarten du überhaupt nutzen darfst. Schau auch genau auf die verwendeten Farben. Prüfe dazu den Farbcode, z.B. RGB, CMYK oder Hexadezimal, in den verschiedenen Materialien oder Templates. Dein Eventprogramm sollte natürlich so aussehen wie alle anderen Werbematerialien – on- und offline.

Eine tolle Möglichkeit, dein Eventprogramm zu branden, sind professionelle Bilder deines letzten Events. Nutze diese Fotos, damit deine – neuen – Teilnehmer sich vorstellen können, was sie bei dir erwartet.

 

Ein paar Tipps zum Schluss

Ein Eventprogramm ist eine Übersicht, kein Aufsatz. Alle Informationen sollten präzise, prägnant und relevant sein. Denk daran:

  • Kürze den Text so weit wie möglich; die Langversion der Beschreibungen und Details kannst du auf deiner Webseite oder sogar im Ticketshop darstellen.
  • Nutze eine visuelle Hierarchie: Die wichtigsten Elemente kommen zuerst und sind fett markiert.
  • Sei wählerisch bei der Fotoauswahl: Optimistische und freundliche Gesichter wirken einfach einladender.

Hast du ein ansprechendes Eventprogramm gestaltet? Herzlichen Glückwunsch! Lass das Programm nun von jemanden überprüfen, der besonders akribisch arbeitet. Nichts ist ärgerlicher und peinlicher als ein fehlerhaftes oder irreführendes Programm – oder gar ein Tippfehler!