Wir von Eventbrite wissen, dass die Organisation eines neuen Events mit viel harter Arbeit verbunden ist und, dass es zum großen Erfolg neben einer guten Portion Grips, auch ein wenig Glück braucht.

Damit du nicht ganz auf dich allein gestellt bist, haben wir einen Leitfaden entwickelt, der dir bei der Planung deines nächsten Events behilflich sein soll. Du hast eine vielversprechende Idee für ein neues Event oder willst sogar etwas völlig Neues aufbauen? Wir werden dich gern auf deinem Weg zu deiner fertigen Veranstaltung begleiten.

Suchst du Hilfe in einem bestimmten Bereich? Dann klick dich in unserem Inhaltsverzeichnis zum richtigen Abschnitt:

  1. Das richtige Publikum finden
  2. Ein Alleinstellungsmerkmal formulieren
  3. Die Preise richtig gestalten
  4. Eine realistische Budgetplanung aufstellen
  5. Ein Fördernetzwerk aufbauen
  6. Das Event vermarkten
  7. Ein unvergessliches Event-Erlebnis bieten
  8. Aus der Erfahrung lernen

Vom richtigen Konzeptentwurf über die Realisierbarkeit und Budgetplanung bis hin zur medienwirksamen Vermarktung, führt dich dieser Leitfaden Schritt für Schritt durch die Organisation eines erfolgreichen Events.

1. Das richtige Publikum finden

„Einfach loslegen, die Leute kommen schon von selbst.“

Hinter dieser Annahme verbirgt sich ein typischer Fehler bei der Organisation eines Events – und meistens muss man dafür teuer bezahlen. Das gilt für Veranstalter, Unternehmer, sowie kleine Firmen und unabhängig davon, ob der Zweck des Events darin besteht, Profit zu machen, ein Produkt zu bewerben oder neue Kundenkontakte aufzubauen. Wenn du deine Zielgruppe nicht kennst, wird dein Event es schwer haben.

Warum? Weil du ohne festgelegte Zielgruppe nicht…

  • Weißt, wo du potenzielle Teilnehmer erreichst, um deine Werbung wirkungsvoll zu platzieren.
  • Verstehst, wo die Interessen deiner Teilnehmer liegen, um deine Werbebotschaften daran auszurichten.
  • Dieselbe Sprache sprichst, wie deine Teilnehmer.
  • Weißt, wie du ein realistisches Budget einplanen, einen passenden Veranstaltungsort wählen und ein überzeugendes Alleinstellungsmerkmal für dein Event entwickeln kannst.

Mit einer klar definierten Zielgruppe kannst du…

  • Marketingaktivitäten speziell auf bestimmte Communities zuschneiden, um deine Conversion Rate zu erhöhen und Werbeausgaben zu reduzieren.
  • Sichergehen, dass dein Event markttauglich ist, die Zielgruppe sich die Teilnahme leisten kann und ein Alleinstellungsmerkmal für dein Event definieren, das diese anspricht.
  • Eine angemessene Preisgestaltung festlegen, den geeigneten Veranstaltungsort suchen und ein realistisches Budget einplanen.

Die richtige Zielgruppe ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event.

In drei Schritten zur richtigen Zielgruppe

Drei Schritte helfen dir dabei, die Zielgruppe vollständig zu erfassen: die Entwicklung eines Typus, eine solide Marktforschung und die abschließende Analyse der Marktgröße.

1. Den Käufertyp bestimmen

Die Bestimmung eines prototypischen Teilnehmers trägt maßgeblich zum Erfolg deines Events bei. Idealerweise gehst du aus diesem Prozess mit einem Dokument heraus, das dir hilft zu verstehen, wen genau du mit dem Event ansprechen möchtest, welchen Hintergrund dieser Käufertyp hat (Was ist ihm wichtig? Welchen Herausforderungen begegnet er?), wie dein Event ihn beim Erreichen seiner Ziele unterstützen kann und wo du deine Werbung platzieren solltest, um diesen Käufertyp zu erreichen.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Typen und ebenso viele Möglichkeiten, ein passendes Modell zu entwickeln. In jedem Fall sollte es die folgenden vier Fragen beantworten können: Wer ist deine Zielgruppe? Was sind ihre Interessen? Warum sollte sie an deinem Event teilnehmen? Und über welche Kanäle erreichst du sie am besten?

>> Erfahre hier, wie du mit dem richtigen Preis in einem neuen Markt startest.

2. Eine Marktforschung durchführen

Gelegentlich wird dazu geraten, diesen Schritt zuerst durchzuführen. Aber ohne einen Käufertyp kann deine Recherche dich schnell in die Irre führen und mit mehr offenen Fragen zurücklassen, als davor.

Versuche deine Annahmen über deine Zielgruppe mithilfe einer Marktrecherche zu bestätigen oder zu widerlegen. Du kannst beispielsweise annehmen, dass deine potenziellen Teilnehmer an Branding und Design interessiert sind, tatsächlich möchte sie aber erfahrene Designfachleute kennenlernen. Die Ergebnisse deiner Recherche können dir bei der Ausrichtung des Events und der Formulierung wirkungsvoller Werbebotschaften helfen.

Marktforschung kann dabei unterschiedliche Formen annehmen, z. B. Anruf- oder E-Mail-Aktionen, Umfragen, sowie Recherchen auf Blogs, Social-Media-Kanälen, in Foren und Branchenzeitschriften.

Als Faustregel gilt: Hole nach Möglichkeit die Meinungen einiger potenzieller Teilnehmer ein und ergänze diese qualitativen Informationen mit quantitativen Daten.

3. Die Marktgröße analysieren

Die Analyse der Marktgröße kann sich als schwierig erweisen – immerhin gibt es ganze Geschäftszweige, die sich mit diesem Thema befassen. Hier gilt: Halte dich nicht wochenlang mit Analysetätigkeiten auf. Stelle jedoch sicher, dass genug Nachfrage für dein Event besteht, etwa indem du nachweist, dass deine Zielgruppe groß genug ist. So kannst du die Notwendigkeit deines Events rechtfertigen. Suche zunächst nach Berichten oder Blogs, die Informationen zu deinem Zielmarkt enthalten könnten.

Wenn du über die Google-Suche keine aktuellen oder seriös wirkenden Dokumente findest, nutze alternative Kanäle. Weite die Suche beispielsweise auf LinkedIn aus: Gibt es dort Gruppen, die deine Zielgruppe einschließen? Wie groß sind sie? Wie aktiv sind die Mitglieder? Wenn du nur wenige LinkedIn-Gruppen mit potenziellen Teilnehmern findest, könnte das ein Zeichen für mangelnde Nachfrage sein.

Natürlich gilt auch hier: Fragen schadet nicht. Suche nach Foren, in denen du die Experten nach der ungefähren Branchengröße fragen könntest. Neben Online-Portalen für allgemeine Fragen wie Quora, stehen dir zahlreiche thematische Foren zur Verfügung, beispielsweise Hacker News für Programmierer, Growth-Hackers für Marketingfachleute oder Netmoms für Mütter.

Echte Zielgruppe = Echter Erfolg!

Im Anschluss an diese Analyse solltest du in der Lage sein, verlässliche Aussagen zur konkreten Zielgruppe deines Events, deren Interessen und Ansprache sowie der passenden Platzierung von Werbebotschaften zu treffen.

Die Analyseergebnisse bilden außerdem die Grundlage für wichtige Entscheidungen, die noch folgen. Dazu gehört die Formulierung des Alleinstellungsmerkmals ebenso wie eine angemessene Preisgestaltung, die Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsorts und die Identifizierung möglicher Sponsoren oder Partner.

Ohne die Bestimmung einer Zielgruppe fehlt deinem Event eine klare Ausrichtung und es ist reine Glückssache, ob du potenzielle Teilnehmer dafür begeistern kannst.

Eine sorgfältige Zielgruppenanalyse bringt dich dem Erfolg hingegen einen gewaltigen Schritt näher!

Brite-Tipp:

Probiere mehrere Kombinationen von Suchbegriffen aus und gebe dahinter jeweils „type:pdf“ in die Suchzeile ein. Viele Berichte werden in diesem Format veröffentlicht.

2. Ein Alleinstellungsmerkmal formulieren

Sobald die Zielgruppenanalyse abgeschlossen ist, folgt die Formulierung des Leistungs- bzw. Alleinstellungsmerkmals (USP = Unique Selling Proposition) deines Events. Dieses richtet sich nach den Interessen und Zielsetzungen deines Publikums.

Beantworte dazu vier Fragen, die wir uns im Folgenden einzeln ansehen wollen.

Was macht dein Event einzigartig?

Überlege, was dein Event von ähnlichen Angeboten unterscheidet. Was könnte Teilnehmer dazu bewegen, dein Event einer Konkurrenzveranstaltung vorzuziehen?

Inhalt: Hat dein Event inhaltlich mehr zu bieten als vergleichbare Angebote? Kannst du bekanntere Bands oder Künstler bzw. renommiertere Redner engagieren als deine Konkurrenz? Bietet deine Veranstaltung einen ungewöhnlichen Blickwinkel auf ein bekanntes Thema?

Format: Vielleicht ist es auch das Format, das dein Event zu etwas Besonderem macht. Vielleicht werden auf deiner Konferenz ja alle Präsentationen von singenden Mönchen vorgetragen? Oder die Teilnehmer deines Hürdenlaufs müssen auf dem Weg zum Siegertreppchen verrückte Hindernisse überwinden? Vielleicht besteht das Außergewöhnliche deiner Veranstaltung auch darin, dass sie überhaupt kein Format besitzt (denke etwa an die wachsende Beliebtheit von „Unkonferenzen“)?

>> Apropos „Unkonferenzen“: Kennst du schon die Barcamp Methode?

Veranstaltungsort: Die Wahl der Location kann entscheidend dazu beitragen, um dein Event von der Konkurrenz abzuheben. Findet deine Konferenz anstelle des üblichen Flughafenhotels vielleicht in einem Golfresort statt? Ist der Veranstaltungsort Hamburg, während alle anderen Branchenevents in Berlin stattfinden?

Service: Service wird als Alleinstellungsmerkmal oft unterschätzt. Hast du einen außergewöhnlich guten Telefonservice zu bieten? Einen Shuttle-Dienst vom Flughafen zum Veranstaltungsort? Oder einen reibungslosen Buchungsvorgang über Eventbrite (denn ein guter Service bedeutet nicht zwangsläufig höhere Ausgaben)?

Schlussendlich – und das sollte tatsächlich die letzte Überlegung sein – kannst du dich über den Preis absetzen. Das muss nicht unbedingt heißen, die Konkurrenz mit allen Mitteln zu unterbieten, auch wenn das sehr häufig der Fall ist.

Möglicherweise kostet der Eintritt zu deinem Event nur halb so viel, wie der für die einzige Konkurrenzveranstaltung in der Nähe. Oder aber es könnte doppelt so teuer sein, weil dein Event wohl möglich fünfmal so gut ist, da du besseren Service, eine einmalige Location und absolut unvergleichliche und exklusive Inhalte bietest. Das Luxus-Marktsegment kann sehr lukrativ sein.

Bietet dein Event einen Mehrwert?

Bei der Planung eines außergewöhnlichen Events geht dem einen oder anderen Veranstalter schon mal die Fantasie durch. Sicher, ein Lady Gaga-Konzert auf dem Mount Everest zur Rettung hässlicher Entlein erlebt man nicht alle Tage. Aber welchen Mehrwert bietet es den Teilnehmern?

Das ist die wichtigste Frage, die du dir im nächsten Schritt stellen solltest. Kann das Alleinstellungsmerkmal deines Events tatsächlich das Interesse deiner Zielgruppe wecken? Wenn die potenziellen Teilnehmer Bequemlichkeit und kurze Anfahrtswege schätzen, wird ein ausgefallener Veranstaltungsort sie beispielsweise kaum begeistern können.

Luxusangebote stoßen auf wenig Gegenliebe, wenn das Budget deiner Zielgruppe begrenzt ist. Und fünfminütige Blitzpräsentationen eignen sich nicht für Besucher, die ausführliche und komplexe wissenschaftliche Vorträge erwarten.

Welchen Nutzen schöpfen deine Teilnehmer aus dem Event?

Nun, da du ein aussagekräftiges und wertvolles Alleinstellungsmerkmal formuliert hast, das den Erwartungen der Zielgruppe entspricht, gilt es, dieses Alleinstellungsmerkmal in Nutzen zu übertragen.

Daher sollten du folgende Frage beantworten können: Welchen Nutzen schöpfen deine Teilnehmer aus dem Event?

Eine Konferenz mit Präsentationen, die von singenden Mönchen vorgetragen werden, klingt zunächst einmal interessant, aber dem Besucher drängt sich die unvermeidliche Frage auf: „Was soll das? Was bringt mir das?“

Viel besser klingt es jedoch, wenn er sagen kann: „Dank der gesungenen Präsentationen verlasse ich diese Konferenz um 50 % entspannter und kann mir den Inhalt zu 80 % besser merken. Und es war ein unvergessliches Erlebnis, das mir jede Menge Gesprächsstoff liefert.“

Brite-Tipp:

Vergewissere dich, dass das Alleinstellungsmerkmal deines Events die festgelegte Zielgruppe ansprechen und begeistern kann – so wird dein Event zum Erfolg!

Wie lautet deine Geschichte?

Gehe ruhig noch einen Schritt weiter und verpacke all das in einer spannenden Geschichte.

Ein Event mit einer glaubwürdigen Geschichte sticht aus der Masse heraus. Geschichten bewegen Menschen und stellen eine Verbindung zu deiner Marke oder Veranstaltung her.

Ob deine Teilnehmer nun die angesagteste Band auf der Bühne sehen oder sich für einen guten Zweck engagieren möchten, ob sie geschäftlich, in Lebens- oder Liebesfragen vorankommen wollen – die Herausforderung eines guten Veranstalters besteht darin, diese Bedürfnisse zu erfüllen. Nun gilt es, eindrucksvoll zu schildern, welche Rolle dein Event dabei spielt.

Eine spannende Eventgeschichte beinhaltet die folgenden Elemente: den Protagonisten (die Zielperson), dessen Hauptkonflikt (das Bedürfnis / die Herausforderung), die Lösung (dein Event) und ein Happy End (der langfristige Nutzen aus der Teilnahme an dem Event).

>> Was ist Storytelling und wie nutzt du es für die Vermarktung deines Events? Erfahre es hier!

Ein überzeugendes Alleinstellungsmerkmal hebt deine Marke deutlich von der Konkurrenz ab und bringt dein Event dem Erfolg einen guten Schritt näher.

3. Die Preise richtig gestalten

Die Preisgestaltung ist eine der wichtigsten – und strategisch anspruchsvollsten – Entscheidungen bei der Veranstaltung eines neuen Events.

Die Psychologie des Kaufens

Versetze dich einmal in deine Kunden hinein. Kennst du dieses aufregende Gefühl, wenn man ein großartiges Angebot entdeckt oder auf den letzten Drücker noch Tickets für ein Event ergattert, bei dem man schon immer dabei sein wollte? Das ideale Angebot zum richtigen Zeitpunkt – dies sind die Schlüsselfaktoren, um die Nachfrage anzutreiben und den Ticketumsatz zu maximieren. Hier sind einige hilfreiche Tipps, die du bei der Preisgestaltung künftiger Events ausprobieren kannst:

Knappheit steigert den Umsatz: Angebote, die nur für einen beschränkten Zeitraum gelten, wecken ein Gefühl von Dringlichkeit, das potenzielle Teilnehmer zum frühzeitigen Kaufabschluss animiert. Groupon ist ein Beispiel für ein erfolgreiches Unternehmenskonzept, das nahezu ausschließlich auf diesem Grundsatz beruht.

Mehr Optionen bedeuten mehr Umsatz: Wenn du deinen Teilnehmern Möglichkeiten zum Ticket-Upgrade anbietest, wirst du vermutlich erstaunt sein, wie viele von ihnen bereit sind, Premiumangebote oder nützliche Zusatzangebote zu einem Aufpreis in Anspruch zu nehmen.

Gute Preise sprechen sich herum: Ein gutes Angebot verbreitet sich in Nullkommanichts über Social-Media-Kanäle –  und das ist toll, denn es ist eine effektive und kostenlose Werbung für dich und dein Event.

>> Mit diesem Workbook bestimmst du den richtigen Preis für dein Event!

Das Einmaleins der Preisgestaltung

Betrachte die Fakten: Für ein neues und unbekanntes Event kannst du nicht denselben Preis verlangen, wie für etablierte Dauerbrenner. Überlege daher auch, ob das Event deine einzige Einnahmequelle ist.

Vielleicht kannst du zusätzlichen Umsatz durch den Verkauf weiterer Produkte oder Dienstleistungen generieren (z. B. Beratungsleistungen, Handelsartikel oder Mitgliedschaften). Durch ein künstlich geschaffenes niedriges Preisniveau kannst du dann die Teilnehmerzahlen steigern.

Wenn dein Event auf 20 Teilnehmer beschränkt ist, du aber mit 200 Interessierten rechnest, könntest du einen höheren Ticketpreis ansetzen (hier greift wieder das Prinzip der Knappheit). Wenn du hingegen eine Konzerthalle mit 5000 Plätzen gemietet hast, bis jetzt sich aber nur 500 potenzielle Teilnehmern angemeldet haben, solltest du das Preisniveau eher niedrig halten, um die Nachfrage anzuregen.

Positioniere dich gegenüber deinen Wettbewerbern: Welche anderen Events zielen auf dieselbe Zielgruppe ab? Wie sieht die Preisgestaltung deiner Wettbewerber aus? Es empfiehlt sich, dabei nicht nur auf Konkurrenzveranstaltungen zu schauen, sondern auch Events in der Nähe zu berücksichtigen, die im selben Zeitraum stattfinden wie deins. Schließlich haben deine Teilnehmer vielfältige Interessen, jedoch nicht unbegrenzt Zeit zur Verfügung.

Brite-Tipp:

Berücksichtige bei der Eventplanung die Kosten-Nutzen-Rechnung deiner Kunden. Wie soll deine Veranstaltung im Vergleich zu ähnlichen Angeboten wahrgenommen werden? Wenn du sie in einem gehobenen Stil organisierst, bieten sich höhere Preisstufen an, um die Marke als Qualitätssiegel zu etablieren.

Berücksichtige auch woher deine Teilnehmer kommen? Bei einer landesweiten Ausrichtung deines Events solltest du Veranstaltungen auf nationaler Ebene und im gleichen Zeitraum zum Preisvergleich heranziehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Behalte die Zielgruppe im Blick: Wie hoch ist das verfügbare Einkommen deiner Teilnehmer? Wie preissensibel sind sie? Zahlen sie selbst oder werden die Kosten von ihrem Arbeitgeber übernommen? Fallen Zusatzkosten wie Übernachtungs- und Reisekosten an? Diese Fragen sollten bei der Bestimmung deiner Preisstrategie unbedingt berücksichtigt werden.

Geht die Gleichung auf? Kalkuliere mögliche Preismodelle durch, um Prognosen dazu aufzustellen, wie sich unterschiedliche Preisstrategien auf die Geschäftsdynamik deines Events auswirken. Welche Betriebskosten fallen insgesamt an? Berechne den Ticketpreis, den du erheben musst, um die Gewinnschwelle zu erreichen. (Weitere Informationen hierzu findest du im Schritt 4). Sobald du eine angemessene Preisgestaltung festgelegt hast, ist es an der Zeit, ein realistisches Budget aufzustellen.

4. Eine realistische Budgetplanung aufstellen

Bei der Budgetplanung stellt sich oft die Frage, von welcher Seite man das Pferd am besten aufzäumen sollte. Ist es sinnvoller, erst die Kosten und anschließend den erwarteten Umsatz zu berechnen, oder andersherum?

Tatsächlich handelt es sich um einen iterativen Prozess: Es spielt keine Rolle, an welchem Ende du ansetzt, da sich die eine Entscheidung unmittelbar auf die andere auswirken wird, bis du bei einem realistischen Budget angelangt bist.

Zur Verdeutlichung wollen wir hier mit den Kosten beginnen, da diese sich präziser prognostizieren lassen als Umsätze.

Ermittlung der Fixkosten

Beginne mit der Location. Wo sollte das Event für deine Zielgruppe idealerweise stattfinden? Richtet sich dein Event an den gehobenen, exklusiven Geschmack oder passen eine lässige Umgebung und „hippe“ Atmosphäre besser? Nach einer groben Einschätzung der Mietkosten kannst du dich den übrigen Fixkosten zuwenden. Dazu zählen beispielsweise Kosten für audiovisuelle Ausrüstung, WLAN-Netzabdeckung, Dekoration, Bühnenaufbau und Ähnliches.

>> Hol dir hier die Budgetplan-Vorlage für dein Event!

Ermittlung der variablen Kosten

Nach Schätzung der Fixkosten folgt die Berechnung der variablen Kosten auf Basis der Gewinnprognose.

Dazu gehören z. B. Aufwendungen für Speisen und Getränke, die Erstellung von Namensschildern, Werbegeschenke usw. Je nach Event kann die Höhe der variablen Kosten sehr unterschiedlich ausfallen. Bei einem Networking-Event in einer Bar oder einem Club fallen schätzungsweise um die 12 Euro pro Person an, während man für eine zweitägige Konferenz 250 Euro oder mehr pro Person einplanen sollte. Zur Bestimmung realistischer Beträge sind hier ein paar Anrufe erforderlich.

Rechne die Fixkosten und variable Kosten zusammen, um eine erste Kosteneinschätzung abzugeben.

Umsatzprognose

Nun ist es an der Zeit, die Tabelle zu schließen, die Gesamtkosten zu vergessen und in einem separaten Schritt eine Umsatzprognose zu erstellen. Diese Trennung ist wichtig. Orientiert man die Umsatzprognose nämlich unmittelbar an der ersten Kosteneinschätzung, kann es schnell passieren, dass der Gewinn zu hoch eingeschätzt wird, und das kann zu Schwierigkeiten führen.

Als Erstes solltest du den Preis pro Ticket ermitteln, wie in Schritt 3 beschrieben.

Multipliziere diesen Betrag mit der Anzahl der erwarteten Gäste auf Basis der in Schritt 1 recherchierten Teilnehmerzahl. Das Ergebnis stellt den erwarteten Umsatz dar.

Bilanzausgleich

Vergleiche nun den erwarteten Umsatz mit den anfänglich berechneten Gesamtkosten. Gibt es versteckte Kosten? Ist dies der Fall, kannst du nach Sponsoren suchen und schätzen, wie viel deine Partner bereit wären zu zahlen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen.

Das Ergebnis stellt den erwarteten Gesamtumsatz dar. Damit du am Ende nicht einer zu optimistischen Schätzung unterliegst, empfiehlt es sich, hiervon mindestens 25 % abzuziehen.

Brite-Tipp:

Gründer und Unternehmer sind naturgemäß optimistisch. Darum kann es passieren, dass du deinen potenziellen Gewinn an diesem Punkt zu hoch einschätzt. Ist dein Event auch dann noch (einigermaßen) rentabel, wenn du den errechneten Umsatz um die Hälfte reduzierst?

Ist dies nicht der Fall? Dann empfiehlt es sich einen Schritt zurückzugehen und die Kosten soweit zu kürzen, bis du die Gewinnschwelle für ein profitables Event erreicht hast. Auf diese Weise beugst du die zu optimistischen und zu negativen Einschätzungen gleichermaßen vor und hältst eine angemessene Schwankungsbreite ein.

Glückwunsch, jetzt ist dein Event-Budget erstellt!

5. Ein Fördernetzwerk aufbauen

Brite-Tipp:

Ganz ohne Unterstützung ist der Weg zum Erfolg steinig und mühsam. Selbst mit einem gefüllten Saal, einem gut formulierten Wertversprechen, der idealen Preisgestaltung und einem realistischen Budget brauchst du frühzeitig Förderer, die deinem Event zum Erfolg verhelfen.

Im Folgenden geben wir ein paar Tipps, wie du um Unterstützung werben kannst.

Freunde und Familie

Bevor du ganz weit ausholst, sieh dich einmal in deinem Bekanntenkreis um. Wende dich an deine nächsten Angehörigen und Freunde, schildere deine Idee, erzähle über deine bisherige Planung (um zu zeigen, wie ernst es dir damit ist) und erkundige dich, ob sie bereit wären, dir unter die Arme zu greifen.

Vielleicht hat jemand in deinem Bekanntenkreis Verbindungen, mit deren Hilfe du deine Ausgaben verringern kannst. Möglicherweise kennt jemand sogar einen Prominenten, der deinem Event Glaubwürdigkeit verleihen und die Presse darauf aufmerksam machen kann. Es hilft aber auch schon, wenn deine Bekannten dich beim Marketing unterstützen, indem sie dafür sorgen, dass die Nachricht Wellen schlägt. Oder sie können vielleicht helfen, indem sie dein Event auf ihren Social-Media-Kanälen teilen.

Fans oder Kunden

Erweitere den Kreis nun ein wenig und richte den Blick auf andere Mitglieder deines Netzwerks. Gibt es darunter Fans, Social-Media-Follower, Kunden oder andere Interessierte, die deine Sache unterstützen würden?

Brite-Tipp:

Vielleicht kannst du dein Event mit der richtigen Unterstützung teilweise sogar über Crowdfunding finanzieren.

Kommerzielle Sponsoren

Während der Marktforschungsphase hast du bestimmt schon mit einigen Leuten über deine Idee gesprochen. Vielleicht sind dir dabei bereits potenzielle Sponsoren aufgefallen, die ein kommerzielles Interesse daran haben könnten, dein Event zu fördern. Gibt es Produkte oder Dienstleistungen, die für deine Teilnehmer von Interesse sein könnten? Wenn ja, hake bei den entsprechenden Anbietern nach und erläutere deine Pläne, um zu sehen, ob du sie als Sponsoren gewinnen könntest.

Sind die potenziellen Partner unentschlossen, kannst du ihnen Frühbucherrabatte anbieten, um sie gleich zu Beginn an Bord zu holen und sich ein finanzielles Polster zu sichern.

>> So kannst du eine gute Beziehung zu deinen Sponsoren aufbauen!

Einflussreiche Branchenvertreter

Idealerweise hast du im Rahmen deiner Recherche bereits mit ein oder zwei Branchenpersönlichkeiten gesprochen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen, an diese Kontakte anzuknüpfen. Demonstriere deine Fortschritte in der Eventplanung und versuche, sie erneut von deinem Projekt zu begeistern. Dabei kann ihre Hilfe ganz unterschiedlicher Natur sein: von der Werbung mit einem Influencer über einen Kurzauftritt bis hin zu einer finanziellen Partnerschaft.

Unter idealen Bedingungen kannst du letztlich auf einen Mix aus den genannten Fördermöglichkeiten zurückgreifen. Mit der richtigen Unterstützung im Rücken und einem strategisch ausgeklügelten Plan vor Augen kannst du nun voller Zuversicht deinem ersten Event entgegenfiebern!

Brite-Tipp:

Beachte, dass selbst die kleinste Unterstützung von prominenter Seite meist mehr wiegt als die volle Unterstützung eines weniger bedeutenden Förderers.

6. Das Event vermarkten

Brite-Tipp:

Event-Marketing ist ein weites Feld! Aber: Die Grundlagen sind einfach und erfordern kein riesiges Budget.

Mit den folgenden Schritten sollte nichts mehr schiefgehen:

Ein eigenes Hashtag verwenden

Das Event-Hashtag trägt maßgeblich zum Erfolg deiner Kampagne in den sozialen Netzwerken bei. Es sollte daher einprägsam, einzigartig, einfach und zeitlos sein.

Im Familien- und Freundeskreis werben

Bevor du mit Rundmails, Social-Media-Werbung und Blogging startest, solltest du zunächst im Freundes- und Familienkreis nach Unterstützung suchen. Warme und authentische Referenzen sind immer am wirkungsvollsten und wirken glaubwürdiger als andere Marketingmaßnahmen. Es mag dir vielleicht merkwürdig vorkommen, Freunde und Verwandte um Unterstützung beim Ticketverkauf zu bitten. Wenn du ihnen zeigst, dass du für dein Vorhaben brennst und ihnen ein paar Hilfsmittel an die Hand gibst (z. B. Flyer o. ä.), ist es jedoch gar nicht so unwahrscheinlich, dass du sie mit deinem Enthusiasmus ansteckst und sogar von deiner Veranstaltung begeistern kannst.

Deine Werbe-E-Mails verschicken

E-Mail-Marketing ist in letzter Zeit ein wenig in Verruf geraten. Grund dafür sind GDPR, Spam-E-Mails, aber auch die schiere Masse an Nachrichten, mit der wir täglich konfrontiert werden. Tatsächlich sind Werbe-E-Mails nach wie vor der kostenwirksamste Weg zur Bewerbung eines Events. Halte dich daran, nur E-Mails an Empfänger zu schicken, die zugestimmt haben, Post von dir zu erhalten. Anderenfalls landet deine Nachricht noch im Spam-Ordner oder die Empfänger fühlen sich schlimmstenfalls belästigt und können gegen dich rechtlich vorgehen.

Die passenden Social-Media-Kanäle identifizieren

Versuche möglichst frühzeitig herauszufinden, welche Social-Media-Kanäle sich für dein Event am besten eignen (erste Hinweise darauf gibt der identifizierte Käufertyp). Anschließend kannst du deine Werbebemühungen verstärkt auf einen Kanal fokussieren, anstatt eine breitgestreute Social-Media-Präsenz anzustreben. Praktische Tipps dazu erhältst du in unserem Hilfe-Center.

Einen Blog führen

Wir sind große Fans von Content Marketing: Unabhängig davon, ob du einen eigenen Blog betreibst oder als Gastblogger auf anderen Websites für dein Event wirbst, kannst du die Kundenwahrnehmung und die Glaubwürdigkeit deiner Marke damit erheblich steigern.

Das Suchmaschinenranking optimieren

Soziale Netzwerke sind mittlerweile die Kanäle, über die Teilnehmer auf die Events aufmerksam werden. Dennoch spielen Suchmaschinen nach wie vor eine große Rolle bei der erfolgreichen Event-Vermarktung. Dabei ist das Ranking deines Events in den Suchergebnissen maßgeblich.

>> Wie du dein Event an die Spitze der Suchmaschinenergebnisse bringst, erfährst du hier!

Die Redner oder Sponsoren als Werbeträger miteinbeziehen

Die Vermarktung des Events muss nicht einzig und allein auf deinen Schultern lasten. Weitaus effektiver (und zudem kostenlos) ist es, wenn andere dafür Werbung machen. Arbeite mit deinen Rednern, Sponsoren, VIP-Gästen und Hauptacts zusammen. Vielleicht bringt ein potenzieller Werbeträger ja demnächst ein neues Produkt oder Buch heraus und kann selbst von deinem Event profitieren, indem er dort dafür wirbt? Bereite am besten einige Vorschläge vor, wie dein Event bei der Erreichung ihrer Ziele helfen kann und überzeuge sie damit!

Eine Pressemitteilung veröffentlichen

Eine Erwähnung in einer der großen Zeitungen oder im Fernsehen ist ein Segen für jeden Veranstalter eines neuen Events. Leider gibt es dafür kein Geheimrezept, doch Entschlossenheit und sorgfältige Vorarbeit führen häufig ans Ziel. Informiere dich im Vorhinein, wer dein Ansprechpartner für das Veranstaltungs- oder Kulturbereich  wäre, um sicherzustellen, dass dein Entwurf an der richtigen Stelle landet. Erzähle eine spannende Story mit allen wichtigen Fakten und bleibe am Ball.

7. Ein unvergessliches Event-Erlebnis bieten

Einige logistische Vorkehrungen solltet du unbedingt getroffen haben, ehe du das Event veröffentlichst. So sollte beispielsweise der Veranstaltungsort schon feststehen.

In der Regel zeichnet sich nach den ersten Ticketverkäufen bereits ab, wie zutreffend dein prognostiziertes Budget ist. An diesem Punkt kannst du beginnen, alle übrigen Lieferaufträge zu bestätigen.

Im Folgenden haben wir einige logistische Überlegungen aufgelistet:

Speisen und Getränke

Es gibt nur wenige Events, die völlig ohne Getränkeausschank auskommen. Oft werden auch Mahlzeiten gereicht. Wie viel Speisen und Getränke du zur Verfügung stellen sollten, hängt von Datum und Uhrzeit, Publikum, Ticketpreis und natürlich auch von deinem Budget ab. Wenn du ein ganztägiges Event oder eine Konferenz, eine Schulung oder einen Workshop veranstaltest, solltest du in jedem Fall mehrere Kaffeepausen am Tag einplanen.

Audiovisuelle Medien und WLAN

WLAN wird von den meisten Menschen inzwischen als eine Art Grundrecht angesehen, deshalb solltest du diesen Punkt bei der Eventplanung nicht außer Acht lassen. Eine nicht vorhandene Netzwerkverbindung kann deinem Event nicht nur negatives Feedback bescheren, es hindert deine Teilnehmer auch daran, das Erlebnis über soziale Netzwerke zu teilen, wodurch dir wertvolle Marketingmöglichkeiten entgehen.

Die Bereitstellung audiovisueller Medien hängt ganz von der Art des Events ab. Als Veranstalter einer Konferenz sollte man in diesem Punkt in der Regel nicht allzu sparsam vorgehen und etwa in Erwägung ziehen, Headsets für Podiumsdiskussionen anzuschaffen. Für reine Networking-Events ist möglicherweise überhaupt keine mediale Ausrüstung erforderlich.

Beschilderung und Werbematerialien vor Ort

Unabhängig davon, welche Art von Event du veranstaltest, schadet es nie, genug Werbematerialien vor Ort zu haben (dazu zählt idealerweise auch der Event-Hashtag). Sorge also dafür, dass verschiedene Werbeaufsteller, -plakate oder -bildschirme mit Fotos, die in Echtzeit übertragen werden, vorhanden sind, um deine Markenpräsenz zu steigern.

Brite-Tipp:

Bei großen Veranstaltungsorten ist umfassende Beschilderung ein Muss. Teilnehmer, die durch riesige Messehallen irren, geben kein gutes Bild ab – und es ist überraschend, wie leicht das passieren kann!

Foto- und Videoaufnahmen

Der Wert der medialen Darstellung eines Events ist nicht zu unterschätzen! Fotos und Videos mögen auf den ersten Blick wie nette Extras aussehen, doch tatsächlich sichern sie den langfristigen Erfolg deines Events. Du kannst sie zu Marketingzwecken für die zukünftigen Veranstaltungen verwenden und als eine Follow-up E-Mail an deine Teilnehmer verschicken. Sie werden sich sicherlich freuen!

Freiwillige Helfer

Auch wenn du genug Budget für professionelle Helfer eingeplant hast oder der Veranstaltungsort den Service zum Teil übernimmt – ein paar zusätzliche Hände, die beim Aufbau mit anpacken oder das Ruder übernehmen, wenn du dich gerade um einen Notfall kümmern musst, schaden nie. Stelle jedoch sicher, dass alle Helfer gut informiert sind und genau wissen, was ihre Aufgabenbereiche sind. Ein desorientierter oder schlecht unterrichteter Freiwilliger kann dich viel Zeit kosten und mehr Schaden anrichten, als er Hilfe leistet.

>> Diese Volunteer Management Tools sparen dir wertvolle Zeit und Nerven!

Veranstalterhaftpflichtversicherung

Bei jedem Event kann etwas schiefgehen. Das ist ein Fakt, weshalb es sich empfiehlt, Vorkehrungen zu treffen und sich gegen das Unvorhersehbare abzusichern. Vielleicht macht das Wetter dir einen Strich durch die Rechnung und überrascht am Tag deines Festivals mit starkem Gewitter; vielleicht passiert einem der Helfer ein Missgeschick und er erleidet einen Arbeitsunfall am Veranstaltungsort oder es passiert etwas völlig Unerwartetes. Eine Versicherung nimmt dir jede Menge Kopfschmerzen und bewahrt dich in jedem Fall vor großen finanziellen Problemen.

Details, die dein Event ausmachen

Oft sind es die kleinen Gesten, die ein wahrlich unvergessliches Erlebnis auszeichnen.
Mittlerweile kannst du niemanden mehr mit Werbegeschenken wie Stiften und Stoffbeutel überraschen, also solltest du dir etwas Besonderes einfallen lassen. Ob es beeindruckende Dekorationen, Popcorn für Zwischendurch oder Fotoboxen sind: An diese Details werden sich deine Teilnehmer noch lange erinnern und ihren Kollegen oder Freunden darüber erzählen.

8. Aus der Erfahrung lernen

Brite-Tipp:

Dynamik ist ein wichtiger Baustein eines jeden erfolgreichen Events.

Auch viele Großevents mit Hunderten oder Tausenden von Teilnehmern haben mal klein angefangen – als unscheinbare Kellerveranstaltung mit überschaubarem Publikum. Das Erfolgsrezept heißt hier schlicht und ergreifend: am Ball bleiben und jedes Mal ein bisschen besser werden!

Im Folgenden findest du einige Anregungen, um auf den Erfolg deines ersten Events aufzubauen:

Den Beteiligten danken

Dazu zählen natürlich deine Teilnehmer, aber vergiss, auch all jenen zu danken, die auch zum Erfolg des Events beigetragen haben. Dazu zählen Redner bzw. Künstler ebenso wie freiwillige Helfer, Freunde und Familie, kommerzielle Sponsoren, Medienvertreter, Social-Media-Partner usw. Schließlich wirst du dich freuen, wenn du auch im nächsten Jahr auf ihre Hilfe zählen kannst.

Die Erfahrungen teilen

Die Zeit nach der Veranstaltung ist eine perfekte Gelegenheit, die großartige gemeinsame Zeit noch einmal Revue passieren zu lassen und Danksagungen per E-Mail zu verschicken. Nutze sie, um die Empfänger auf einen Ordner oder eine Pinterest-Pinnwand mit Eindrücken vom Eventtag zu verweisen.

Verlinke auf einen Blogpost, der die Lerninhalte der Konferenz zusammenfasst, Pressestimmen zum Konzert wiedergibt oder den auf der Spendengala gesammelten Betrag sowie die damit unterstützten Projekte bekannt gibt.

Denke aber nicht nur an die Teilnehmer. Du kannst die Eindrücke des Tages sowohl auf deinen Social-Media-Kanälen als auch in der Presse mit der Öffentlichkeit teilen. So gibst du auch denjenigen, die dieses Jahr nicht dabei waren die Möglichkeit sich auf dein nächstes Event zu freuen. Sei ruhig ein wenig stolz und lass die Welt wissen, was für eine großartige Zeit die Teilnehmer auf deinem Event verbracht haben.

Ein Netzwerk aufbauen

Die Danksagung per E-Mail bietet sich auch an, um sich in sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Twitter oder Facebook mit den Teilnehmern zu vernetzen. Halte den Kontakt zu deinen Besuchern auf den Online-Plattformen, auf denen sie sich am wohlsten fühlen, denn dort sind sie für zukünftige Events und Kampagnen empfänglicher.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass sie dort auch ihre Freunde auf deine Events aufmerksam machen werden, sodass sich deine Reichweite vergrößern wird.

Doch denk daran: Willst du deine Teilnehmer zu treuen Besuchern deines Events machen, reicht es nicht, nur ihre E-Mail-Adressen zu kennen. Die Interaktion auf sozialen Plattformen ist viel persönlicher und intensiver, was für den langfristigen Erfolg deines Events von unschätzbarem Wert sein kann.

Das Feedback einholen

Wenn möglich, kann es sich als äußerst nützlich und gewinnbringend erweisen, ein paar der Teilnehmer persönlich anzurufen, um aussagekräftiges Feedback zum Event einzuholen.

Die Meinung deiner diesjährigen Gäste kann dir bei der Planung weiterer Events ebenfalls helfen und auf mögliche Fehler oder Verbesserungen aufmerksam machen.

Wie wäre es daher mit einer kurzen Umfrage? Unser Tipp: Da Online-Umfragen oft eine sehr niedrige Beteiligungsquote aufweisen, kannst du den Teilnehmern einen Anreiz in Form eines Preisnachlasses für dein nächstes Event oder einem Amazon-Gutschein bieten.

>> Mit der SurveyMonkey-Integration auf Eventbrite kannst du Umfragen kinderleicht erstellen und versenden!

Fazit zur Eventplanung in 8 Schritten

Mithilfe dieses Leitfadens, harter Arbeit und ein wenig Glück sollte dem Erfolg deines Events nichts mehr im Weg stehen. Versetze dich bei der Eventplanung in die Lage deiner Zielgruppe, fokussiere dich auf ihre Wünsche und versuche deine Möglichkeiten an ihre Erwartungen anzupassen oder diese sogar zu übertreffen. Schaffst du es sie mit deiner Veranstaltung zu begeistern, so werden sie beim nächsten Mal gern wieder kommen.

Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Planung und zufriedene Teilnehmer am Veranstaltungstag!