User-Story: Wie Wanderdate die Eventplanung mit Eventbrite optimieren konnte

Seit 2014 bietet der hessische Veranstalter Eckhard Linner unter dem Titel Wanderdate geführte Wandertouren für Singles an. Wie der Name schon verrät, verbindet man hier das Angenehme mit dem Angenehmen: Auf den regelmäßig stattfinden Veranstaltungen können die Teilnehmer Taunus, Rheingau, den Odenwald und Rheinhessen erkunden und dabei in ungezwungener Atmosphäre neue Menschen kennenlernen. 

Die Touren finden etwa 30 Mal im Jahr statt, bei jedem Event setzt sich die Gruppe aus 25 bis 32 Teilnehmerinnen und Teilnehmern neu zusammen. Professionelle Tourguides sorgen für eine offene Atmosphäre und angemessenes Tempo.

Volker Sauer, zuständig für PR und Marketing, hat uns erklärt, wie das Team den Organisationsaufwand mit Eventbrite verringern und das Angebot für die Teilnehmer gleichzeitig verbessern konnte.

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Volker Sauer

„Bevor wir Eventbrite für unsere Wanderdate-Singlewanderungen eingeführt haben, haben sich die Teilnehmer über ein einfaches Webformular auf https://www.wanderdate.de angemeldet. Wir haben dann Listen mit Teilnehmern ausgedruckt, damit wir vor Ort bei der Wanderung prüfen können, ob alle Singles da sind. Außerdem haben wir für jeden Teilnehmer ein Namensschild geschrieben. Die Teilnehmer haben die Singlewanderung dann vor Ort bar bezahlt. Das Geld haben wir am darauffolgenden Tag bei der Bank eingezahlt.

Schwierigkeiten bei der Eventplanung

Die Barzahlung aller bis zu 35 Singles hat meist bis zu einer halben Stunde gedauert. Das war für alle Teilnehmer sowie die Wanderführer mitunter unangenehm: Die Teilnehmer stehen nutzlos herum und schauen dem Tourguide beim Kassieren zu. Findet die Singlewanderung zudem im Winter statt, stehen die Teilnehmer außerdem eine halbe Stunde in der Kälte herum. Die Einzahlung des Bargeldes am Tag nach der Singlewanderung war ebenfalls verlorene Zeit: Die Einnahmen zur Bank zu bringen und einzuzahlen hat uns jedes Mal weitere 30 Minuten gekostet. Zeit, die wir einfach besser nutzen können.

Hinzu kam, dass einige Singles – zum Glück sehr wenige – die Anmeldung auf https://www.wanderdate.de ohne vorherige Zahlung nicht so ernst genommen gehaben und nicht zur Wanderung erschienen sind. Klar, denn ohne Vorkasse besteht keine große Verbindlichkeit bei der Anmeldung.

Auf der Suche nach einer besseren Lösung

Wir haben angefangen nach einer Ticketinglösung zu suchen und erst an eigenen Shop oder Ähnliches aus dem Open-Source-Bereich gedacht, weil wir vorab keine großen Summen in die Lösung investieren wollten. Bei unseren Recherchen sind wir dann auf Eventbrite, einen weiteren Anbieter aus dem Bereich sowie auf die klassischen Ticket-Vertriebsanbieter gestoßen.

Die klassischen Anbieter schieden sofort aus, weil uns die Technik zu unflexibel erschien und mit hohen Anfangskosten verbunden gewesen wäre. Gegen den anderen Anbieter entschieden wir uns, weil es keine Smartphone-App gab, die unseren Anforderungen genügt hätte.

Letztlich haben wir auf Eventbrite gesetzt und Schnittstellen zwischen unserem Wander-Tour-System und Eventbrite implementiert, so dass eine vollautomatische Kopplung unserer Systeme stattfindet. Wir sind mit dieser Lösung sehr zufrieden und können uns viel besser auf die Planung perfekter Singlewanderungen kümmern.

Die Vorteile einer offenen API

Wichtig waren für uns eine offene, moderne API (Schnittstelle) zur Kopplung mit unserem eigenen Tour-Verwaltungs-System, ein variables Preismodell ohne Anfangsinvestitionen sowie eine Smartphone-App, mit der die Wanderführer unterwegs bequem und schnell den Check-In der Teilnehmer erledigen können. 

Durch die gut dokumentierte und leicht verständliche API von Eventbrite, die in verschiedenen Sprachen erhältlich ist, war eine Integration in die Geschäftsprozesse unserer Wanderungen und die IT von Wanderdate sehr schnell möglich.

Mit der Zahlung per Lastschrift, die wir gerade in der BETA-Phase nutzen, sowie den Zahlungsmethoden Sofort-Überweisung und Kreditkarte stehen unseren Kunden nun mehrere etablierte Zahlungsverfahren zur Verfügung, die von den Teilnehmern sehr gut angenommen werden. 

Anforderungen bei der Planung sich wiederholender Events

Auch das einfache Kopieren bereits erstellter Veranstaltungen beim Aufsetzen neuer Events ist für unsere Singlewanderungen ein großer Vorteil. Da die aufwändig produzierten Texte und Bilder für unsere Veranstaltungen sowieso auf www.wanderdate.de veröffentlicht werden und wir die Einbindung von Eventbrite über das-Ticket-Widget realisieren, ist die Einrichtung eines neuen Wanderdate Events bei Eventbrite eine Sache von wenigen Minuten: Wir kopieren die Kopiervorlage, ändern Ort, Zeit und bei Bedarf die Ticketpreise, binden das Widget in unser CMS ein und schon kann der Verkauf der Singlewander-Tickets starten!

Eventbrite als USP

Wir sind nicht die einzigen Veranstalter, die Wandertouren für Singles in Deutschland durchführen. Bei anderen Anbietern scheint das Ganze mit Anmeldung per Telefon oder E-Mail und Barzahlung vor Ort allerdings komplizierter zu laufen. Das scheint uns nicht zeitgemäß für ein anspruchsvolles und modernes Publikum. Hier punkten wir mit unserer durchdachten Planung. Außerdem können Interessierte uns leichter finden: Die Listung unserer Singlewanderungen bei Eventbrite bringt nämlich sofort Vorteile bei der Suchmaschinenoptimierung. Alles in allem bieten wir unseren Teilnehmern ein rundum gelungenes Erlebnis – und das beginnt schon lange bevor die Wanderung startet.“

Du bist auf der Suche nach einem Tool, das dir die Planung deiner Events erleichtert? Hier gibt es weitere Informationen zu Eventbrites Funktionen.

Übrigens: Neue Nutzer können bei Eventbrite sparen! Hier erfährst du mehr zu unserem Willkommensangebot.