Zum ersten Mal ein Event veranstalten oder eine Event-Agentur gründen, erfordert viel Weitblick, eine gewisse Flexibilität und vor allem Durchhaltevermögen. Doch mit der richtigen Planung muss das ganze nicht mal viel Geld kosten!

Wenn du dich auf die Durchführung deines ersten Events vorbereitest, ist dies der richtige Zeitpunkt, um deinen Finanzplan aufzustellen. Denn um dein Budget zu verstehen, musst du wissen, welche Ausgaben unvermeidbar sind und welche du umgehen kannst. Das bedeutet auch, zu wissen, wie viel potenziellen Umsatz dein Event einbringen könnte, wenn du deinen Finanzplan gut umsetzt.

Mit ein bisschen Mathematik und den richtigen Partnern kannst du dein Unternehmen von Beginn an in schwarzen Zahlen führen. Hier sind die Grundregeln für den Start deines eigenen Event-Businesses ohne viel Kapital.

Finde dich mit unvermeidlichen Kosten ab

Dein erster Schritt sollte ein detaillierter Realitätscheck sein. Ganz ohne Geld hat noch niemand ein Business aufgebaut. Du brauchst beispielsweise Geld, um Eventlocations anzuzahlen und Speaker oder Bands zu buchen. Manche Agenturen und Eventmanagement Unternehmen arbeiten nämlich so, dass sie alles vorab zahlen und ihrem Kunden dann in Rechnung stellen.

Die gute Nachricht ist, dass du das Geld nicht persönlich vorlegen musst. Hierfür gibt es Sponsoren und Partner, die du im ersten Schritt zur Mitfinanzierung hinzuholen solltest. Wie genau du das machst und wie du sie von dir überzeugst, erfährst du in unserem Beziehungsratgeber für dich und deine (potenziellen) Sponsoren.

So kannst du vorgehen, um deinen Realitätscheck durchzuführen:

Schreibe alle denkbaren Ausgaben auf und ordne sie nach Priorität. Dies wird dir helfen, alle ,,Nice to Haves“ zu rationalisieren und gegebenenfalls zu streichen. Vergiss diese Ideen aber nicht gleich, sondern parke sie auf einem Extra-Parkplatz, auf den du zurückgreifen kannst, solltest du später doch noch Budget übrig haben.

Wichtig ist auch, dass du weißt, dass auch kleine Unternehmen (mit 1 bis 2 Personen) viele Ausgaben haben, die dir als Eventmanager nicht unbedingt gleich bewusst sind. Denk hier nur mal an Steuern, Versicherungen, Gebühren für Genehmigungen etc. Auch wenn du nach deinem ersten Realitätscheck erst mal demotiviert bist – bleib dran! Mit jedem Auftrag und Event, das du umsetzt, spülst du mehr Geld in die Kassen, das dich wiederum größere Produktionen umsetzen lässt.

>> Viele Wege führen nach Rom… oder zum Traumjob – So wirst du Eventmanager!

Erstelle realistische Umsatzprognosen

Den Wert deines Events zu definieren bedeutet, es in tatsächliche Zahlen umzurechnen. Deine Umsatzprognosen sind dein Beweis dafür, dass deine Veranstaltung Einnahmen generieren wird. Erläutere den Ticketpreis und wie viele Tickets du voraussichtlich verkaufen wirst. Solltest du mehr als eine Ticketart planen, erkläre deine Preisstrategie.

Deine Event-Ticketing-Plattform, sollte dir einfachen Zugriff auf deine Finanzdaten ermöglichen. Es ist wichtig zu sehen, wie viel Ticketumsatz du mit jedem einzelnen Event und jeder Ticketart machst.

Dein Budgetplan sollte auch alle anderen Umsatzquellen enthalten (wie z. B. Vermietung von Ausstellungsfläche, Speisen und Getränke und Merchandise), um potenziellen Investoren oder Sponsoren zu beweisen, dass dein Event Gewinn treiben wird.

Rechne etwas mehr für die Erstfinanzierung ein

Sprich Investoren mit soliden Budgetdaten an: Potenzielle Sponsoren, Geschäftspartner oder deine reiche Tante. Überzeuge sie mit Fakten und Zahlen davon, dass dein erstes Event das Potenzial hat, sich zu einem vollwertigen Eventmanagement-Unternehmen oder einem wiederkehrenden wachsenden Event zu entwickeln.

Crowdfunding ist eine weitere Möglichkeit, dein Event zu finanzieren. Viele erfolgreiche Unternehmen starteten mit einer Crowdfunding-Kampagne, und deins könnte das nächste sein. Dafür musst du nicht unbedingt intime Finanzpläne mit der Öffentlichkeit auf der Crowdfunding-Plattform teilen. Wenn du diese Zahlen jedoch im Voraus offenlegst, kannst du besser herausfinden, wie viel Geld du zusammenbekommen musst, um dein Traum Event wahrzunehmen. Crowdfunding ist ein risikoarmer Weg, um Geld zusammenzubekommen und gleichzeitig ein bisschen Buzz für dein Vorhaben aufzubauen.

>> Achtung! Lasse dein Event auf keinen Fall zum nächsten FYRE Festival werden. 

Investiere deinen Umsatz mit Bedacht

Bezahlt zu werden, fühlt sich großartig an. Dieses Einkommen klug einzusetzen, fühlt sich aber noch besser an. Wenn deine Ticket-Verkäufe beginnen Profit zu generieren, solltest du diesen Umsatz in das Wachstum deines Eventmanagement-Unternehmens reinvestieren, um mit jeden Cent noch weiter zu kommen.

Verwende deinen Ticket-Umsatz, um…

  • Lieferantenrechnungen rechtzeitig zu bezahlen: Die von dir beauftragten Lieferanten sind ein wesentlicher Bestandteil der Erfahrung deiner Teilnehmer. Es ist wichtig, dass du deine Zahlungen für Catering, Sicherheitspersonal, Fotografen und Floristen ordentlich ausführst.
  • Durch Marketing deinen Ticketverkauf anzutreiben: Erreiche mehr Menschen mit deiner Eventvermarktung und verkaufe so mehr Tickets. Durch mehr verkaufte Tickets, hast du wiederum mehr Geld fürs Marketing. Es ist ein Erfolgszyklus.
  • Dein Folgeevent sicherzustellen: Der Wettbewerb um besondere Eventlocations ist groß. Nimm deine Einnahmen, um eine Anzahlung für deinen Traum-Veranstaltungsort für’s nächste Jahr zu machen, so dass du diese Aufgabe schon früh von deiner To-do-Liste streichen kannst.

Eventbrite Pro-Tipp: Kunden der Professional- und Premium Pakete, können geplante Auszahlungen beantragen und so, je nach Wunsch 2 x pro Monat oder 1 x pro Woche ihre Einnahmen erhalten. Dies ist eine hervorragende Option für diejenigen, die nicht bis nach der Veranstaltung warten möchten, sondern bereits während der Planung mit der Reinvestition der Ticketeinnahmen beginnen möchten.

Beitragsbild von Aranxa Esteve