Wie sagt man eine Veranstaltung eigentlich auf die bestmögliche Art ab? Wir sagen’s dir.

Die Eventabsage: Meistens sprechen wir auf unserem Blog über besonders gelungene Events und stellen Veranstalter vor, die noch nie ein Event absagen mussten. Doch da wir es uns zum Ziel gemacht haben, euch das Veranstalten von Konferenzen, Konzerten oder Kochkursen ein Stück leichter zu machen, müssen wir auch über unangenehme Situationen sprechen, die dem besten Veranstalter widerfahren können.

Du veranstaltest ein Event und glaubst, alles richtig gemacht zu haben? Du kennst die Erwartungen deines Publikums und hast eine geniale Marketingkampagne auf die Beine gestellt, aber die Ticketverkäufe bleiben trotzdem aus? Womöglich stimmen deine Umsätze sogar, doch der Betreiber der Location sagt dir plötzlich ab oder extreme Wetterbedingungen machen dir einen Strich durch deine Rechnung.

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Es gibt unendlich viele Gründe, warum plötzlich kein Weg mehr an der Eventabsage vorbeiführt. Selbstverständlich wünschen wir unseren Veranstaltern nicht, dass so etwas passiert. Doch es schadet nicht, auf das Schlimmste vorbereitet zu sein. Was ist also zu tun, wenn das Event ins Wasser fällt und du einen Imageschaden für deine Eventmarke abwenden musst?

Ist eine Stornierung wirklich unumgänglich?

Zunächst einmal gilt es, noch einmal alle Optionen durchzugehen und sich zu fragen, ob wirklich kein Weg an der Stornierung vorbeiführt. Viele erfolgreiche Unternehmer können davon berichten, dass sie bereits kurz vor der Pleite standen, als ihnen in letzter Sekunde der rettende Einfall kam.

Natürlich wollen wir niemanden dazu ermutigen, einen Bankrott zu riskieren. Aber hast du tatsächlich alle Möglichkeiten ausgelotet? Hast du etwa selbst zum Hörer gegriffen, um dich um Sponsoren zu bemühen oder den Ticketumsatz anzukurbeln und eine finanzielle Lücke zu schließen? Lassen sich die Ausgaben durch Neuverhandlungen mit Lieferanten senken? Oder durch eine Verkleinerung des Events?

Kann eine andere Location gebucht werden, die den Anforderungen der Teilnehmer entspricht? Und falls eine Anreise unmöglich ist: Wie sieht es mit einem Live-Stream, einem anderen Veranstaltungsort oder einer Verschiebung aus?

Wenn maßgebliche Veränderungen am angekündigten Veranstaltungsort, Termin oder Inhalt des Events vorgenommen werden, musst du natürlich zunächst Rücksprache mit den Teilnehmern halten. Ziehen diese ihre Buchung zurück, kannst du ihnen Rückerstattungen anbieten. Doch vielleicht wirst du auch darüber staunen, wie flexibel und anpassungsfähig Menschen sein können, wenn sie etwas wirklich wollen. Einen Versuch ist es wert!

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Kommunikation und Buchungsstopp

Wenn du tatsächlich nichts unversucht gelassen hast und eine Absage der Veranstaltung trotzdem unumgänglich ist, sollten zuerst alle Teilnehmer und Sponsoren in Kenntnis gesetzt und keine neuen Buchungen mehr entgegengenommen werden. Es ist unmöglich zu sagen, welche Frist man bei der Kommunikation genau einhalten sollte. Doch es gilt: Schreite zur Tat, sobald die Entscheidung getroffen ist, denn ein Aufschub macht es niemandem leichter – weder dir als Veranstalter noch deinen Teilnehmern und Partnern.

Idealerweise sollte die Absage spätestens 24 Stunden vor Beginn des Events erfolgen – und noch früher, wenn deine Teilnehmer eine weite Anreise vor sich haben. Wenn die Entscheidung bereits eine Woche oder einen Monat im Voraus steht, umso besser: Deine Teilnehmer werden es dir danken, insbesondere, wenn durch die Absage Reisepläne verworfen oder Hotelbuchungen storniert werden müssen.

Es empfiehlt sich, den Teilnehmern zunächst eine E-Mail zu senden. Wenn möglich und deine Teilnehmerzahl überschaubar ist, solltest du daraufhin vielleicht sogar zum Hörer greifen. In jedem Fall solltest du dich vergewissern, dass die Absage auch wirklich jeden Teilnehmer erreicht. Es liegt in DEINER Verantwortung, diese wichtige Information zu übermitteln. Es empfiehlt sich daher, im Rahmen einer kurzen Umfrage („Ja/Nein“) eine Eingangsbestätigung von deinen Teilnehmern zu erbeten.

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Gründe zur Eventabsage angeben

Es kann frustrierend sein, eine Eventabsage zu erhalten ohne den Grund dafür zu erfahren. Ob es nun an fehlendem Umsatz oder „höherer Gewalt“ liegt – Du solltest auf jeden Fall eine Erklärung dafür liefern, warum das Event nicht stattfinden kann. Halte diese Erklärung so ausführlich oder knapp, wie es dir richtig erscheint. Doch konkrete Gründe können den Teilnehmern dabei helfen, die Entscheidung nachzuvollziehen.

Das kann deinem Event langfristig sogar zum Erfolg verhelfen. Möglicherweise hilft die Community beispielsweise in dem Punkt aus, der in diesem Jahr zum Scheitern führte.

Brite-Tipp: Gib in der Öffentlichkeit nicht einer anderen Partei die Schuld am Scheitern deiner Veranstaltung. Bestenfalls erscheint das unprofessionell, schlimmstenfalls führt es zu einem Rechtsstreit. Stattdessen ist es besser öffentlich zu erklären, dass die Entscheidung aufgrund eines „Lieferantenproblems“ getroffen werden musste. Wähle eine Formulierung die der Wahrheit entspricht, ohne ins Detail zu gehen.

Rückerstattung bei Eventabsage

Bei kostenpflichtigen Tickets solltest du eine vollständige Rückerstattung in Aussicht stellen und dich so schnell wie möglich um die Überweisungen kümmern. Wenn das Event nur verschoben werden muss, biete Umbuchungen auf den neuen Veranstaltungsort an, aber überlasse die Entscheidung den Teilnehmern. Auch in diesem Fall sollten Rückerstattungen angeboten werden.

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Umgang mit Lieferanten

Bedenke, dass sich deine Entscheidung auch auf andere Parteien auswirkt, etwa auf deine Lieferanten. Gib ihnen so schnell wie möglich Bescheid. Je früher, desto besser, denn bei einer frühzeitigen Stornierung gibt es eventuell noch Verhandlungsspielraum und du kannst den Verlust in Grenzen halten. Wenn noch keine Lieferung von Gütern oder Dienstleistungen erfolgt ist, musst du vielleicht nur die Anzahlung übernehmen.

Denke auch daran, dass die Lieferanten womöglich andere Geschäfte ausgeschlagen haben, um deinen Auftrag anzunehmen. Ein fairer Umgang ist also wichtig. Als professioneller Veranstalter bist du wahrscheinlich darauf angewiesen, starke Beziehungen in der Branche zu knüpfen. Gleich alle Brücken hinter sich einzureißen und Abmachungen und Geschäftsvereinbarungen in den Wind zu schlagen, empfiehlt sich kaum als gute Geschäftsstrategie für langfristigen Erfolg in der Event-Branche.

Feedback und Analyse

Nachdem alle Betroffenen in Kenntnis gesetzt wurden, nimm dir einen Moment Zeit, um in Ruhe zu überlegen, was du beim nächsten Mal besser machen könntest. Was ist schief gelaufen? Und was kannst du in Zukunft anders machen?

Auch wenn es merkwürdig klingen mag: Beginn bei der Erkenntnissuche mit denjenigen, die sich für den Ticketkauf entschieden haben. Wovon haben sie sich angesprochen gefühlt? Gab es einen Punkt, an dem sie sich beinahe anders entschieden hätten? Warum? Was könnte deinen Werbebotschaften mehr Nachdruck verleihen? Was hätte passieren müssen, damit die Teilnehmer Freunden, Verwandten oder Kollegen von dem Event erzählt hätten?

Nimm dir Zeit, dein Eventbrite-Dashboard einmal in Ruhe anzusehen und zu ermitteln, welche Marketingkanäle Resultate geliefert haben und welche nicht. Stammen die Leute, die sich registriert haben, aus der erwarteten Region? Haben Partner, auf die du gebaut hast, Versprechungen oder Abmachungen nicht eingehalten? Solche datenbasierten Erkenntnisse können für künftige Veranstaltungen von großem Wert sein.

Fazit zu unseren Tipps in Sachen Eventabsage

Die Stornierung eines Events ist der Albtraum jedes Veranstalters. Doch bei transparenter, vernünftiger Durchführung muss eine Absage nicht das Ende deiner Veranstaltungsidee bedeuten. Die Lektion mag schmerzlich sein, doch was du aus einem gescheiterten Event lernen kannst, kann dir in Zukunft zum Erfolg verhelfen.

 

Bild von  Franck V.