Deine Veranstaltungen laufen gut, aber du hast das Gefühl, das Maximum in deiner Region bereits erreicht zu haben? Alles spricht dafür, dass es an der Zeit ist in eine andere Stadt zu expandieren. Nur wo solltest du anfangen?Dein Event in einer neuen Stadt zu starten bringt neue Herausforderungen mit sich. Zum Beispiel musst du deine neuen Teilnehmer finden und zu ihnen eine Verbindung aufbauen. Außerdem bist du auf neue Partnerschaften angewiesen. Das kann sich als schwierig erweisen, weil deine Marke in der neuen Stadt noch unbekannt ist.

Aber hey, es gibt auch gute Neuigkeiten. Als Experte auf deinem aktuellen Markt hast du dasselbe schon mal erfolgreich gemeistert und Großes erreicht. Alles was du brauchst sind die richtigen Mittel und Strategien, um das neue Publikum für dich zu gewinnen. Wir haben fünf Tipps für dich gesammelt, mit denen dein Event in einer neuen Stadt zum Erfolg wird!

1. Recherchiere und kontaktiere Locations vor Ort

Der Ort an dem dein Event stattfindet hat einen massiven Einfluss auf die Zufriedenheit deiner Teilnehmer. Genauso wie das Erlebnis, dass du ihnen schenkst. Suche einen Ort aus, der sowohl deinen Vorstellungen (wie Kapazität, Verfügbarkeit, Beleuchtung und Sound) entspricht, als auch deine Gäste begeistert.

Wenn du jedoch neu in der Stadt bist, kann es schwierig sein, eine gefragte und beliebte Location zu sichern. Für deine erste Veranstaltung dort, können die Besitzer einen höheren Preis verlangen und ihre üblichen Mieten erhöhen. Ein Partner vor Ort könnte dir helfen dies zu umgehen, indem er für dich nach potenziellen Veranstaltungsräumen sucht und in deinem Namen über den Preis verhandelt.

Before du den Vertrag unterschreibst, versichere dich wie die Regeln bezüglich der Kündigung, Abnutzung, WLAN, externen Zulieferer und der technischen Infrastruktur in der Location deiner Wahl sind. Eine genauer Blick darauf kann dir später viele Probleme und unerwartete Ausgaben ersparen.

2. Sichere dir die Unterstützung der lokalen Sponsoren

Wenn du in einen neuen Markt eindringst, begegnen die Leute deinem vielleicht eher mit ein wenig Skepsis “Von diesem Event habe ich noch nie gehört. Warum sollte ich hingehen?”. Eine Zusammenarbeit mit den örtlichen Partnern und dort bekannten Marken hilft dir glaubwürdig zu sein und genau diese Reaktion zu vermeiden.  

Wenn du in deiner Heimat bereits Sponsoren hast, schlage ihnen vor, mit dir in die neue Stadt zu gehen. Das erhöht noch zusätzlich die Reichweite deines neuen Events. Mache dich auf die Suche nach einheimischen Sponsoren, die dort respektiert und beliebt sind. Das wird die Teilnehmer anziehen, die sonst an deinem Event vorbeigeschaut hätten.

>> Hier lernst du, welche Sponsorship-Fails man vermeiden sollte.

3. Informiere dich über örtlichen Zulassungs- und Lizenzbedingungen

Bürokratie hat noch niemandem Spaß gemacht und Erlaubnisse und Lizenzen einzuholen ist aufwändig und lästig – aber muss nun mal sein. Wenn dein Event in einer neuen Stadt satt findet, dann musst du da noch einmal durch.

Mit etwas Glück, kümmern sich aber die Besitzer der Location um alles Nötige. Bei der Suche nach einem Veranstaltungsraum, vergiss also nicht zu klären, welche Lizenzen schon inbegriffen und vorhanden sind. Denke auch daran, dass die Regeln von Land zu Land (und sogar von Stadt zu Stadt) unterschiedlich sind, also informiere dich ausführlich und achte unbedingt auf das Kleingedruckte!

4. Bringe ein Team vor Ort zusammen

Es ist sehr wahrscheinlich, dass du weder das Budget noch die Kapazitäten hast, um dein ganzes Team für ein Event in die andere Stadt zu verlegen. Also wie stellst du ein gut funktionierendes und gut ausgebildetes Team zusammen, auf das du dich vor Ort verlassen kannst? Externe Auftragnehmer könnten eine Lösung sein.

Die einfachste Option wäre es, nach Freelancer über deinen Ticketing-Dienstleister oder Plattformen wie upwork.com zu suchen. Diese wurden schon im Bezug auf ihren Hintergrund kontrolliert und haben meistens schon genug Event-Erfahrung sammeln können. So kannst du dich mit ruhigem Gewissen mehr auf den Ticketverkauf als auf die Logistik konzentrieren.

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5. Passe deine Ticketpreise an

Die richtige Preisstrategie im neuen Market zu finden kann sich auch als eine knifflige Angelegenheit erweisen. Während du dein Stamm-Publikum zu Hause bereits kennst, ist es nicht leicht in der anderen Stadt die Balance zwischen bezahlbar und rentabel zu finden. Auch wenn es keine universelle Antwort darauf gibt, haben wir jedoch einige Punkte, die dir helfen werden, den optimalen Preis auszurechnen.

Was ist das durchschnittliche Einkommen pro Haushalt? Wie hoch sind die Preise deiner Konkurrenz? Was bekommen die Teilnehmer für ihr Geld? Nach diesen Fragen könntest du dich richten, um den richtigen Preis für dein Event in einer neuen Stadt zu bestimmen.

Fazit zu einem Event in einer neuen Stadt

Mit diesen fünf Schritten kann nun die Eroberung des neuen Marktes beginnen! Sei selbstsicher, aber auch nicht zu sehr – denk daran, du bist auf die Kontakte vor Ort angewiesen. Halte Ausschau nach einer Lücke im Markt und versuche den Teilnehmern das zu geben, was sie noch nicht haben. Aller Anfang ist schwer, aber vergiss nicht, dass du schon einmal etwas Großartiges auf die Beine gestellt hast!