Ein eigenes Event auf die Beine zu stellen, egal ob groß oder klein, ist immer mit einem enormen Organisationsaufwand verbunden. Dieser sollte im Optimalfall so ablaufen, dass die Teilnehmer nichts davon mitbekommen. Nach Außen hin muss immer alles reibungslos über die Bühne gehen, denn nichts ist schlimmer, als ein Blick hinter hektische, chaotische, überforderte oder gar streitende Kulissen.

Allerdings kann bei einer Veranstaltung immer eine Menge schief gehen. Das liegt in der Natur der Sache, wenn so viele Zahnräder ineinandergreifen müssen und an unzähligen Stellschrauben gedreht wird, um einen fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten. Nachfolgend haben wir die acht schlimmsten Event-Fails aufgelistet und geben Tipps, um diese zu vermeiden.

1. Schlechtes Catering

Mit dem Catering ist das immer so eine Sache: Natürlich fällt es äußerst positiv auf die Veranstaltung zurück, wenn man die Besucher mit kostenlosem Essen versorgen kann. Allerdings ist das, je nach Größe, auch immer ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt.

Hinzukommt, dass man auch immer ausreichend Platz benötigt. Es gibt auch Events, bei denen es zwar Mahlzeiten gibt, die nicht Fingerfood sind, und man dann von den Teilnehmern erwartet, dass sie sich mit ihren Tellern auf den Boden oder sonst wo hinsetzen, um zu essen.

Auch versteht es sich von selbst, dass es nie gut ist, Essen anzubieten welches dann ungenießbar ist. Die Grundregel beim Catering ist daher folgende: Lieber kein Catering als schlechtes Catering. Im Optimalfall stellt man natürlich Essen zu Verfügung, aber wenn das aus den obengenannten Gründen nicht geht, lässt man es lieber weg. Das muss man dann aber auch klar und deutlich an die Teilnehmer kommunizieren – und Alternativen anbieten.

2. Mangelhafte Technik

Die Technik ist ein integraler Bestandteil jeder Veranstaltung. Sie sollte daher auch störungsfrei funktionieren. Allerdings gibt es gerade hier eine Menge Potential für Fails. Das fängt bei flackernden, ausfallenden Monitoren oder Projektoren an und hört bei Tonproblemen auf.

Es gibt wenig Schlimmeres als andauerndes Rauschen der Mikros, Ausfall der selbigen, oder, am schwerwiegendsten: Unangenehme, trommelfellgefährdende Störgeräusche. Diese tragen zwar eventuell dazu bei, eingenickte Zuschauer wieder aufzuwecken, vertreiben die anderen aber im Handumdrehen aus dem Saal.

Eine verlässliche Event-Technik-Firma oder fähige Mitarbeiter seitens der Location sind daher ein Muss. Niemand will einen Tinnitus oder Gehörsturz als Souvenir mit nachhause nehmen.

3. Die falsche Location

Die meisten Event-Fails kann es zweifelsohne bei der Wahl der Location geben. Die offensichtlichsten Fehltritte kann man sich dabei bei der Größe leisten. Zu kleine Räumlichkeiten vollgestopft mit Leuten, denen (am besten noch ohne Klimaanlage an einem heißen Sommertag) beinahe die Luft zum Atmen fehlt war bisher das Härteste was wir in dieser Hinsicht erlebt haben.

Aber auch eine große Venue, die dann von wenigen Leuten besucht wird, hinterlässt ein schlechtes Bild. Und wer schon einmal in einem beinahe leeren Raum saß, während ein Speaker auf der Bühne für drei Leute spricht, weiß, dass er wohl so schnell nicht wiederkommt.

Aber nicht nur die Größe spielt bei der Wahl der Location eine entscheidende Rolle. Auch eine mangelhafte Verkehrsanbindung kann zu Problemen führen. So kann es auch schon mal zu einem Taxi-Stau auf dem Anfahrtsweg kommen, wenn diese die einzige Möglichkeit der Transportation sind und alle darauf angewiesen sind. Auch lange Fußwege an kalten Wintertagen führen nicht dazu, dass die Teilnehmer mit guter Laune bei dem Event ankommen.

Zu guter Letzt kommt es bei der Location auch immer darauf an, was man aus ihr macht. Wenn das Bühnensetup so konzipiert ist, dass beinahe ein Drittel des Raumes nichts sieht hat man definitiv etwas falsch gemacht.

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4. Miese Moderatoren

Moderatoren sind zweifelsohne das Aushängeschild einer Veranstaltung. Sie sind am häufigsten auf der Bühne, ihr Gesicht ist am öftesten zu sehen. Daher ist es immens wichtig, dass sie auch einen vernünftigen Job machen, anderen Falls fällt ihre schlechte Performance auf einen selbst zurück.

Als wir auf einem Event waren, bei dem die Moderatorin konstant ins Stocken geriet, Namen der angekündigten Redner falsch oder unverständlich aussprach und auch sonst keinerlei Wissen über den Inhalt der Veranstaltung zu haben schien, war das ein echtes Desaster.

Diese Art von Event-Fails kann aber relativ einfach vermieden werden, indem man sich bisherige Auftritte seiner Wunschkandidaten im Vorhinein ansieht.

5. Zu lange Wartezeiten

Ein Problem, dass vor allem Events ab einer gewissen Größe betrifft, sind die Wartezeiten die vor allem an neurologischen Knotenpunkten wie dem Einlass, der Essensausgabe oder den Toiletten entstehen.

So kann es dann auch schon mal vorkommen, dass man als Teilnehmer zwar weit vor Beginn vor Ort ist, aufgrund der enormen Warteschlange aber dennoch die spannende Eröffnungs-Keynote verpasst. Da hat man dann unter Umständen schon gar keine Lust mehr, sich den Rest überhaupt noch anzusehen.

Es empfiehlt sich also dringend, genügend Einlassmöglichkeiten zu schaffen und vor allem auch ausreichend (geübtes!) Personal dort abzustellen, um die Wartezeiten so kurz wie nur möglich zu halten.

6. Verzögerungen im Zeitplan

Wer kennt es nicht, man sieht sich die Agenda eines Events im Vorfeld an, plant seine Teilnahme an einzelnen Sessions dementsprechend und dann gerät der Zeitplan derart ins Wanken, dass man entweder zu spät oder zu früh zu allen Slots kommt und nichts richtig mitbekommt.

Dieses Beispiel aus dem wahren Leben zeigt, wie essentiell es ist, seinen Zeitplan einzuhalten. Zur Not müssen die Moderatoren diesen eben auch etwas forscher durchsetzen. Wenige Event-Fails nerven die Leute mehr, als wenn sie eine Keynote aufgrund von Terminen früher verlassen müssen, nur weil diese später angefangen hat als vorgesehen.

7. Nicht funktionierende Event-Apps

Event-Apps erleichtern sowohl den Ablauf einer Veranstaltung als auch die Kommunikation mit dem Teilnehmer ungemein. Doch ähnlich wie beim Catering gilt auch hier: Bevor man eine fehlerhafte Version anbietet, lässt man es lieber gleich.

Nicht, dass die App die Leute in den falschen Raum schickt, den Zeitplan falsch widergibt oder aufgrund der Auslastung schlicht gar nicht mehr funktioniert. Ist alles bereits vorgekommen und sorgt am Ende nur dafür, dass die Menschen verärgerter sind, als hätten sie von Anfang an keine zur Verfügung gehabt. Also: Entweder richtig programmieren (lassen) und ausgiebig testen oder darauf verzichten.

8. Ungenügendes Preis/Leistungsverhältnis

Ein eigentlich offensichtliches Thema, das aber dennoch besprochen werden muss. Denn es ist schon vorgekommen, dass Besucher einer Veranstaltung ihren Unmut lautstark darüber geäußert haben, zu wenig Inhalte für ihr Geld bekommen zu haben.

Dieses Empfinden ist natürlich immer auch subjektiv, aber wenn eine kritische Masse zum gleichen Entschluss kommt, ist am Ende vielleicht doch etwas dran. Und kein Fail wirkt so verheerend, wie Leute, die sich vom Gebotenen betrogen fühlen. Diesen Backlash spürt man auch Monate und Jahre später noch.

Event-Fails: Fazit

Diese Event-Fails können die eigene Veranstaltung wahrhaftig ins Wanken bringen und wenn sich zu viele davon häufen, eventuell sogar nachhaltig beschädigen. Daher empfiehlt es sich, diese Liste gut durchzulesen und aus den Fehlern der anderen zu lernen. Denn es ist wahrhaftig nicht immer von Vorteil, seine eigenen Erfahrungen zu machen. Manchmal reicht es auch, sich auf den leidgeprüften Rat anderer zu verlassen.