Deine Teilnehmer sind hungrig. Es ist deine Aufgabe, sie zu füttern, bevor sie vor Hunger wütend werden.

Eine Umfrage von Eventbrite und OnePoll hat gezeigt, dass 74% der Amerikaner tatsächlich eher auf eine Veranstaltung gehen, wenn sie davon ausgehen, dass das angebotene Essen gut sein wird – egal, um welche Art von Event es sich handelt.

Event-Catering-Ideen und Planung sind entscheidend für die Erfahrung deiner Teilnehmer. Stelle sicher, dass du die richtigen Speisen servierst, indem du mit innovativen Catering-Partnern zusammenarbeitest und dein Event-Catering-Budget effizient verwaltest.

Hier sind drei Do’s und drei Don’ts für jeden wichtigen Schritt in der Catering-Organisation:

Event-Catering: Innovative Ideen und absolute No-No’s

Vom Avocado-Toast bis hin zu glutenfreiem Essen – kulinarische Trends kommen und gehen. Candace Price von iHeartMedia ist absolute Food-Expertin und bestätigt: „Der einzige Food-Trend der bis jetzt jeder Mode und Zeit standhält, ist Bacon.“ Indem du jedoch die richtigen Foodie-Trends ins Auge fasst, kannst du Teilnehmer mit abenteuerlichen Geschmackserlebnissen anlocken und glücklich machen.

Do’s

  • Gesunde, regionale Lebensmittel in Bio-Qualität und lokale Spezialitäten. Gerichte aus regionalen Zutaten der Saison liegen derzeit voll im Trend.
  • Biete immer auch Alternativen zu Alkohol an. Alkoholfreie Cocktails sind der Hit und beweisen, dass die Leute keinen Alkohol brauchen, um eine gute Zeit zu haben.
  • Probiere Dinge aus anderen Kulturen aus. Einige der exotischen Zutaten und Essenstrends die es vom Social-Media-Phänomen schon auf die  Menüs der ersten Caterer geschafft haben sind „Matcha everything“, essbare Blüten und dieses gerollte Eis aus Thailand:

Don’ts

  • Ignoriere die vielen Ernährungsweisen deiner Teilnehmer nicht„Derzeit besteht definitiv ein Nischeninteresse an Ernährungsweisen“, sagt Candace von iHeartMedia. „Wir bekommen aktuell viele Nachfragen zu glutenfreien Optionen. Da es sich bei solchen Nachfragen nicht immer nur um eine Mode sondern ernst zu nehmende Allergien handeln kann, ist es ein absolutes Don’t diese nicht ernst zu nehmen.“
  • Neue Dinge auszuprobieren ist großartig, aber sei nicht zu anspruchsvoll oder exotisch. In unserer Umfrage wollten die Menschen überrascht werden aber nicht unbedingt gegrillte Insekten oder im Labor gewachsenes Fleisch essen.
  • Vergiss nicht zeitlose Publikumslieblinge wie gegrillten Käse, Bacon und Bier!

>> So funktioniert nachhaltiges Catering – alles was du wissen solltest!

Die Do’s und Don’ts der Event Catering-Logistik

Die Teilnehmer erleben mehr mit deinem Catering als nur das Essen. Es ist auch wichtig, den richtigen Caterer zu finden und ihn dann richtig zu managen.

Do’s

  • Schaue dich auch außerhalb der üblichen Catering-Anbieter um. Beim Zusammenstellen der Caterer und Foodtrucks für Bite, einem beliebten Food Festival in Arkansas, sagt Annye DeGrand: „Restaurants können sehr viel angenehmer in der Zusammenarbeit und offen dafür sein, etwas gemeinsam zu kreieren, als ein typischer Catering-Partner, der riesige Veranstaltungen bedient.“
  • Suche nach „flexiblen Experten“. Ein flexibler Caterer hört dir zu und erstellt ein Menü oder Buffet auf deinen Wunsch. Er würde dir nie ohne ein Gespräch ein Standart-Menü  zusenden sondern sein Menschengefühl und seine Expertise kreativ in einem personalisierten Menü umsetzen.
  • Prüfe deinen Caterer auf mehr als nur das Essen. Abgesehen von dem beeindruckenden Menü stellt dir ein guter Caterer wahrscheinlich auch Kellner und Reinigungskräfte zur Verfügung. Gehe sicher, dass auch die einen guten ruf haben, denn leckere Häppchen machen einen unhöflichen Kellner nicht wett.

Don’ts

  • Vergiss die technischen Details nicht. Wenn dein Imbisswagen vorfährt und eine andere Stromstärke oder einen Adapter benötigt – bist du vorbereitet?
  • Lass die Teilnehmer nicht in langen Schlangen stehen. Während die Menschen in der Regel bereit sind, in der Schlange zu warten, um ein super gehyptes neues Essen zu probieren, ist jedoch fast die Hälfte der befragten dabei auch schon enttäuscht worden. Organisiere die Abläufe so, dass die Wartezeiten möglichst kurz sind.
  • Vergiss keine (!) Genehmigung. Leider sind das klassische Anfängerfehler die viele Veranstalter  oft auf die harte Tour lernen müssen. Jede Stadt und jeder Landkreis hat seine eigenen Regeln. Möglicherweise musst du mit dem Gesundheitsamt, der Feuerwehr und anderen Personen sprechen um zum Beispiel ein Food-Truck-Catering anzubieten.

>> Alle Infos, wenn du überlegst Food Trucks mit in deinen Cateringplan aufzunehmen

Guter und schlechter Umgang mit dem Catering-Budget

Für 41% der Veranstaltungs-Profis ist „Essen und Trinken“ einer der Top-Budget-Fresser. Wenn Geld knapp ist und du aber auf keinen Fall am Budget sparen willst, dann  sind hier ein paar praktische Hack mit denen du dir Kosten ein geringer halten kannst.

Do’s

  • Organisiere ein Selbstbedienungs-Event. Selbstbedienungsbuffets und DIY-Bars sind heutzutage sehr beliebt.
  • Verziere eine einfache Mahlzeit mit einer eleganten Kombination oder einem außergewöhnlichen Dessert. Deine Teilnehmer werden sich an das beeindruckendste Gericht erinnern, auch wenn der Rest des Angebots Standard war.
  • Serviere Tapas statt einer kompletten Mahlzeit. Die Hälfte der befragten Amerikaner isst bei einer Veranstaltung lieber kleine Häppchen, während nur 19% eine große Mahlzeit bevorzugen. Du kannt deine Veranstaltung auch zwischen den Standardmahlzeiten planen, um sicherzustellen, dass kleinere Häppchen ausreichen.

Don’ts

  • Vermeide trendige Speisen, die nicht zu deinem Budget passen. Ja, ein Sushi-Boot wird deine Teilnehmer begeistern, aber es kann auch dazu führen, dass dein Budgetdirektor „Wow!“ sagt – und zwar nicht auf die gute Art und Weise. Mezcal ist momentan ein beliebter Schnapps, aber eine kostenlose offene Bar kann schnell ins Geld gehen.
  • Gib kein Vermögen für das Dekor aus. Instagram-würdige Kulissen sind nett. Aber lass dich von deinen maßgeschneiderten Lampions aus Einmachgläsern mit Edison-Glühbirnen für 10€/Stück nicht in den Ruin treiben. Denke daran, die meisten Menschen werden sich an das Essen erinnern.
  • Verkaufe nur so viele Tickets, wie du Teilnehmer bewirten kannt. Ja, jedes Ticket ist ein zusätzlicher Return on Investment (ROI), aber es ist immer eine schlechte Idee, den Gewinn auf Kosten der Erfahrung zu maximieren. Wie DeGrand sagt: „Wir konzentrieren uns nicht auf die Erhöhung unserer Ticket-Anzahl. Unser Fokus liegt darauf, dass jeder Teilnehmer ein großartiges Erlebnis hat.“

Egal, ob Event-Catering ein kleiner Teil deines Jobs ist oder der Schwerpunkt deiner Feinschmecker-Veranstaltung, eine durchdachte Auswahl sorgt für mehr Zufriedenheit bei den Teilnehmern.