Neben einer lückenlosen Organisation und spannenden Inhalten ist gutes Event Catering enorm wichtig für den Erfolg deiner Veranstaltung. Deine Gäste werden sich im Nachhinein nicht immer an alle Inhalte erinnern, aber definitiv an ein gutes Catering, das für ihr leibliches Wohl während der Veranstaltung gesorgt hat. Genau das gleiche gilt allerdings auch für ein missglücktes Catering.

Im Folgenden haben wir für dich ein paar Do’s und Don’ts für gutes Event Catering bei Business Veranstaltungen gesammelt:

Do’s für gutes Event Catering

Kommuniziere die Teilnehmerzahl und dein Budget

Wichtig ist im ersten Schritt, dass du dir überlegst wie viele Teilnehmer du ungefähr im Rahmen deines Events erwartest und wie viel Budget dir zur Verfügung steht. Kommuniziere die Teilnehmerzahl unbedingt direkt dem Event Catering Service beim Einholen des Angebots. Frage außerdem nach, ob eine kurzfristige Anpassung der Personenzahl möglich ist, sollte dein Event wider Erwarten weniger Besucher anziehen oder erfreulicherweise aus allen Nähten platzen.

Dein Event Catering Budget solltest du im Hinterkopf behalten, um nach dem ersten Angebot gegebenenfalls die Kosten nach oben oder, sehr viel häufiger, nach unten korrigieren zu können.

Hole mehrere Angebote zum Vergleich ein

Hole dir immer mehrere Event Catering Angebote zum Vergleich ein. Bereits im ersten Kontakt bekommst du ein Gefühl dafür, wie professionell und strukturiert der Caterer arbeitet. Bleibe im Zweifelsfall bei dem Service, mit dem du bereits positive Erfahrungen gesammelt hast und der einen zuverlässigen und freundlichen, wenn nicht sogar herausragenden, Service bietet.

Vermeide außerdem, falls möglich, Locations mit einem vorher festgelegten Haus-Caterer. Diese sind meist überteuert und der Service eher unterdurchschnittlich, da sie sich nicht proaktiv um Aufträge bemühen müssen.

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Stelle ausreichende Getränke zur Verfügung

Gerade im Sommer ist die ausreichende Versorgung deiner Gäste mit Kaltgetränken unabdingbar. Die meisten Caterer rechnen die Getränke nach Verbrauch ab, manchmal gibt es auch eine Getränkepauschale pro Person. Letztere ist im Zweifelsfall oftmals günstiger, beinhaltet aber normalerweise keine alkoholischen Getränke.

Biete deinen Gästen etwas Besonderes

Je nach Budget bekommen die Teilnehmer bei einem normalen Business Event oft die üblichen belegten Brote vorgesetzt. Durch gezieltes Anbieten von außergewöhnlichen Speisen, z. B. auch warmen Angeboten oder einem leckerem Dessert, kannst du vor allem bei regelmäßigen und von trockenen Brezeln geplagten Eventbesuchern Pluspunkte sammeln. Wie wäre es zum Beispiel mit Cupcakes als Dessert?

Und auch das Auge isst mit. Kleine Details wie die auf die Unternehmensfarben abgestimmten Servietten oder kleine frische Blumensträuße auf den Tischen sind ein toller Hingucker und sorgen für eine angenehme Atmosphäre.

Don’ts für gutes Event Catering

Nur eine Kaffeemaschine vor Ort haben

Gerade bei am Morgen startenden und über den ganzen Tag stattfindenden Events ist die regelmäßige Kaffeeversorgung, oder alternativ Tee, deiner Teilnehmer das A und O. Wenn diese allerdings die gesamte Pause zum Anstehen an der einzig weit und breit verfügbaren Kaffeemaschine verbringen anstatt mit wertvollem Networking oder einem kurzen Abstecher an die frische Luft, dann ist schlechte Laune bei deinen Teilnehmern vorprogrammiert.

Keine vegetarische Option anbieten

Ganz klar, vegetarische Ernährung liegt im Trend und immer mehr Teilnehmer erwarten auch beim Event Catering entsprechende Angebote. Du solltest auf jeden Fall ausreichend vegetarische Optionen für deine Gäste anbieten. Als Faustregel gilt, dass zumindest ein Viertel der Speisen kein Fleisch und Fisch beinhalten sollten. Wenn du noch mehr positiv auffallen möchtest, dann kannst du außerdem ein paar vegane Optionen anbieten.

Strikte Portionen abmessen

Genauso wie du die Teilnehmerzahl bei der Catering-Bestellung angeben solltest, solltest du Speisen und Getränke ausreichend großzügig kalkulieren. Nichts ist schlimmer als verspätete Teilnehmer am Buffet nur noch mit Resten oder gar keinem Essen mehr zu begrüßen. Mit der Zeit bekommst du auch ein Gefühl dafür, welche Menge ausreichend für eine bestimmte Teilnehmerzahl ist.

Zu wenig Catering-Personal engagieren

Nichts ist schlimmer als unaufgeräumte und dreckige Catering-Buffets, da das Personal entweder nicht mit dem Aufräumen nachkommt oder gar nicht erst engagiert wurde, da du glaubst, dass dein Orga-Team das auch noch nebenbei schafft. Engagiere mindestens eine Person, die sich ausschließlich um die ansprechende Präsentation des Event Caterings und das Aufräumen von Geschirr kümmert.


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