Du träumst von einem größeren Budget? Damit bist du nicht alleine.

Aus einer Studie des Eventbrite Pulse Reports 2019 ging hervor; dass die zweitgrößte Herausforderung für Veranstalter unzureichende Budgets sind. Knapp 45% der Befragten gaben an, dass zu knappe Budgets 2018 eine Herausforderung für sie waren und obwohl es so aussieht, als würde sich der Budgetdruck in diesem Jahr verbessern, geben 37% von Veranstaltern nach wie vor an, dass es weiterhin eine Herausforderung bleiben wird.

Die gute Nachricht? Wenn du deine Haupt-Eventausgaben kennst, kannst du dein Budget entsprechend planen. Hier sind die vier größten Ausgaben von Eventmanagern, und Tipps, wie du sie an anderer Stelle ausgleichen kannst:

Eventausgabe #1: Marketing und Werbung

Dein Marketing-Budget kann schnell durch die Decke gehen. Werbung in sozialen Netzwerken, Suchanzeigen, Display-Anzeigen, bezahlte Sponsorings, Influencer… – es ist schnell zu viel Geld für Werbekampagnen ausgegeben.

Es ist zwar nicht einfach – aber möglich – deine Ausgaben zu senken, ohne dabei deinen Umsatz zu beeinträchtigen. Du kannst zum Beispiel deine sozialen Kanäle als kreative und kostengünstige Möglichkeit nutzen, um Teilnehmer zu erreichen. Immer mehr Eventmanager Verlosen Tickets oder Extras über soziale Medien und nutzen das als eine Marketingstrategie, um Teilnehmer anzulocken.

Es sind besonders ehemalige Teilnehmer sind, die Tickets für deine Folgeveranstaltungen kaufen. Es kann also hilfreich sein, deine Mailingkontakte mit kostengünstigen E-Mail-Kampagnen anzusprechen, um so deine Conversion zu steigern (achte hierbei darauf, gemäß der DSGVO zu handeln).

Eventausgabe #2: Redner und Talente

Neben der Übersicht über Kosten und Verfügbarkeiten, ist es für Kuratoren von Events eine besondere Herausforderung, Referenten und Talente überhaupt zu gewinnen.

Bekannte Künstler und Redner ziehen die Teilnehmer an, kosten den Veranstalter aber auch eine Menge.

Zum Glück gibt es Möglichkeiten, die Kosten für deinen Headliner klein zu halten:

  • Suche nach einem besonderen Gast in deiner Nähe, der gerade für ein neues Buch, Album oder ein anderes Projekt wirbt. Wenn sie bereits in der Nähe sind, werden die Kosten für Reise und Unterkunft nicht so hoch.
  • Buche frühzeitig und frage nach, ob eine Honorarsenkung möglich wäre, wenn der Sprecher oder Interpret für mehrere Gelegenheiten gebucht würde.
  • Lies dir die Verträge durch und informiere dich zu Stornierungsbedingungen und zusätzlichen Gebühren (wie z. B. Autogrammstunden oder Presseinterviews).

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Eventausgabe #3: Drucke

Die meisten Eventmanager haben auch ein Budget für Gedrucktes – Sachen wie Handouts, Beschilderungen, direkte Post, Programme oder sogar Tickets. Auch hierfür summieren sich die Kosten.

Eine Möglichkeit, diese Ausgaben einzudämmen, ist die Anzahl der Drucke zu verringern. Das übt sich nicht nur positiv auf deine Kosten aus, sondern auch der Planet wird es dir danken, wenn du dein Event so umweltfreundlich und nachhaltig wie möglich gestaltest.

Du hast drei Möglichkeiten, um deine Druckkosten zu senken — und so Planet & Teilnehmer zu begeistern:

  • Ersetze Papiertickets mit digitalen Tickets
  • Ersetze gedruckte Programme durch eine Event-App
  • Ersetze die Beschilderung vor Ort durch personalisierte Apps 

Je günstiger die Technologie wird, desto zahlreicher werden die Möglichkeiten, Papier und Drucke jeder Art zu ersetzen.

Eventausgabe # 4: Veranstaltungsorte

Veranstaltungsort. Veranstaltungsort. Veranstaltungsort.

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist von größter Bedeutung. Wahrscheinlich könntest du einen günstigeren Ort finden — aber wäre das ein schlauer Schachzug?

Dein Veranstaltungsort wird mit Sicherheit ein ziemlich großer Kostenaufwand sein, passe also auf, dass sich in diesen Teil deines Budgets, keine zusätzlichen Kosten einschleichen. Bevor du den Vertrag deiner Location unterzeichnest, solltest du sicherstellen, dass Dinge wie Wasserverbrauch, Verpflegung, Reinigung sowie Steuern und Servicegebühren geklärt sind.

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Andere Möglichkeiten, Kosten auszugleichen:

Manchmal lassen sich deine vier Hauptausgaben nicht senken. Um diese also auszugleichen, müssen die Kosten an anderer Stelle gesenkt werden.

  • Automatisiere möglichst viele Abläufe durch Technologie. Durch die Automatisierung sparst du nicht nur Arbeitsstunden, in der Regel steigern Automatisierungstools auch deine Produktivität und optimieren deine Ergebnisse. Tools wie Boostable, ToneDen und Radari, helfen bei der Automatisierung und Optimierung von Werbung in sozialen Netzwerken.
  • Überdenke deine Ticket-Preisstrategie ganz neu. Bist du dir sicher, dass du den maximalen Ticketpreis verlangst? Besteht die Möglichkeit eines teureren VIP-Tickets? Viele Teilnehmer sind bereit, ein wenig (oder viel) mehr für ein einzigartiges Erlebnis zu zahlen.
  • Biete deinen Sponsoren Ideen und Anreize. Arbeite direkt mit ihnen zusammen, um Marken-Aktivierungen zu ermöglichen, für die sie mehr zahlen – und auch einen größeren Return on Investment sehen.
  • Baue lokale Partnerschaften auf. Tausche Dienstleistungen gegen Sponsoringflächen, sodass du nicht für Catering und Reinigung bezahlen musst.

Du kannst die Kosten für Marketing, Referenten, Drucke und den Veranstaltungsort wahrscheinlich nicht gänzlich aus deinem Budget streichen. Du kannst jedoch kluge Entscheidungen treffen, wo du dein Budget direkt einsetzt und wo du die Kosten anders ausgleichen kannst.