In den letzten Wochen hat sich die Coronavirus-Pandemie sehr stark auf die Eventbranche ausgewirkt. Der Bedarf nach starker Einschränkung sozialer Kontakte und Selbstisolation hat dazu geführt, dass es derzeit nicht möglich ist, größere Menschengruppen zusammenzubringen. Während sich unsere Community in schwierigem Fahrwasser befindet, möchten wir dir mit unserer Expertise helfen, die bevorstehenden Herausforderungen zu überwinden.

Falls du dich dafür entschieden hast, dein Event zu verschieben, ist es wichtig, dass du das deinen Teilnehmern in einer klaren und beruhigenden Art und Weise vermittelst. So bleiben alle informiert und die Neuplanung deines Events kann beginnen. E-Mails zählen hierbei zu den effektivsten und effizientesten Methoden – du erreichst all deine Besucher damit schnell und einfach.

Damit du direkt loslegen kannst, findest du hier unsere vier Top-Tipps, um E-Mail-Vorlagen für die Verlegung deines Events zu erstellen.

Verfasse eine eindeutige Betreffzeile

Deine E-Mail enthält wichtige Informationen für deine Teilnehmer, deswegen muss deine Betreffzeile sofort Aufmerksamkeit erwecken. Anstatt raffinierter Wortspiele solltest du lieber kurz und bündig bleiben. Es ist sinnvoll, wenn du die Wörter „COVID-19“ oder „Coronavirus“ verwendest, um deine E-Mail im Posteingang hervorzuheben. Hier findest du zur Inspiration ein paar Beispiel-Betreffzeilen:

  • COVID-19: Wir verschieben unser Event
  • Wichtiges Coronavirus-Update
  • Wie wir mit COVID-19 umgehen

Halte dich kurz und bündig

Beim Schreiben deiner E-Mail solltest du sachlich bleiben und den Inhalt auf den Punkt bringen. Erwähne gleich zu Beginn die wichtigste Information: dass sich dein Event verschieben wird. Sehr wahrscheinlich sind sich die Teilnehmer der Situation bereits bewusst und haben schon mehrere ähnliche E-Mails erhalten – du musst also zum Coronavirus selbst nicht mehr viel sagen. Allerdings ist es eine gute Idee, wenn du ein paar Links zu wichtigen Websites mitschickst, auf denen Besucher Neuigkeiten und weitere Informationen erhalten, falls sie besorgt sind. Ein paar davon findest du hier:

Erstelle eine FAQ-Seite

Höchstwahrscheinlich haben deine Teilnehmer viele Fragen – aber bevor du zu viele Informationen in eine E-Mail packst, füge lieber einen Link zu einer eigenen Seite ein, auf der du häufig gestellte Fragen beantwortest. Überlege, welche Fragen und Sorgen deine Besucher haben könnten, zum Beispiel:

  • Haben sie Anspruch auf eine Rückerstattung?
  • Was sollen sie tun, wenn sie den neuen Termin nicht wahrnehmen können?
  • Was ist, wenn sie an einem Online-Event nicht teilnehmen können?

Beispiele für E-Mail-Vorlagen

Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Wir haben einige Vorlagen zusammengestellt, die du nutzen kannst, um Teilnehmer per E-Mail über die Verschiebung eines Events zu informieren – passe sie einfach deinen Bedürfnissen an.

Beispiel 1: Verlegung des Events auf unbestimmte Zeit

Hallo [Name einfügen],

dir ist sicherlich schon bekannt, dass aufgrund der Coronavirus-Pandemie (COVID-19) eine starke Einschränkung sozialer Kontakte notwendig ist, um die Ausbreitung einzudämmen. Aus diesem Grund haben wir die schwierige Entscheidung getroffen, [Event-Name einfügen] bis auf Weiteres zu verschieben. Wir verstehen, dass dies enttäuschend sein mag, hoffen aber, dass du die notwendige Maßnahme nachvollziehen kannst, damit wir uns in dieser noch nie dagewesenen Situation gegenseitig schützen können.

Wir werden dich über den neuen Termin und die Location informieren, sobald diese feststehen. Bei Fragen oder Bedenken kannst du uns gerne unter [Kontaktdaten einfügen] kontaktieren oder alternativ unsere FAQ-Seite nutzen: [Link zur FAQ-Seite].

Mehr über COVID-19 erfährst du auf den Websites der WHO, des RKI und des Bundesgesundheitsministeriums.

Pass auf dich auf – wir melden uns bald wieder mit weiteren Informationen.

Beispiel 2: Events auf ein bestimmtes Datum verschieben

Hallo [Name einfügen],

aufgrund der Coronavirus-Pandemie melden wir uns bei dir, um dir mitzuteilen, dass [Event-Name einfügen] auf den [Datum einfügen] verschoben wird.

Wie dir vielleicht schon bekannt ist, hat die Regierung angeordnet, öffentliche Zusammenkünfte in großen Gruppen zu unterlassen, um die Verbreitung von COVID-19 einzudämmen. Daher ist es uns derzeit leider nicht möglich, das Event wie geplant durchzuführen. Wir hoffen, du kannst bei [Event-Name einfügen] am [neuen Termin einfügen] dabei sein.

Wir halten dich auf dem Laufenden, sollte sich daran etwas ändern. Bei Fragen oder Bedenken kannst du uns gerne unter [Kontaktdaten einfügen] kontaktieren oder alternativ unsere FAQ-Seite nutzen: [Link zur FAQ-Seite].

Mehr über COVID-19 erfährst du auf den Websites der WHO, des RKI und des Bundesgesundheitsministeriums.

Pass auf dich auf – wir melden uns bald wieder mit weiteren Informationen.

Beispiel 3: Event zu einem Online-Event umwandeln

Hallo [Name einfügen],

aufgrund des weltweiten Ausbruchs von COVID-19 melden wir uns bei dir, um dir mitzuteilen, dass [Event-Name einfügen] nicht wie ursprünglich geplant stattfinden kann. Die Notwendigkeit der Selbstisolation und Einschränkung sozialer Kontakte lässt es nicht länger zu, ein Live-Event zu veranstalten oder größere Gruppen zusammenzubringen.

Aber wir haben eine gute Nachricht: [Event-Name einfügen] wird online stattfinden. So kannst du teilnehmen: [Details zur Teilnahme einfügen].

Bei Fragen oder Bedenken kannst du uns gerne unter [Kontaktdaten einfügen] kontaktieren oder alternativ unsere FAQ-Seite nutzen: [Link zur FAQ-Seite].

Mehr über COVID-19 erfährst du auf den Websites der WHO, des RKI und des Bundesgesundheitsministeriums.

Pass auf dich auf – wir melden uns bald wieder mit weiteren Informationen.

Vorteile der Verlegung deines Events

Durch die Verschiebung deines Events können sich überraschend viele Vorteile ergeben – auch wenn es zunächst enttäuschend ist. Denk immer daran, das Wichtigste ist deine eigene Sicherheit und die deiner Teilnehmer. Deine Teilnehmer werden die Situation höchstwahrscheinlich verstehen – und sobald sich alles wieder normalisiert hat, kannst du die entstandenen Unannehmlichkeiten mit Rabatten, Geschenktaschen und weiteren Vorteilen wiedergutmachen. Kurz gesagt: Durch die Verlegung kannst du dein Event noch optimieren.

Wenn Veranstalter den Status ihres Events ändern, folgen darauf oft unzählige Anfragen  ihrer Teilnehmer. Um diesen Prozess etwas zu verschlanken, haben wir neue E-Mail-Vorlagen erstellt, mit denen du deine Teilnehmer über z.B. eine Verschiebung deiner Veranstaltung auf dem Laufenden halten kannst. Du findest diese Vorlagen für Teilnehmer-E-Mails direkt in deinem Eventbrite-Konto. Sie enthalten standardmäßig z.B. Informationen zu Rückerstattungen und dazu, wie es jetzt mit deinem Event weiter geht; du kannst den Inhalt aber auch komplett an deine jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Diese E-Mail-Vorlagen werden dir automatisch vorgeschlagen, wenn du deine Veranstaltung in deinem Eventbrite-Konto verschiebst oder absagst.

Besuche unsere Website und erhalte dort hilfreiche Informationen, wie du dein Event in diesen unvorhersehbaren Monaten, managen kannst.