Der globale Ausbruch des Coronavirus (COVID-19) hat enorme Auswirkungen auf unsere Gesellschaft. Um eine weitere Ausbreitung einzudämmen, müssen wir unsere sozialen Kontakte weitgehend einschränken und große Menschenansammlungen sind untersagt. Natürlich sind die Folgen auch für die Eventbranche schwerwiegend. Du überlegst vielleicht schon, ob du dein Event lieber verschiebst oder ganz absagst, um die Sicherheit deiner Teilnehmer zu gewährleisten.

Ganz gleich, ob aus logistischen oder finanziellen Gründen – eine Absage kann  derzeit die womöglich beste Lösung sein. In diesem Fall ist es wichtig, dass du die Besucher zunächst in einer klaren und beruhigenden Art und Weise darüber informierst. Per E-Mail erreichst du all deine Teilnehmer am einfachsten und schnellsten.

Um direkt loslegen zu können, nutze diesen Leitfaden, der hilfreiche E-Mail-Vorlagen enthält, die du ganz einfach anpassen und an deine Teilnehmerliste verschicken kannst.

So erstellst du die perfekte E-Mail, um dein Event abzusagen

Verfasse eine kurze Betreffzeile, die dein Anliegen auf den Punkt bringt. Deine Betreffzeile muss die Absage klar und deutlich kommunizieren, damit keine Missverständnisse entstehen. Bleibe sachlich: Gerade ist nicht der richtige Zeitpunkt für Scherze und humorvolle Aussagen. Es ist zudem sinnvoll, Begriffe wie „Coronavirus“ oder „COVID-19“ in die Betreffzeile einzubauen, um die Aufmerksamkeit der Empfänger zu erregen.

Verfasse eine eindeutige und direkte Nachricht. Um Missverständnisse zu vermeiden, solltest du direkt zum Punkt kommen und mitteilen, dass dein Event abgesagt wurde. Bitte um das Verständnis der Teilnehmer, informiere sie über die nächsten Schritte und stelle ihnen einen Link zu deinen Rückerstattungsrichtlinien zur Verfügung. Gib auch deine Kontaktdaten an, damit Teilnehmer dich bei Fragen jederzeit erreichen können.

Füge nützliche und informative Links ein. Auch wenn sich die Empfänger der weltweiten Situation wahrscheinlich bewusst sind, helfen Links zu den Websites der zuständigen Behörden. Wir empfehlen das RKI, das Bundesgesundheitsministerium und die WHO für weitere Informationen. Auch ein Link zu einer FAQ-Seite auf deiner eigenen Website ist sinnvoll, damit sich Besucher mit Themen wie Rückerstattungen auseinandersetzen können.

Nützliche E-Mail-Vorlagen

Beispiel 1: Bei einer Absage deines Events

Hallo [Namen des Kunden einfügen],

wie du sicherlich schon weißt, müssen aufgrund der Coronavirus-Pandemie (COVID-19) soziale Kontakte eingeschränkt und größere Menschenansammlungen vermieden werden. Aus diesem Grund sehen wir uns leider dazu gezwungen, [Name des Events] abzusagen. Wir verstehen, dass dies enttäuschend sein mag. Wir bitten um dein Verständnis für unsere Entscheidung, damit wir die Sicherheit unserer Mitarbeiter und aller Teilnehmer gewährleisten können.

Wie geht es weiter?

Alle Teilnehmer, die ein Ticket für [Name des Events] gekauft haben, erhalten eine Rückerstattung. Kontaktiere uns bei Fragen und Bedenken bitte unter: [Kontaktdetails einfügen]. Alternativ findest du weitere Informationen auch auf unserer FAQ-Seite: [Link zur FAQ-Seite].

Wir bedanken uns für dein Interesse an [Name des Events] und dein Verständnis in dieser beispiellosen Situation. Weitere Informationen zum Virus und seiner Bekämpfung findest du auf den Websites des RKI, des Bundesgesundheitsministeriums oder der WHO.

Beispiel 2: Bei Live-Events, die nun online stattfinden

Hallo [Name des Kunden einfügen],

aufgrund der Coronavirus-Pandemie (COVID-19) haben wir die schwierige Entscheidung getroffen, [Name des Events] abzusagen. Die gute Nachricht ist, dass [Name des Events] nun online stattfindet.

Hier findest du Informationen dazu, wie du online teilnimmst: [Teilnahmedetails einfügen].

Sollte eine Online-Teilnahme für dich nicht möglich sein oder du Fragen hast, findest du weitere Informationen auf unserer FAQ-Seite [Link zur FAQ-Seite].

Die Einschränkung sozialer Kontakte ist derzeit lebenswichtig. Daher bitten wir um dein Verständnis für unsere Entscheidung, die zur Sicherheit unserer Mitarbeiter und Teilnehmern dient und eine weitere Ausbreitung des Virus verhindern soll.

Pass auf dich auf – und bei Fragen oder Bedenken stehen wir dir jederzeit gerne zur Verfügung. Weitere Informationen zum Virus findest du auf den Websites des RKI, des Bundesgesundheitsministeriums oder der WHO.

Der Lichtblick an einer Eventabsage

Wir verstehen, dass die Absage deines Events keine leichte Entscheidung ist – besonders, wenn bereits viel Zeit und Aufwand in die Planung und Werbekampagnen geflossen sind. Allerdings gewährleistest du so die Sicherheit der Teilnehmer, hilfst, die Ausbreitung der Pandemie zu verlangsamen und trägst damit zu einem positiven Wandel bei. Und obwohl die Absage deines Events für alle Teilnehmer auf kurze Sicht mit Unannehmlichkeiten verbunden ist, werden sie deiner Entscheidung auf lange Sicht wahrscheinlich zustimmen und sie verstehen.

Wenn Veranstalter den Status ihres Events ändern, folgen darauf oft unzählige Anfragen  ihrer Teilnehmer. Um diesen Prozess etwas zu verschlanken, haben wir neue E-Mail-Vorlagen erstellt, mit denen du deine Teilnehmer über z.B. eine Verschiebung deiner Veranstaltung auf dem Laufenden halten kannst. Du findest diese Vorlagen für Teilnehmer-E-Mails direkt in deinem Eventbrite-Konto. Sie enthalten standardmäßig z.B. Informationen zu Rückerstattungen und dazu, wie es jetzt mit deinem Event weiter geht; du kannst den Inhalt aber auch komplett an deine jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Diese E-Mail-Vorlagen werden dir automatisch vorgeschlagen, wenn du deine Veranstaltung in deinem Eventbrite-Konto verschiebst oder absagst.

Uns ist bewusst, dass es auch eine besonders schwierige Zeit für dich und dein Team ist, nicht zuletzt aus finanziellen Gründen. Um dir zur Seite zu stehen, sammeln wir derzeit nützliche Informationen und Ratschläge für alle Veranstalter. Bist du von den Auswirkungen des Coronavirus betroffen, findest du hier Informationen zu finanziellen Entlastungen.