Jeder Eventmanager kennt diese E-Mails – solche, bei denen einem bereits der Puls ansteigt, bevor man sie öffnet. Es kann ein drängelnder Sponsor sein, der deinen Arbeitsablauf unterbricht oder ein Lieferant mit einer Liste von Fragen die er in letzte Minute beantwortet braucht. Stelle dir mal vor, wie produktiv du sein könntest, wenn du diese Nachrichten für immer ungelesen lassen könntest.

Welche dieser E-Mail-Betreffzeilen jagen dir einen kalten Schauer über den Rücken?

„Absage Eventlocation 🙁“

Immerhin siehst du die schlechten Nachrichten sofort und es verbringst nicht erst 10 Minuten damit dich davor zu drücken die E-Mail zu öffnen. Dennoch, ist das (je nach dem wann diese E-Mail in deinem Postfach eintrudelt) alles andere als eine gute Nachricht. Wenn du Glück hast, gibt es nach dem Öffnen vielleicht etwas mehr Kontext, was bedeutet, dass die Nachricht vielleicht nicht so schlecht ist, wie du dachtest – was diese Betreffzeile noch ärgerlicher macht, weil sie dir unnötiges Herzklopfen verursacht.

„Dringend!!!“

In der Regel sind diese E-Mails aufgeblasen und weniger schlimm als sie klingen. Wenn eine Nachricht als „dringend!!!“ gekennzeichnet ist (oder „Wichtig“ oder „Bitte so schnell wie möglich lesen“) und mehrere Ausrufezeichen enthält, versuch erst mal keine Panik zu bekommen.

Du hast aus Erfahrung gelernt, dass diese Nachrichten nie wirklich so dringend sind wie der Absender sie darstellt. Es ist entweder etwas, das warten kann, bis wichtigere Dinge erledigt sind (ein Event-Teilnehmer mit einer Frage nach glutenfreiem Essen) oder es könnte nur ein billiger Trick sein, um dich dazu zu bringen, schneller zu reagieren. Trotzdem hast du keine andere Wahl, als die Nachricht zu öffnen, nur für den Fall…

„[Kein Betreff]“

Wir alle lieben gute Rätsel, aber wenn man mitten in der Planung eines Events steckt, will man keine Ratespiele spielen. Und das ist genau das, was eine E-Mail ohne Betreff sein kann.

Während der Inhalt nützlich sein könnte – wie eine Nachricht deines (sehr beschäftigter) Keynote Speakers, der endlich seine Speaker-Folien einreicht – bedeutet die Tatsache, dass du keine Ahnung hast, was du anklickst, dass du wahrscheinlich Zeit damit vergeudest, etwas zu überprüfen, das hätte warten können.

„Abwesenheitsnotiz: Call for Content endet heute“

Nach ein paar Wochen der Versprechungen und dem Hinhalten deiner potentiellen Speaker erinnerst du noch ein letztes Man daran, dass dein Call for Content heute endet. Doch dann erhältst du eine sehr schnelle aber gefürchtete E-Mail zurück: Die Abwesenheitsnotiz. Sobald du diese Betreffzeile siehst, weißt du, dass das Wartespiel noch ein wenig länger andauert oder du dich bis zur Urlaubsvertretung deines Ansprechpartners durchboxen musst.

„Kurze Frage an dich…“

Auf den ersten Blick scheint das nicht so schlimm zu sein. Der Absender verspricht, dass es „kurz“ sein wird, aber im Prinzip ist das Geheimsprache für „sofort lesen!!!“ Ob dir das Angst macht oder nicht, hängt vom Absender ab. Wenn es von einem Caterer ist, der dich erneut wegen deiner Auswahl kontaktiert, weißt du, dass es nicht kurz sein wird.

„Wir müssen uns treffen, um über dein Marketingbudget zu sprechen und das bevorstehende Event zu planen. Ich bin nach 15 Uhr frei – wann hast du Zeit?“

Jeder kennt einen Kollegen, Chef, Dienstleister, Partner oder Sponsor der das Prinzip E-Mail nicht so ganz verstanden hat und die komplette Nachricht in die Betreffzeile schreibt – ganz einfach um Zeit zu sparen.  Für dich heißt das aber auch: Du weißt sofort, um was es geht und kannst direkt antworten – Fluch und Segen zugleich!

„Hast du mal eine Sekunde?“

Hierbei handelt es sich um den kleinen Bruder von “ kurze Frage „. Die Nachricht bleibt vage, gibt aber eine kleine Portion Schuldgefühl und eine subtile Prise Dringlichkeit mit. Wer sich quasi dazu hinreißen lässt, diese Betreffzeile zu schreiben behauptet, dass du ihm innerhalb einer Sekunde helfen kannst, weiß aber bereits da schon, dass dies nicht der Fall sein wird.

Wenn dich dein E-Mail-Posteingang überfordert, besteht die Chance, dass solche Betreffzeilen daran Schuld sind. Das andere Problem könnte sein, dass du noch nicht richtig weißt, wie du effektiv E-Mails abarbeitest. Hier haben wir ein paar Tipps für dich, mit denen du dein Postfach wieder in den Griff bekommst.

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Foto von Aarón Blanco Tejedor auf Unsplash